Grondbeginselen PandaDoc

Profiel

Voordat u begint met het instellen van uw sjablonen en het verzenden van documenten, neemt u even de tijd om uw profielinformatie door te nemen. Controleer of uw voor- en achternaam correct zijn, voeg uw handtekening toe en controleer de notificaties. Voeg uw profielfoto toe, deze zal verschijnen in de PandaDoc emails wanneer u een document naar iemand stuurt. 

Account branding

Beschikbaarheid: Business, Enterprise

U kunt de PandaDoc-emails die van uw account afkomstig zijn personaliseren door uw bedrijfslogo toe te voegen, de knopkleur en de kleur van de knoptekst aan te passen en de voettekst van de e-mail aan te passen.

Inhoud instellen

Sjablonen

Waarom zou ik sjablonen maken, zult u zich misschien afvragen. Documenten opstellen en verzenden wordt veel eenvoudiger als u niet vanaf het begin hoeft te beginnen. Bouw herbruikbare sjablonen met PandaDoc om uw productiviteit te verhogen en consistentie te scheppen in al uw documenten.

Denk aan een verzamelplaats voor tekst, vormgeving en branding die als uitgangspunt kan dienen bij het maken van een nieuw document.

U kunt een compleet nieuw sjabloon maken, een statische PDF uploaden of beide opties combineren.

Een sjabloon dat u vanaf het begin maakt, geeft u volledige controle over de opmaak en de vormgeving, maar het duurt langer om het te maken. Om tijd te besparen, kunt u uw .docx bestand omzetten in een bewerkbaar PandaDoc, wat een paar seconden duurt.

Een geüpload sjabloon kan niet worden bewerkt, maar u kunt er wel tekst aan toevoegen en velden verslepen. Het is een snelle en gemakkelijke manier om een PDF op te halen en te laten ondertekenen.

Rollen

Zodra u een sjabloon bent gestart, is uw volgende stap het aanmaken van sjabloonrollen. Rollen zijn tijdelijke aanduidingen voor toekomstige ontvangers, bv. Klant, Beslisser, Boekhouding, Afzender. 

Wijs velden vooraf toe aan een rol in uw sjabloon, als tijdelijke aanduidingen voor uw toekomstige ontvangers.  Wanneer u een document aanmaakt op basis van deze sjabloon, wijst u ontvangers toe aan elke rol in het sjabloon. Alle vooraf toegewezen velden zullen automatisch worden toegewezen aan de aangewezen ontvangers.

Elke rol maakt 11 rolvariabelen voor dynamische informatie over ontvangers. Wanneer u een document aanmaakt op basis van het sjabloon, zullen variabelen automatisch worden ingevuld op basis van de informatie in de contacten.

Variabelen

We hebben het net gehad over variabelen in een rolcontext, maar u kunt variabelen ook daarbuiten gebruiken!  Bedenk welke informatie altijd uniek is voor elk specifiek document, en vervang die dan door een variabele. 

Wanneer u een document met deze sjabloon maakt, hoeft u de variabelen maar één keer in te vullen. Vervolgens worden de gegevens in het hele document ingevuld. Zo simpel is het!

Realtime samenwerking

Teamwork laat de droom slagen. Vanaf nu kunnen meerdere teamleden een document tegelijkertijd bewerken. Avatars verschijnen in het document om te tonen wie wijzigingen aanbrengt.

Content-bibliotheek

Beschikbaarheid: Business, Enterprise

In de content-bibliotheek kunt u informatie bewaren die u steeds opnieuw zult gebruiken, zoals getuigenissen of algemene voorwaarden. Dit is een geweldige manier om aangepaste documenten met een consistente formulering te verzenden.

Ontwerp

Goed, u heeft uw sjabloon ingesteld en rollen, inhoud en velden toegevoegd. Laten we wat stijl toevoegen Om uw sjabloon te ontwerpen, klikt u op Ontwerp Thema aanpassen. U heeft veel opties om tekst, koppen, tabellen, pagina-achtergrond, kop- en voetteksten op te maken. Alle wijzigingen worden toegepast op het gehele sjabloon.

Om een stuk tekst op te maken, markeert u het en past u opmaak toe met de bovenste werkbalk. Gebruik vervolgens Eigenschappen om een achtergrond toe te voegen en opvullingen en marges aan te passen.

Instellingen

Klik op de ellipsen in de rechterbovenhoek om de instellingen van uw sjabloon te manipuleren, zoals automatische herinneringen, automatische vervaldatum, vernieuwingen. Alle documenten die op basis van dit sjabloon worden gemaakt, nemen de instellingen over.

Automatisch een PDF van het ingevulde document verzenden

Klik op de ellipsen rechtsboven 'Sjablooninfo' scroll naar 'E-mailbijlage'. Zet deze optie aan om een PDF van het ingevulde document naar alle ontvangers te sturen nadat het door iedereen is ondertekend:

Workspace-instellingen

U kunt de meeste instellingen aanpassen op het niveau van de workspace. Alle nieuwe sjablonen en documenten zullen de instellingen overnemen. U kunt de instellingen van specifieke sjablonen en documenten altijd wijzigen, wat de workspace-instellingen zal overschrijven.

Prijzen en catalogus

Maar hoe zit het met producten en prijzen? In PandaDoc kunt u een productcatalogus maken om het maken van offertes te automatiseren. U kunt het creëren of producten importeren d.m.v. een CSV-bestand:

Voeg prijzen toe aan uw sjabloon

Voeg eerst een prijstabel toe. Klik er vervolgens op om de bewerkingsmodus te openen. En hier kunt u onderwerpen toevoegen uit uw catalogus die u al heeft ingesteld of ingevoerd.

Met de PandaDoc-prijstabel heeft u de flexibiliteit om ongelimiteerd kolommen toe te voegen voor kosten, kortingen en belastingen, en extra vermenigvuldigingsfactoren:

Stel onderwerpen in op optioneel of QTY-bewerkbaar, voeg meerkeuze-secties toe, zodat uw klant de voor hen juiste optie kan kiezen:

Hier zijn meer tips en trucs om het meeste uit de PandaDoc-prijstabel te halen.

Verzenden en ondertekenen

Goed gedaan, u heeft uw sjabloon ingesteld! Nu bent u klaar om een document te maken en te verzenden. Klik in uw sjabloon op 'Document aanmaken' wijs ontvangers toe aan Rollen en klik op 'Bewerken starten':

Of klik in de documentenlijst of uw Dashboard op 'Maak'/'Nieuw document' '+Document' en kies uw sjabloon uit de lijst:

Vul de niet ingevulde variabelen in, dit zullen de aangepaste variabelen zijn die u op het sjabloon hebt ingesteld.

Kijk het document na en verstuur het. Hier een gedetailleerde handleiding voor het verzenden en ondertekenen van een PandaDoc.