Redlining

Verkort uw time-to-close met een gestroomlijnd en transparant contractonderhandelingsproces

Beschikbaarheid: Enterprise

Bekijk onze korte instructievideo:

Redlining inschakelen

Open een document, klik op de Beheren knop bovenaan de pagina en zet de schakelaar aan voor Suggesties.

U kunt ook klikken op '...' in de rechterbovenhoek van een sjabloon of document en Werkstroom kiezen in het dropdown menu. Naast 'Wijzigingen voorstellen', schakelt u de functionaliteit in. Dat is alles! U kunt het document nu verzenden.

Nadat u op Document Verzenden klikt en de naam wijzigt, ziet u het 'Document verzenden' pop-up venster. U ziet instellingen voor Suggesties aan de onderkant, klik erop om redlining in of uit te schakelen.

U kunt deze schakelaar aanzetten nadat het document al is verzonden, de ontvanger hoeft dan alleen de pagina te vernieuwen om het redlining-proces te kunnen starten.

Als u deze instelling uitschakelt terwijl het document door de ontvanger wordt beoordeeld, worden alle wijzigingen teruggezet naar de oorspronkelijke documentversie.

Het redlining proces

Let op, als de beoordelaar van het document een lid is van uw PandaDoc account, dan moet de rol toegang geven tot het document (Manager/ Beheerder) of de beoordelaar toegevoegd worden aan het document als een ontvanger. 

Zodra een ontvanger het document opent en bekijkt, kan deze het redlining-proces starten door rechtsboven op "Wijzigingen voorstellen" te klikken. Vervolgens bevestigen zij dat zij het beoordelingsproces willen starten door op 'Start beoordeling' te klikken. De afzender zal een e-mailmelding ontvangen wanneer dit plaatsvindt.

Het document krijgt dan de status 'In externe beoordeling'. Om bewerkingen aan het document voor te stellen, klikt de ontvanger op 'Download de laatste versie' en opent het gedownloade .docx-bestand.

Het Microsoft Word-document wordt automatisch overgeschakeld op de modus 'Wijzigingen bijhouden', zodat alle partijen op de hoogte zijn van de bewerkingen. 

De ontvanger voegt suggesties toe en uploadt een nieuwe documentversie terug naar PandaDoc. Zodra zij het document hebben geüpload, ontvangen u (en andere ontvangers van dit document) een e-mailbericht dat een nieuwe versie is geüpload door de ontvanger en kunt u hun opmerkingen en bewerkingen bekijken. Op het Dashboard vindt u het document ook onder 'In externe beoordeling'.

Om gemakkelijk tussen de documentversies te wisselen, kunt u op het versienummer klikken. 

Wanneer u en uw ontvanger klaar zijn met de onderhandelingen over het document, downloadt u de definitieve versie en werkt u de opmaak van het document bij in Microsoft Word. Zodra u klaar bent, uploadt u de definitieve versie en markeert u deze als definitief. Als geen definitieve bewerkingen nodig zijn, kunt u gewoon een versie uit de lijst goedkeuren.

Nadat u een versie als definitief heeft goedgekeurd, kunt u het document niet meer bewerken. Nu kunt u controleren of de veldposities correct zijn (als het document een uitgebreide bewerking ondergaat, kunnen veldposities veranderen) en het definitieve document ter ondertekening verzenden.