Ochrona dokumentów dzięki weryfikacji odbiorcy
Uwaga:
Niektóre obrazy i łącza w tym artykule mogą być dostępne tylko w języku angielskim.Uwaga:
wdrażamy tę funkcję stopniowo, więc jeszcze nie wszyscy użytkownicy mają do niej dostęp.Dostępność: plany Business i Enterprise
Funkcja pozwala łatwo wygenerować unikalny kod dostępu lub kod SMS dla każdego odbiorcy dokumentu. Odbiorcy będą musieli przejść weryfikację, aby móc wyświetlić lub podpisać dokument.
Przejdź do:
Konfigurowanie metod weryfikacji w ustawieniach obszar roboczego
Uwaga:
Tylko właściciel konta i użytkownicy z uprawnieniami administratora do uzyskiwania dostępu do ustawień obszaru roboczego mogą konfigurować metody weryfikacji odbiorcy w obszarze roboczym. Obie metody weryfikacji – kodem dostępu i SMS-em – są domyślnie włączone.Wybierz kolejno opcje Ustawienia Ustawienia. Zaznacz pole wyboru obok metody weryfikacji, którą chcesz włączyć w dokumentach, i usuń zaznaczenie pola wyboru obok metody weryfikacji, której nie chcesz używać, a następnie wybierz opcję Zapisz zmiany.
Konfigurowanie weryfikacji odbiorcy w dokumencie
Uwaga:
weryfikację odbiorcy można skonfigurować tylko w dokumencie. Nie można skonfigurować weryfikacji odbiorcy w szablonie ani formularzu.Istnieją dwa sposoby włączania weryfikacji odbiorcy:
- podczas tworzenia dokumentu od podstaw lub z szablonu.
- w obrębie dokumentu.
Przyjrzyjmy się każdej z nich.
Konfigurowanie weryfikacji odbiorcy podczas generowania nowego dokumentu
Wybierz opcję Utwórz z listy dokumentów lub Nowy dokument +Dokument z panelu nawigacyjnego.
Wybierz istniejący szablon lub opcję +Blank (Pusty dokument), aby utworzyć nowy dokument od podstaw. Możesz również przeciągnąć i upuścić istniejący plik PDF lub docx do obszaru przesyłania.
Przypisz odbiorcę i pod jego adresem e-mail przestaw przełącznik na opcję Recipient verification (Weryfikacja odbiorcy).
Po przestawieniu przełącznika możesz wybrać metodę weryfikacji, skonfigurować kod dostępu lub dodać numer telefonu przeznaczony do weryfikacji SMS-em, a następnie wybrać moment weryfikacji (przed otwarciem lub podpisaniem dokumentu).
Uwaga:
Dostęp do opcji momentu weryfikacji mają tylko odbiorcy, do których przypisano co najmniej jedno pole (osoby podpisujące).Metoda ta pozwala łatwo skonfigurować weryfikację odbiorcy w przypadku kilku odbiorców.
Po skonfigurowaniu weryfikacji odbiorcy wybierz opcję Kontynuuj. Zakończ konfigurowanie dokumentu, a następnie wyślij go.
Konfigurowanie weryfikacji odbiorcy w utworzonym dokumencie
Uwaga:
Weryfikację odbiorcy można skonfigurować dla dokumentu z dowolnym stanem.Aby skonfigurować weryfikację odbiorcy w utworzonym dokumencie lub istniejącej wersji roboczej dokumentu, wybierz opcję Skip (Pomiń) podczas etapu generowania dokumentu.
Zacznij od otwarcia dokumentu. Następnie kliknij przycisk Manage (Zarządzaj) u góry strony lub wybierz kartę Manage recipients (Zarządzaj odbiorcami) po prawej. Kliknij nazwę odbiorcy, aby skonfigurować weryfikację i przestaw przełącznik Recipient verification (Weryfikacja odbiorcy).
Po przestawieniu przełącznika można wybrać metodę weryfikacji.
W przypadku weryfikacji kodem dostępu skonfiguruj kod dostępu i wybierz moment weryfikacji (przed otwarciem lub podpisaniem dokumentu). Po zakończeniu wybierz opcję Set up passcode (Skonfiguruj kod dostępu). Teraz można łatwo skopiować kod dostępu i udostępnić go odbiorcy.
W przypadku weryfikacji SMS-em dodaj numer telefonu i wybierz porę weryfikacji (przed otwarciem lub podpisaniem dokumentu). Po zakończeniu wybierz opcję Set up verification code (Skonfiguruj kod weryfikacyjny). 
Uwaga:
Dostęp do opcji momentu weryfikacji mają tylko odbiorcy, do których przypisano co najmniej jedno pole (osoby podpisujące).Zakończ konfigurowanie dokumentu, a następnie wyślij go.
Widok adresata
Odbiorcy nie będą mogli otworzyć dokumentu (jeżeli wybrano opcję weryfikacji przed otwarciem dokumentu) ani sfinalizować pracy nad nim (jeżeli wybrano opcję weryfikacji przed podpisaniem dokumentu) bez ukończenia etapu weryfikacji.
Weryfikacja kodem dostępu
Jeżeli wybrano opcję weryfikacji przed otwarciem dokumentu, to po otwarciu dokumentu pojawi się okno podręczne, w którym odbiorca musi wprowadzić kod dostępu, aby wyświetlić dokument.
Jeżeli wybrano opcję weryfikacji przed podpisaniem dokumentu, to odbiorca będzie mógł wyświetlić dokument i wypełnić pola, ale nie będzie mógł sfinalizować pracy nad nim, dopóki nie wprowadzi prawidłowego kodu dostępu.
Po wprowadzeniu prawidłowego kodu dostępu odbiorca będzie mógł wyświetlić dokument lub sfinalizować pracę nad nim.
Weryfikacja SMS-em
Jeżeli wybrano opcję weryfikacji przed otwarciem dokumentu, to po jego otwarciu pojawi się okno podręczne, w którym odbiorca musi wybrać opcję Verify now (Zweryfikuj teraz). Następnie odbiorca otrzyma kod SMS, a po wprowadzeniu którego będzie mógł wyświetlić dokument.
Jeżeli wybrano opcję weryfikacji przed podpisaniem dokumentu, to odbiorca będzie mógł wyświetlić dokument i wypełnić pola, ale nie będzie mógł sfinalizować pracy nad nim, dopóki nie wprowadzi prawidłowego kodu SMS.
Powiadomienie o wygaśnięciu kodu dostępu/SMS
Jeżeli adresat wprowadzi nieprawidłowy kod dostępu trzykrotnie, wówczas będzie musiał skontaktować się z nadawcą dokumentu, aby uzyskać nowy kod.
Jeżeli adresat wprowadzi nieprawidłowy kod SMS trzykrotnie, wówczas będzie musiał skontaktować się z nadawcą dokumentu i poprosić o zmianę numeru telefonu lub odczekać 10 minut, aby otrzymać ponowne kod.
