De documentstatus handmatig wijzigen

Wanneer u offline documenten invult of betalingen doet, is het handig als uw PandaDoc-records deze verandering weergeven. Het is belangrijk dat u de status van uw document kunt wijzigen, zodat al uw ondertekende contracten op één plaats zijn.

Beschikbaarheid: alle abonnementen

Hoewel er acht documentstatussen zijn, zijn er slechts drie statussen waarin u uw document handmatig kunt wijzigen: Voltooid, Verlopen of Betaald.

Handmatige statuswijziging matrix:

Voltooid

Om uw documenten wettelijk bindend te houden, wordt voor al onze ondertekende en door de ontvanger ingevulde documenten een ondertekeningscertificaat afgegeven wanneer het document is voltooid. Als u een document handmatig wijzigt in de status 'Voltooid', wordt er geen ondertekeningscertificaat gegenereerd

Voorbeeld: u stuurt een PandaDoc document en de ontvanger print het, ondertekent het, scant het en stuurt het naar u terug als een e-mailbijlage. De deal is gesloten maar het document blijft hangen in uw PandaDoc dashboard als 'Verzonden' of 'Bekeken'. Wijzig handmatig de status om het document van 'Bekeken' in 'Voltooid' te veranderen.

Verlopen

Als u een document heeft dat niet langer geldig is en geen ondertekeningscertificaat nodig heeft, kunt u het document handmatig laten vervallen.

Voorbeeld: u verstuurt een PandaDoc document en de ontvangers ondertekenen het niet. U wilt niet langer dat de ontvangers toegang hebben tot het document (de voorwaarden van de overeenkomst zijn verlopen, etc.) dus u wilt het document meteen laten verlopen.

Betaald

Als u een document heeft met een betalingsapp, en de klant vult het document in (ingevuld, ondertekend en voltooid), maar voltooit de betaling niet, dan is de documentstatus 'Wachtend op betaling'. In het geval dat de klant betaalt met een alternatieve betalingsmethode, kunt u het document handmatig wijzigen in 'Betaald'.

Voorbeeld: Ontvanger vult een document in met een betalingsveld, maar betaalt contant of per post, dan kunt u de handmatige statuswijziging gebruiken om de documentstatus te veranderen van 'Wacht op Betaling' in 'Betaald'.

Handmatig de status wijzigen

U kunt de status wijzigen vanuit de lijstweergave.

Als u de functie niet kunt vinden, vraag dan uw account-eigenaar om deze in te schakelen in de Add-on winkel (te vinden linksonder in uw PandaDoc account).

Ga naar Documenten aan de linkerkant en zoek uw document. Gebruik het contextmenu rechts en klik op 'Status wijzigen'.

Opties voor statuswijziging

Wanneer u op 'Status wijzigen' klikt, ziet u de opties:

Status Van/Tot: wijzig de status van een document volgens de 'statusmatrix' hierboven.

Privénotities: Geef 'privé notities' betreffende de handmatige statusverandering.

Een bestand bijvoegen: voeg een bestand toe dat toegankelijk zal zijn voor de auteur en de ontvangers wanneer de handmatige wijziging is voltooid. Nuttig wanneer het document offline werd ondertekend of betaald en u een ontvangstbewijs/ondertekende kopie via e-mail werd toegestuurd.

Kennisgevingen: stuur een melding e-mail over de statuswijziging aan alle ontvangers.

Voorbeeld van een kennisgeving per e-mail

Als u de handmatige wijzigingen heeft ingesteld om uw ontvangers in te lichten, vindt u hieronder een voorbeeld van deze e-mail.