Problemy z dostarczaniem dokumentów — przyczyny

Avatar
Eugenia Brown
  • Zaktualizowano

Uwaga:

Niektóre obrazy i łącza w tym artykule mogą być dostępne tylko w języku angielskim.

Jeżeli osoby podpisujące nie otrzymują e-maili z powiadomieniami lub te wiadomości są blokowane, przeczytaj poniższe wskazówki.

Czy adres e-mail jest poprawny?

Aby to sprawdzić, otwórz dokument i kliknij opcję Recipients (Adresaci). Jeżeli musisz wprowadzić zmiany, powiel dokument i zmień adresata. Aby usunąć dostęp do dokumentu wysłanego na nieprawidłowy adres e-mail, usuń dany dokument.

Czy korzystasz z funkcji kolejności podpisywania dokumentu?

Domyślnie funkcja kolejności podpisywania jest wyłączona. Jeżeli opcja kolejności podpisywania jest włączona, wówczas kolejny adresat nie otrzyma wiadomości e-mail, dopóki poprzedni adresat nie otworzy (lub nie prześle DW) dokumentu lub nie kliknie przycisku Finalize (Finalizuj) w celu ukończenia pracy nad dokumentem. 

Więcej informacji na temat adresatów w polu DW w ramach kolejności podpisywania zawiera ten artykuł pomocy.

Czy podjęto próbę wysłania powiadomienia o konieczności wyświetlenia lub podpisania dokumentu?

Możliwe, że adresaci przypadkowo usunęli lub przeoczyli oryginalne powiadomienie w skrzynce odbiorczej. Dostępne są dwie opcje:

  1. Osobom podpisującym można wysłać przypomnienie LUB
  2. można zostawić komentarz publiczny dla osób podpisujących i adresatów DW, który spowoduje wysłanie e-maili z powiadomieniem do wszystkich adresatów.

Czy dokument został wysłany pierwszy raz na ten konkretny adres e-mail?

Często zdarza się, że e-maile nie docierają do adresatów, którzy mają skonfigurowany filtr spamu lub blokowanie wiadomości. Każda osoba może korzystać z innych ustawień serwera e-mail, filtrowania spamu, zapory czy oprogramowania antywirusowego. Poproś adresata o sprawdzenie folderu spamu. 

Niestety tu kończą się możliwości użytkowników aplikacji PandaDoc. Ten problem można jedynie rozwiązać, proponując korzystanie z innego adresu e-mail. Adresat może także dodać poniższe adresy e-mail do listy zaufanych nadawców:

Dalszą pomoc można uzyskać, odwiedzając poniższe witryny:

W pozostałych przypadkach poinformuj adresata, aby poprosił swojego administratora IT o dodanie adresów docs@email.pandadoc.com i docs@email.pandadoc.net do listy zaufanych nadawców. Ponadto adresaci mogą zezwolić na odbieranie e-maili z poniższych adresów IP:

  • 161.38.192.55
  • 143.55.224.80
  • 23.253.182.200
  • 146.20.113.82
  • 161.38.192.179
  • 69.72.33.165 
  • 104.130.122.209
  • 69.72.39.174
  • 198.61.254.237

Aby zapobiec przypadkom, gdy nie można dostarczyć dokumentu do adresata z powodu nieprawidłowego adresu e-mail, aplikacja PandaDoc automatycznie weryfikuje, czy adresy e-mail adresatów są prawidłowe podczas dodawania osób do formularza Add new recipient (Dodaj nowego odbiorcę).

Etapy weryfikacji adresu e-mail:

Sprawdzanie składni: analiza adresów pod kątem prawidłowości na podstawie gramatyki formalnej.

Wyszukiwanie dostawcy usług nazw domen (DNS): czasem wiadomości nie są dostarczane nawet na adresy e-mail o prawidłowej składni. Dlatego właśnie oprócz sprawdzania składni wyszukujemy rekordy DNS, aby sprawdzić, czy serwer MX został skonfigurowany do odbioru poczty.

Zasady dostawcy usługi poczty e-mail (ESP) dot. gramatyki części lokalnej: większość dostawców usługi poczty e-mail stosuje dość rygorystyczne zasady wobec części lokalnej adresów (czyli treścią następującą przed znakiem @). Na przykład adresy poczty Yahoo mogą składać się tylko z liter, liczb, podkreśleń i jednej kropki. Na przykład adres „John Smith”@yahoo.com jest prawidłowy pod względem składni, ale nie istnieje w poczcie Yahoo, więc wiadomość zostanie zwrócona do nadawcy. W przypadku adresów e-mail w obrębie dużych platform, jak np. Yahoo, Google, Microsoft (także Hotmail), AOL i Apple stosujemy rygorystyczne zasady weryfikacji.

Potrzebujesz dodatkowej pomocy od PandaDoc?
Jeżeli nie udało się rozwiązać problemów z e-mailami za pomocą naszych wskazówek, zaloguj się do konta PandaDoc i kliknij zieloną ikonę Help (Pomoc) w prawym dolnym rogu. Wyślij nam wiadomość zawierającą następujące informacje:

  • Nazwa dokumentu
  • Nazwa użytkownika i adres e-mail autora dokumentu
  • Zrzut ekranu adresatów dokumentu
  • Zrzut ekranu obszaru Activity (Działanie) w obrębie dokumentu

Powiązane artykuły