Salesforce Lightning

Beschikbaarheid:

PandaDoc: Enterprise-abonnement

Salesforce: 'Professional', 'Enterprise', 'Unlimited' of 'Developer edition'.

De integratie werkt voor Opportunities, Leads, Contacten, Accounts, en aangepaste objecten.

Kenmerken

• Variabelen: u kunt informatie uit Salesforce automatisch doorgeven aan PandaDoc-documenten met variabelen.
• Producten: breng productinformatie van Salesforce-deals over naar PandaDoc-prijstabellen.
• Documenten aanmaken: u kunt PandaDoc-documenten maken vanuit Salesforce Opportunities, Accounts, Contacten, Leads, en aangepaste objecten.
• Status volgen: u kunt de status van documenten in Salesforce volgen.
• Gegevens synchroniseren tussen Salesforce en PandaDoc (niet beschikbaar voor Group- en Professional-edities)

PandaDoc en Salesforce verbinden

1. In PandaDoc gaat u naar 'Instellingen' 'Integraties' klikt u op 'Salesforce' en kies waar u de integratie wilt inschakelen: in Sandbox of in de productie-omgeving
2. Mogelijk dient u bij Salesforce in te loggen. Klik op 'Toestaan' om PandaDoc toegang te geven tot Salesforce
3. Uw PandaDoc-account is nu verbonden met Salesforce. Ga verder met het installeren van het PandaDoc-pakket op AppExchange zoals beschreven in de volgende sectie

PandaDoc-pakket op AppExchange installeren

1. Log in op uw Salesforce-account: https://login.salesforce.com/
2. U vindt onze applicatie op de SFDC AppExchange;
3. Klik op 'Hier downloaden';
4. Klik op 'Installeren voor alle gebruikers', en klik vervolgens op 'Upgraden/installeren';
5. Selecteer 'Ja, geef toegang tot deze websites van derden' en klik op 'Doorgaan'.
6. Het installatieproces wordt gestart en kan even duren. Klik op 'Gereed' zodra het klaar is.

De PandaDoc-module voor een Salesforce-object configureren

1. Open een Opportunity-overzicht
2. In de rechterbovenhoek, klikt u op het tandwiel pictogram Pagina bewerken
3. U wordt doorgestuurd naar de bewerkmodus waar u de PandaDoc-module kunt toevoegen aan de pagina-indeling
4. In het linkerpaneel, scrollt u naar beneden en zoekt u de PandaDoc Documenten Lightning-component
5. Sleep het naar de pagina-indeling en zet neer waar u maar wilt
6. U kunt zoveel PandaDoc-componenten toevoegen als u wilt
7. Wanneer u het toevoegt, pas dan de hoogte van de component en de weergavemodus aan: Gerelateerde documenten toont alle documenten die vanuit een Opportunity zijn gemaakt, Sjabloonselectie toont sjablonen om documenten van te maken
8. Bewaar en activeer de component door te klikken op 'Bewaren' en 'Activeren' in de rechterbovenhoek

Gegevens van SFDC naar PandaDoc overbrengen

Om gegevens van Salesforce naar een PandaDoc document te sturen, maakt u eerst uw sjabloon en installeert u variabelen (hetzelfde als samenvoegvelden).

Salesforce-velden in PandaDoc invoeren

Voordat u uw sjabloon met variabelen maakt, stelt u een variabelenlijst op voor elk object waar u PandaDoc mee gaat gebruiken.

1. Klik daarvoor op de App launcher -knop, en ga naar PandaDoc-instellingen Scroll naar 'Salesforce naar PandaDoc-gegevensstroom' en klik op 'Tokens configureren';
2. Kies vervolgens een object waarvoor u de tokenslijst wilt wijzigen. Als u PandaDoc in een ander object heeft geïnstalleerd, klikt u op 'Object toevoegen';
3. U ziet een standaard lijst van variabelen/tokens aan de rechterkant. Om er meer toe te voegen, vinkt u de velden aan die u wilt toevoegen aan de lijst met variabelen/tokens en klikt u op 'Opslaan';
4. Open uw PandaDoc-sjabloon in een apart browservenster, kopieer en plak variabele namen met de vierkante haken in het sjabloon.
5. Wanneer u een document vanuit Salesforce maakt met dit sjabloon, worden de variabelen ingevuld met de informatie uit het CRM.

