Documenten delen met medewerkers
Opmerking:
Sommige afbeeldingen en koppelingen in dit artikel zijn mogelijk alleen beschikbaar in het Engels.Beschikbaarheid: Essentials-, Business- en Enterprise-abonnementen
Het delen van een document is een ideale manier om naadloos samen te werken met teamgenoten uit andere werkruimten of met lagere rechten, of zelfs met collega's die geen PandaDoc-licentie hebben.
Opmerking:
Je kunt gebruikers uitnodigen om samen te werken aan documenten in elke status. Er kunnen maximaal 20 medewerkers worden toegevoegd aan je account.Sla over en ga naar:
Externe medewerkers uitnodigen
Deze functie is vooral handig wanneer je iemand buiten je PandaDoc-account wilt uitnodigen om je document te bekijken en verbeteringen voor te stellen - dit alles zonder een licentie aan te schaffen of hen toegang te geven tot andere documenten in dezelfde werkruimte.
Opmerking:
Elke gebruiker met een rol als Lid, Manager of Beheerder en toestemming om documenten van anderen te zien, kan medewerkers uitnodigen.Gastgebruikers in een Medewerkers-rol kunnen:
- documenten die met hen zijn gedeeld openen, bekijken en van commentaar voorzien
- toegang krijgen tot de inbox en hun persoonlijke informatie toevoegen aan de account in Instellingen Persoonlijke info
Om iemand uit te nodigen die geen deel uitmaakt van je team, selecteer Uitnodigen en kies Medewerker in het keuzemenu. Voer vervolgens, zodra het pop-upvenster verschijnt, hun e-mailadres in en selecteer vervolgens Tab of Enter. Selecteer tenslotte Uitnodiging verzenden.
Externe gebruikers kunnen ook toegang vragen tot een document in het geval dat je ze een link stuurt. Een Beheerder ontvangt een e-mailmelding en kan toegang verlenen.
Zodra je Uitnodiging verzenden selecteer, wordt de gebruiker toegevoegd aan de medewerkerslijst waar je hun rechten kunt wijzigen.
Standaard wordt je externe medewerker uitgenodigd voor het document met het machtigingsniveau "Bekijken en becommentariëren". Zij hebben een rol als medewerker in de werkruimte en een licentie als gast.
Weergave medewerker:
Opmerking:
Als je wilt dat je externe medewerker bewerkingsmogelijkheden heeft, dan is daar een Standaard-licentie voor nodig. Als je hun rechten alleen verandert in "Kan bewerken" binnen een document, hebben ze nog steeds een rol als medewerker zonder toegang tot sjablonen en documenten die door andere gebruikers zijn gemaakt. Je kunt hun rol en licentie eenvoudig wijzigen in Teaminstellingen.
Waarschuwing:
Als je account geen ongebruikte licentie heeft, worden extra kosten in rekening gebracht.Zodra je Uitnodiging verzenden selecteert, ontvangt je externe medewerker een e-mailnotificatie met een link naar het document. Via deze link kunnen zij gemakkelijk lid worden van je werkruimte met een gastlicentie en het document bekijken zodra zij hun eigen gastprofiel hebben aangemaakt.
Interne medewerkers uitnodigen
Je kunt elke gebruiker in je account toegang verlenen tot een specifiek document - ongeacht hun werkruimte of rol.
Er zijn twee soorten rechten voor medewerkers aan een document:
- Kunnen bekijken en reageren
- Kunnen bewerken
Om een document te delen met je collega's, selecteer Uitnodigen bovenaan de pagina, en dan Medewerker in het keuzemenu. Selecteer in het pop-upvenster je collega's in het keuzemenu, of voer hun namen in om de lijst te filteren. Wanneer alle medewerkers zijn toegevoegd, selecteer Uitnodiging verzenden.
Wanneer je Uitnodiging verzenden selecteert kun je hun rechten wijzigen in "Kan bekijken en reageren" of "Kan bewerken" en je medewerkers ontvangen elk een e-mailnotificatie met een link naar het document.
Wanneer je medewerkers van een andere werkruimte uitnodigt, worden zij toegevoegd aan het document met "Kan bekijken en reageren" als standaard machtiging, en krijgen zij een rol als medewerker in hun nieuwe werkruimte.
Opmerking:
Het uitnodigen van medewerkers uit andere workspaces leidt niet tot extra kosten, omdat zij al een licentie voor jouw account hebben.Als je gebruikers uitnodigt van de werkruimte waartoe het document behoort, komt hun machtigingsniveau overeen met hun accountrol. Als een collega bijvoorbeeld een rol heeft als Beheerder of Manager, krijgen zij standaard het "Kan bewerken". De standaardmachtiging voor een Lid is dan "Kan bekijken en reageren". (Klik hier voor meer informatie over accountrollen).
Je kunt op elk moment de rechten wijzigen wanneer je medewerkers hebt uitgenodigd.
Waarschuwing:
Wijzigingen in de rechten worden pas toegepast als de medewerker de pagina vernieuwt.Medewerkers kunnen de documenten waarvoor ze zijn uitgenodigd vinden in de map "Met mij gedeeld", in het tabblad Documenten.
Als je de rol van een bestaande gebruiker wilt wijzigen in Medewerker, kun je dit doen in Teaminstellingen of het Beheerderspaneel. Zodra de rol van een gebruiker op deze manier is gewijzigd, heeft deze geen toegang meer tot Dashboard, Contacten, Contentbibliotheek, Sjablonen en Documenten. Zij blijven echter toegang houden tot documenten die zij hebben gemaakt, en tot documenten die met hen zijn gedeeld.
Meer informatie over hoe je documentmappen met medewerkers kunt delen vind je hier.