Gebruikers toevoegen en verwijderen

Het toevoegen van leden is een uitstekende manier om samen documenten te delen en te maken.

Eerst moet je licenties aan je account toevoegen, daarna kun je leden uitnodigen. Hieronder vind je meer informatie.

Als je een licentie moet overdragen van een oude gebruiker naar een nieuwe, verwijder dan eerst de oude gebruiker. Daarna heb je een reservelicentie en kun je een nieuwe gebruiker uitnodigen.

Beschikbare licenties controleren of nieuwe toevoegen

1. Controleer het aantal licenties dat je momenteel over hebt door naar "Instellingen > Facturering" te gaan > onder "Gebruikerslicenties" zie je het aantal bezette en beschikbare licenties.
2. Klik op "Beheren" om meer licenties toe te voegen.

Nodig nieuwe leden uit via een link

Als je meerdere collega's wilt uitnodigen voor je account, kun je dit eenvoudig doen met onze uitnodigingslinkfunctie.

Je hoeft alleen maar een uitnodigingslink te kopiëren en deze met je team te delen. Dan is het gewoon aan je collega's om zich bij je werkplek aan te sluiten!

Gebruikers uitnodigen via een link

Selecteer om te beginnen de knop "Mensen uitnodigen" op je navigatiepaneel. Je kunt ook naar "Instellingen > Team en licenties" gaan en van daaruit klikken op "Nieuwe gebruiker uitnodigen".

Kies vervolgens in het pop-upvenster onder "Uitnodigen via link " een rol voor elk van je nieuwe gebruikers, selecteer een licentietype (indien van toepassing) en kopieer de link.

Dat is alles! Nu kun je de link delen met je collega's.

Hoe meerdere links delen voor verschillende account-rollen

Je kunt ook tegelijkertijd meerdere gebruikers met verschillende rollen uitnodigen. Hier lees je hoe:

1. Selecteer "Mensen uitnodigen" in het linker navigatiepaneel of de knop "Nieuwe gebruiker uitnodigen" in "Instellingen > Team en licenties" > Team en licenties"
2. Selecteer een rol voor nieuwe gebruikers die je uitnodigt om lid te worden van je werkruimte
3. Klik op de knop "Link kopiëren" en deel deze link met je collega 's
4. Een andere rol selecteren in hetzelfde pop-upvenster
5. Herhaal stap 3 en deel deze nieuwe link met collega's die zich bij je werkruimte zullen voegen met deze andere rol

Zodra je collega's op deze link klikken, moeten ze hun profielgegevens toevoegen en op "Word lid van werkruimte" klikken.

Voordat je een link verstuurt waarmee je collega's lid kunnen worden van je werkruimte, moet je ervoor zorgen dat je genoeg licenties hebt zodat iedereen lid kan worden. Ga naar "Teams en licenties" of de pagina "Facturering" om te controleren hoeveel licenties je nog hebt.

Wees gewaarschuwd dat iedereen die je uitnodigt, lid kan worden van je werkruimte - zelfs als je geen licenties beschikbaar hebt. Zodra een gebruiker zich via een link bij je werkruimte aansluit, ontvang je een e-mail waarin staat dat er een lading is gepland voor 48 uur vanaf het moment dat de gebruiker zich heeft aangemeld.

Indien nodig kun je elke nieuwe gebruiker verwijderen in je teaminstellingen, zodat je geen nieuwe licentie in rekening hoeft te brengen.

Hoe een uitnodigingslink deactiveren

Om de uitnodigingslink te deactiveren klik je gewoon op het herlaadpictogram naast de link.

Gebruikers zien dit bericht als ze op de gedeactiveerde link klikken.