Ontvangers van Salesforce naar PandaDoc doorsturen

Salesforce pusht standaard de volgende ontvangerinformatie, afhankelijk van een object waar uw PandaDoc-module zich bevindt:

• vanuit Opportunity: Contactrol-info
• vanuit Account: Contact-info + mogelijkheid om Account-info te pushen
• vanuit Lead: Lead-info
• vanuit Contacten: Contact-info
• vanuit Quotes: Contact-info

U kunt configureren welk veld uit Salesforce wordt toegewezen aan een rol in PandaDoc, evenals bepalen welke velden worden verzonden in de vorm van de volgende parameters:

• Voornaam
• Achternaam
• E-mail
• Bedrijfsveld
• Telefoonveld
• Rolveld

1. Ga naar de App Launcher 'PandaDoc ontvangers configureren';
2. U ziet standaard toewijzingen voor standaard objecten. U kunt ze wijzigen of nieuwe toewijzingen toevoegen voor aangepaste objecten.

Als u wilt dat PandaDoc automatisch een ontvanger aan een specifieke rol koppelt, zijn er twee vereisten:

• Een geconfigureerd rolveld in de toewijzingen van ontvangers;
• Identieke rolnamen in Salesforce en in het PandaDoc-sjabloon;

Als dit goed is ingesteld, zal PandaDoc de respectievelijke ontvanger in de respectievelijke rol invoegen wanneer u documenten aanmaakt.

Als u documenten genereert vanuit een quote of een case, dan gebruikt u misschien een opzoekveld voor een specifiek contactoverzicht. U kunt specificeren welke opzoekvelden u wilt gebruiken voor ontvangers door naar PandaDoc-instellingen te gaan en naar beneden te scrollen naar Aanpassingsinstellingen object. Zoek het object waarvoor u dit wilt instellen en klik op instellingen aan de rechterkant.

Kies vervolgens het veld dat u als ontvanger wilt gebruiken en klik op Opslaan. U kunt maximaal vijf velden kiezen.

Stel vervolgens de toewijzingen van de ontvangers in. Klaar!

Ontvangers filteren

U kunt contactpersonen filteren die als ontvangers in PandaDoc-documenten worden geplaatst op basis van ja/nee-velden in een overzicht (ook wel Booleaanse velden genoemd).

1. Ga naar de App-launcher PandaDoc-instellingen Ontvangers configureren;
2. Scroll naar beneden naar 'Ontvangers Filteren';
3. Klik op 'Filteren inschakelen';
4. Kies een veld op basis van welke waarde de ontvangers worden gefilterd;
5. Kies de waarde van het veld op basis van welke de ontvangers worden gefilterd: waar - ja, niet waar - nee.

Als u Ontvangers toewijzen voor accounts heeft ingesteld, kunt u dit configureren om deze accountinformatie (email, telefoonnummer, etc) als een ontvanger door te geven aan PandaDoc.

Ga daarvoor naar PandaDoc-instellingen - Scroll naar beneden naar Instellingen voor JSON Builder, klik naast de Accountobjectnaam op 'Instellen' - Vink het vakje aan naast 'Account verzenden als ontvanger' en klik op 'Opslaan'.

Als u suggesties heeft met betrekking tot PandaDoc-functionaliteiten, kunt u een idee insturen op het ideeënportaal of e-mail ons op support@pandadoc.com.

Informatie van Salesforce naar PandaDoc doorgeven (via velden)

U kunt gegevens in PandaDoc-velden op dezelfde manier doorgeven als met variabelen. Anders dan bij variabelen, hoeft u echter geen vierkante haken te gebruiken.

Kopieer in de lijst met tokens het token zonder vierkante haken naar Veld samenvoegen.

Zodra het document is verzonden, zal de ontvanger de vooraf ingevulde gegevens zien en dit veld kunnen bijwerken, op voorwaarde dat het veld aan hen is toegewezen.

Productgegevens in prijstabel doorgeven

PandaDoc kan producten van een Opportunity, Leads, Contacten of Account naar een prijstabel in een document sturen. In deze handleiding zullen we bekijken hoe we Opportunity-producten naar PandaDoc kunnen sturen, maar de instellingen zijn hetzelfde voor andere objecten.

Wijs eerst Opportunity-productvelden toe aan prijstabelvelden.

1. Ga naar PandaDoc-instellingen PandaDoc-prijsitems configureren.
2. Opportunity-producten worden standaard weergegeven, maar u kunt een ander object kiezen om de toewijzing voor in te stellen.
3. Wijs vervolgens Opportunity-productvelden toe aan prijstabelvelden en klik opOpslaan.
4. Hieronder, onder Prijsitems sorteren, kunt u de volgorde instellen waarin u de producten in de PandaDoc-prijstabel wilt zien.

