Je documenten, sjablonen en Content Library-items beheren

Avatar
Eugenia Brown
  • Bijgewerkt

Opmerking:

Sommige afbeeldingen en koppelingen in dit artikel zijn mogelijk alleen beschikbaar in het Engels.

Ga naar:

Documentlijst filters

Beschikbaarheid: Alle plannen

Opmerking:

Gebruikers met een ledenrol zullen alleen Datum en Status filters te zien zijn.

Je kunt de volgende filters afzonderlijk of tegelijkertijd gebruiken:

    • Datum (wijzigings-, aanmaak- en vervaldatum)
    • Status
    • Eigenaar
    • Ontvangers
    • Bedrijf

Om het filter Bedrijf te gebruiken, moet je eerst een waarde toevoegen aan het veld Bedrijf in Details documentinfo. Open hiervoor het Info-paneel in de documentenlijst of in een document door op de Info-knop te klikken en een naam te typen in het bedrijfsveld op het tabblad "Details".

Opmerking:

Bedrijfswaarden worden automatisch herkend uit de documentinhoud voor de geüploade digitale pdf's en bewerkbare documenten die zijn gemaakt in PandaDoc for Business en Enterprise plan accounts.

Opmerking:

filters zijn alleen beschikbaar voor documenten. Sjablonen en inhoudsbibliotheekitems kunnen worden gesorteerd op titels en data waarop ze zijn gemaakt.

Als je een specifiek document zoekt op trefwoord, kun je ook documentfilters gebruiken om de resultaten te beperken.

Een document zoeken

Beschikbaarheid: alle plannen

Om een document te zoeken ga je naar het tabblad Documenten en typ je een woord of zin uit de inhoud van het document (zowel geüploade PDF/Word bestanden als bewerkbare documenten zijn doorzoekbaar), de naam van het document of de naam van de ontvanger in de zoekbalk. Woorden met leestekens (bijv. O'Brien) of met tekens uit verschillende talen (bijv. Amália Gonçalves) zijn ook doorzoekbaar.

Je kunt alle matches bekijken of matches bekijken die zijn gevonden in het tabblad "Alleen titels".

Om een document te openen klik je erop of gebruik je de pijltjes en Enter (Return) op je toetsenbord. Om de lijst met alle matches te zien selecteer je View # matches.

Onder het tabblad "Alle overeenkomsten" in de zoekresultaten worden de documenten in de volgende volgorde geplaatst:
- Titelwedstrijden van nieuw naar oud door laatst gewijzigd
- Ontvangers e-mail en volledige naam komt overeen van nieuw naar oud door laatst gewijzigd
- Inhoud komt overeen van nieuw naar oud door laatst gewijzigd.

Als je documenten automatisch nummert, kun je zoeken op volgnummer gegenereerd door PandaDoc.

Documenten en sjablonen kopiëren, verplaatsen, hernoemen en verwijderen

Beschikbaarheid: Alle plannen

Opmerking:

Er is geen optie om documenten te verplaatsen tussenwerkruimtes. Neem contact op met onze Ondersteuningsteam om je te helpen een kopie van een document naar een andere werkruimte te verplaatsen. Alle gekopieerde documenten krijgen de status Concept.

Om een enkel document of sjabloon te kopiëren, verplaatsen, hernoemen of verwijderen, ga je met de muis over het document uiterst rechts, klik je op de verticale ellipsen en kies je een actie uit de vervolgkeuzelijst. Lees hieronder meer over het snel verplaatsen van documenten in mappen.

Opmerking:

De titel van het sjabloon/document mag niet langer zijn dan 250 tekens.

Je kunt meerdere documenten/sjablonen tegelijk kopiëren, verplaatsen en verwijderen. Vink alle documenten aan die je wilt beheren en kies rechtsboven een actie.

Verwijderde documenten herstellen

Beschikbaarheid: Alle plannen

Opmerking:

Je kunt alleen verwijderde documenten in de Prullenmand vinden en herstellen. Om een sjabloon of inhoudsbibliotheekitem te herstellen, doe je het volgende neem contact met ons op en geef de naam op, de geschatte datum waarop het sjabloon/inhoudsbibliotheekitem is gemaakt en het e-mailadres van de eigenaar, zodat we je kunnen helpen het item te herstellen. Helaas is er geen manier om een verwijderd formulier te herstellen, maar je kunt dit functieverzoek upvoten en een beschreven oplossing gebruiken.hier.

Om een verwijderd document te herstellen, open je eerst de documentenlijst, selecteer je vervolgens de map Prullenbak, ga je met de muis helemaal rechts over het document en selecteer je drie verticale ellipsen > Herstellen.

Waarschuwing:

ontvanger links werken niet voor verwijderde documenten. Eenmaal hersteld, kunnen ontvangers het document bekijken.

Als je meerdere documenten wilt herstellen, selecteer je ze allemaal links van hun naam en selecteer je Herstellen rechtsboven.

Opmerking:

documenten worden hersteld onder de hoofdmap in de documentenlijst.

Om documenten permanent te verwijderen, ga je met de muis over het document en selecteer je drie verticale ellipsen uiterst rechts > Voor altijd verwijderen. Je kunt ook meerdere documenten selecteren en op Voor altijd verwijderenklikken om ze permanent te verwijderen.