Stel nu de prijstabel in om producten uit Salesforce te accepteren.

1. Open uw PandaDoc-sjabloon en voeg een prijstabel toe.
2. Klik op Eigenschappen bovenaan de prijstabel en schakel rechts bij instellingen de optie Gegevens samenvoegen in.

U bent nu klaar met installeren. Wanneer u een nieuw document start vanuit een Opportunity (ervan uitgaande dat er producten aan zijn toegevoegd), zorgt u ervoor dat u uw sjabloon selecteert. Producten worden toegevoegd aan de prijstabel. Als bepaalde velden niet worden weergegeven, klikt u op het plusteken aan de rechterkant van de prijstabel en selecteert u de velden onder Verborgen toevoegen.

Aangepaste productvelden aan prijstabel doorgeven

Soms moet u meer dan de standaardreeks van productvelden doorgeven.

1. Voeg eerst Opportunity-productvelden toe aan de tokens/variabelenlijst door naar PandaDoc-instellingen Tokens configureren te gaan. Selecteer Opportunity-product, vink de velden die u door wilt geven rechts aan, en ze zullen verschijnen in de tokenslijst aan de linkerkant.
2. Klik op Opslaan. U bent klaar met installeren.
3. Let op dat de prijstabel in het sjabloon Automatisch importeren aan heeft staan.
4. Wanneer u een document maakt op basis van het sjabloon, klikt u op het plusteken aan de rechterkant van de prijstabel.
5. Selecteer de aangepaste productvelden onder Verborgen toevoegen.

Als het toevoegen van aangepaste velden uit verborgen kolommen telkens als u een document maakt te veel klikken vergt, is er een manier om dat te omzeilen.

1. Maak een document aan en maak aangepaste productvelden zichtbaar.
2. Klik vervolgens op de verticale ellipsen in de rechterbovenhoek en selecteer Omzetten naar sjabloon. Uw nieuwe sjabloon wordt in een nieuw browsertabblad geopend.
3. In het sjabloon kunt u de producten uit de prijstabel verwijderen, maar houd de kolommen met de aangepaste velden intact.
4. De volgende keer dat u een document start vanuit Salesforce, gebruikt u deze sjabloon. De kolommen worden dan gevuld met aangepaste veldwaarden voor producten.

Documenten maken en verzenden

Nu u uw sjabloon heeft gemaakt en ingesteld, kunt u verder met het maken en verzenden van documenten vanuit Salesforce.

1. Ga naar een overzicht, zoek de PandaDoc-module, klik op 'Nieuw Document';
2. Kies uw sjabloon en wijs ontvangers toe aan rollen, indien van toepassing;
3. Klik op 'Begin met bewerken' en controleer uw document: variabelen, inhoud, lijst met ontvangers, herinneringen en Verzend uw document;
4. U kunt nu teruggaan naar het overzicht in Salesforce en de status van uw document volgen;
5. Wanneer een document is voltooid, zal de .pdf in het overzicht onder Bestanden worden weergegeven. (Hoewel het een onderdeel is van de 2-weg synchronisatie functionaliteit, is het standaard ingeschakeld wanneer u het PandaDoc-pakket installeert).

Bestanden in uw objectoverzicht toevoegen

Als u geen bestanden in uw object ziet, zult u deze misschien eerst moeten toevoegen aan uw objectoverzicht.

Om dit te doen moet u teruggaan naar de pagina-indelingen van het object in de instellingen:

1. Zoek in het beginscherm in de rechterbovenhoek naar het tandwiel Instellingen;
2. Eenmaal in de Instellingen-pagina, gaat u naar de Objectmanager-lijst en selecteert u Opportunity;
3. Ga in de Opportunity naar Pagina-indeling en selecteer Opportunity-indeling;
4. Gebruik op de pagina Opportunity-indeling de werkbalk bovenaan en zoek in de werkbalk naarVerwante lijsten, voeg Bestanden toe onder Verwante lijsten en sla vervolgens op;
5. Controleer uw Opportunities om er zeker van te zijn dat Bestanden nu zichtbaar zijn vanaf de pagina.

Een document aan een Opportunity in Salesforce koppelen

Als u een document heeft gemaakt in PandaDoc dat u wilt koppelen aan een Opportunity in Salesforce, dan doet u dit als volgt.

1. Open het document in uw PandaDoc-tabblad en klik op het Salesforce-pictogram aan de rechterkant. Het document moet zich nog in de concept-status bevinden.
2. Klik op 'Koppelen' en u wordt gevraagd in te loggen op uw Salesforce-account.
3. Selecteer een opportunity uit de lijst en klik op 'Koppelen'.
4. Aan de rechterkant, onder Opportunity-info, kunt u de aanmaakdatum, status en het totaalbedrag van de Opportunity bekijken. Hou er rekening mee dat de opportunity-info die in PandaDoc wordt weergegeven, mogelijk moet worden ververst om er zeker van te zijn dat u de laatste update bekijkt.
5. Ga nu naar het Salesforce opportunity-overzicht, en het document zal in de PandaDoc-module worden weergegeven alsof het via Salesforce is aangemaakt.

Om een document te ontkoppelen van een opportunity of aan een andere opportunity te koppelen, klikt u op de gewenste actie in het paneel Integraties. Indien u het document vanuit een ander object (Account, Contact, enz.) heeft aangemaakt, kunt u het niet vanuit dat object ontkoppelen en aan een opportunity koppelen of gerelateerde informatie bekijken.

Een document bijwerken met veldwaarden van Salesforce

Als de informatie in een Salesforce-overzicht wordt bijgewerkt nadat het document al is gemaakt vanuit dit overzicht, kunt u het document bijwerken met de juiste waarden:

1. Ga in het document naar het paneel Integraties door links in het PandaDoc-document op het Salesforce-pictogram te klikken
2. Onder Documentgegevens, selecteert u 'Importeren uit CRM'
3. De variabelen zullen worden bijgewerkt met de laatste informatie van Salesforce
4. U kunt de functie 'Importeren uit CRM' in elk object in Salesforce gebruiken: Opportunity, Account, Lead, Contact, aangepaste objecten.

Als het veld in Salesforce leeg is, zal de corresponderende variabele niet worden ververst.

FAQ

Hoe kan ik mijn integratieversie controleren?

Open Salesforce, klik op het plusteken bovenaan, typ 'geïnstalleerde pakketten' in Snelzoeken, klik vervolgens op de sectie Geïnstalleerde pakketten die verschijnt in de zoekopdracht. Zoek PandaDoc tussen de geïnstalleerde applicaties en zoek de versie op in de kolom Versienummer.

Hoe kan ik het PandaDoc-ondersteuningsteam toegang geven tot mijn account in Salesforce?

Het ondersteuningsteam kan toegang vragen tot uw account in Salesforce om u te helpen met een probleem of vraag. Verleen geen toegang zonder het verzoek van ons ondersteuningsteam.

In Salesforce Lightning:

1. Log in op Salesforce, klik op uw afbeelding (of avatar) rechtsboven en klik vervolgens op Instellingen
2. Typ links in het kleine zoekvak 'verlenen' en klik vervolgens hieronder op Accounttoegang verlenen

In Salesforce Classic:

1. Log in op Salesforce en klik vervolgens rechtsboven op Mijn instellingen. (U kunt ook op uw naam klikken en vervolgens op Mijn instellingen)
2. Typ links in het kleine zoekvak 'verlenen' en klik vervolgens hieronder op Accounttoegang verlenen

Stel de 'Toegangsduur' voor 'PandaDoc-ondersteuning' in op drie dagen.

Stuur vervolgens een e-mail naar ons ondersteuningsteam met uw SalesForce Organisatie-ID die u kunt vinden op de bedrijfsinformatie pagina. Klik op Instellingen Bedrijfsprofiel Bedrijfsinformatie en zoek de ID naast Salesforce Organization-ID.

Probleemoplossing

Klik op een probleem om de oplossing uit te vouwen.

PandaDoc-module is leeg of toont de volgende foutmelding: 'Poging om verwijzing naar een null-object ongedaan te maken Er is een onverwachte fout opgetreden.

Dit gebeurt wanneer het object waarvoor u variabelen, een prijstabel of het toewijzen van ontvangers heeft ingesteld, wordt verwijderd of hernoemd.

U kunt dit verhelpen door de volgende stappen te volgen:

1. Zorg ervoor dat u de laatste versie van de integratie heeft geïnstalleerd
2. Ga naar PandaDoc-instellingen, klik op Tokens configureren, open vervolgens het object dat de foutmelding of een leeg scherm vertoont.
3. Voeg een willekeurig nieuw veld uit de linkerkolom toe als een token/variabele, klik vervolgens op Opslaan.
4. Als het probleem zich blijft voordoen, gaat u naar Objectaanpassingsinstellingen op de pagina PandaDoc-instellingen en klikt u op Instellingen naast het object waar de fout wordt getoond.
5. Als een lege pagina opent, verwijdert u het object uit de lijst, en voegt u het opnieuw toe.