Waarschuwing:

als je een map met documenten verwijdert, wordt deze permanent verwijderd en vind je deze niet meer terug in de Prullenbak. Neem contact op met het Support team en geef de namen op, de geschatte data waarop de documenten in een map zijn gemaakt en de e-mailadressen van de eigenaren van de documenten, zodat we je kunnen helpen deze te herstellen.

Documenten in bulk downloaden

Beschikbaarheid: alle plannen

Dit is alleen beschikbaar voor documenten. Volg deze stappen om meerdere documenten tegelijk te downloaden:

  1. Selecteer alle documenten die je wilt downloaden. Scroll naar beneden om meer dan 30 documenten tegelijk te kunnen selecteren.
  2. Klik dan rechtsboven op de knop Downloaden.
  3. Je ziet een melding dat het downloaden is gestart en zodra het is verwerkt, ontvang je een notificatiemail van PandaDoc met daarin een .zip-bestand van je documenten + bijgevoegde bestanden en geüploade documenten via het Upload-veld.
  4. De link naar het .zip-bestand verloopt binnen een week.

Tip:

We raden aan om documenten in batches te downloaden (200-300 documenten per keer) om de zip-bestanden sneller te ontvangen.

Op dezelfde manier kun je een map met documenten downloaden.

bulk_download_3.jpg

Documenten downloaden als .pdf

Er zijn drie manieren om je documenten als .pdf te downloaden:

  1. Selecteer het document dat je wilt downloaden en selecteer Download rechtsboven.
  2. Beweeg de muis over het document uiterst rechts, klik op de verticale ellipsen en selecteer Downloaden in de vervolgkeuzelijst.
  3. Open een sjabloon/document, selecteer dan drie verticale ellipsen rechtsboven en selecteer Download in de vervolgkeuzelijst > Download als .pdf.

Documenten downloaden als .docx

Beschikbaarheid: Essentials, Business- en Enterprise-abonnementen

Je kunt je sjablonen of documenten alleen binnen een sjabloon/document downloaden als .docx.

Hoe in/uitschakelen: de accounteigenaar kan deze functie in Add-On Store in/uitschakelen via deze link.

Opmerking:

Je kunt inhoudsbibliotheekitems en formulieren niet downloaden als .docx-bestanden.

Open een sjabloon/document, selecteer dan drie verticale ellipsen rechtsboven en selecteer Download in de vervolgkeuzelijst > Download als .docx.

2022-05-24_12-51-31.png

Het downloaden van documenten voor ontvangers uitschakelen

Je kunt het downloaden van documenten voor ontvangers uitschakelen op sjabloon- of documentniveau. Om de downloadoptie voor documenten voor ontvangers uit te schakelen, selecteer je Beheren bovenaan de pagina en schakel je de knop voor Downloaden onder "Ontvangersmachtigingen" uit.

mceclip1.png

Sorteren

Beschikbaarheid: alle plannen

Je kunt documenten sorteren op: titel, status, datum aangemaakt. Je kunt sjablonen sorteren op: titel, aanmaakdatum. Klik op een kolomkop en kies de volgorde waarin je het document wilt sorteren:

Je kunt ook sorteren om documenten vóór mappen weer te geven (als je meerdere mappen hebt en niet te veel naar beneden wilt scrollen).

Klik op het sorteerpictogram in de rechterbovenhoek en eerst op Documenten:

documenten/sjablonen organiseren in mappen

Beschikbaarheid: Alle plannen

Om een nieuwe map te maken, selecteer je '+' naast de 'Mappen' in het linkerpaneel.

Je kunt ook het pijltje naast +Document selecteren en Map selecteren om een nieuwe map te maken.

Om documenten/sjablonen naar een map te verplaatsen, kun je ze slepen (naar een map in de lijst of in de mappenstructuur).

Je kunt ook de documenten selecteren en rechtsboven Verplaatsen selecteren, de bestemmingsmap kiezen en hier Verplaatsen selecteren.

Documenten van een map naar de hoofdmap verplaatsen

Selecteer de documenten die je naar de hoofdmap wilt verplaatsen, sleep ze naar ALLES bovenaan en laat ze dan vallen.

Om een map te hernoemen of te verwijderen, vink je de map aan en klik je op de ellipsen helemaal rechts > Hernoemen of Verwijderen:

Je kunt ook de map openen en vanaf daar verder gaan.

Labellen

Beschikbaarheid: alle plannen

Opmerking:

Tags zijn hoofdlettergevoelig.

Een item taggen:

  1. beweeg de muis over het document/de sjabloon en klik op de ellipsen uiterst rechts
  2. Selecteer tags toevoegen
  3. Kies een tag uit de lijst of maak een nieuwe aan
  4. Druk op Opslaan

Je ziet al je bestaande tags in het linkerpaneel. Klik erop om alle documenten met de toegepaste tag(s) uit te filteren. Als je meer dan één tag kiest, zoekt PandaDoc naar de documenten waarop alle gekozen tags zijn toegepast.

Een document van tags ontdoen:

  1. beweeg de muis over het document en klik op de ellipsen uiterst rechts
  2. Klik op tags toevoegen
  3. Druk op de rode 'x' naast de tag die je wilt verwijderen
  4. Druk op Opslaan

Waarschuwing:

Neem contact op metons ondersteuningsteam als je tags moet verwijderen. Als je de rol van Lid hebt, vragen we mogelijk om goedkeuring van een beheerder op je account.

Verwante artikelen