Nodig nieuwe gebruikers uit via e-mail

1. Zodra de licenties zijn toegevoegd of je weet zeker dat je er genoeg hebt, selecteer je "Mensen uitnodigen" in de linkernavigatie
2. Selecteer de tab "Uitnodigen per e-mail"
3. Voer het e-mailadres in en selecteer een rol voor het nieuwe accountlid: Lid, Beheerder of Admin.
4. Als je meer dan één licentietype hebt toegewezen aan je account (Standaard, Creator, eSign of Read-only), selecteer dan de licentie voor de nieuwe gebruiker. Opmerking: de licentie-dropdown verdwijnt als je een gebruiker uitnodigt die al deel uitmaakt van je organisatie in een andere werkruimte. Zodra je ze uitnodigt, hebben ze dezelfde licentie als in een andere werkruimte.
5. Het nieuwe lid ontvangt een e-mail met een uitnodiging om lid te worden van je werkruimte. Ze moeten op "Word lid van de werkruimte" klikken en een wachtwoord aanmaken voor hun account. De uitnodiging blijft in de wachtstand totdat je collega deze accepteert.
6. Je kunt de uitnodiging opnieuw versturen (voor het geval ze hem niet hebben ontvangen of als herinnering) of annuleren door op het contextmenu naast de naam van het lid te klikken en een optie te kiezen (drie puntjes uiterst rechts van de naam van een teamlid als je er met de muis overheen gaat).

 

Teamgenoten toestaan om lid te worden van je account

Beschikbaarheid: Alle abonnementen

Je collega's kunnen gemakkelijk lid worden van je account als ze binnen hetzelfde domein werken als de eigenaar van je account.

Om anderen uit je domein uit te nodigen voor je account, kies je eerst je profielafbeelding in de linkerbenedenhoek om naar "Instellingen" te gaan, selecteer je "Standaard werkruimte" en vervolgens het selectievakje naast "Teaminstellingen".

Als een nieuwe gebruiker een PandaDoc-account aanmaakt, wordt hem gevraagd om zijn e-mailadres te bevestigen door een verificatiecode in te voeren.

Zodra nieuwe gebruikers hun e-mailadres hebben geverifieerd, krijgen ze een lijst te zien met accounts waar ze onder hun domein lid van kan worden.

Nadat nieuwe gebruikers "Toegang aanvragen" hebben geselecteerd, krijgen ze toegang zodra de accounteigenaar hun aanvraag heeft goedgekeurd.

Zodra accounteigenaars op de hoogte zijn gesteld van het verzoek van de nieuwe gebruiker om lid te worden, kunnen ze in de e-mailmelding "Toegang verlenen" selecteren. Ze worden dan doorgestuurd naar een nieuw modal venster waar ze rollen en werkruimten voor de nieuwe gebruiker kunnen kiezen.

Zodra eigenaars "Toegang verlenen" selecteren, ontvangen nieuwe gebruikers een e-mailnotificatie waarmee ze kunnen bevestigen dat ze lid willen worden van het account. En dan kunnen de samenwerkingen beginnen!

Nodig nieuwe gebruikers uit via een openbare link

Beschikbaarheid: Alle abonnementen

Een andere manier om een teamgenoot toe te laten tot je account is door hem of haar een link naar een document of sjabloon te sturen.

Kopieer gewoon de link naar een document of sjabloon uit de adresbalk, deel het met je teamgenoot en begin er samen aan te werken! Zo werkt het:

1. Je teamgenoot klikt op de link en wordt vervolgens gevraagd om zijn naam en e-mailadres in te voeren (in het geval van toegang tot het document alleen e-mail) om toegang tot je account aan te vragen.
2. Zodra ze "Toegang aanvragen" selecteren, worden er e-mailmeldingen verstuurd naar de beheerders van je account
3. Elke beheerder kan het verzoek goedkeuren door te klikken op "Toegang verlenen" in de e-mailmelding, waarna de gebruiker een melding krijgt over het lid worden van je account.
4. Als gebruikers in de e-mailmelding op "Deelnemen" klikken, worden ze naar het document of de sjabloon gestuurd.

Om deze functie uit te schakelen, selecteer je eerst je profielafbeelding in de linkeronderhoek om naar "Instellingen" te gaan, selecteer je "Standaard werkruimte", de linkeronderhoek om naar "Instellingen" te gaan, selecteer je "Standaard werkruimte", scroll je vervolgens naar beneden naar "Teaminstellingen" en vink je de optie "Iedereen toegang tot documenten laten vragen" uit. Selecteer tot slot "Wijzigingen opslaan".

Leden verwijderen

1. Om een lid te verwijderen,kies je linksonder je profielafbeelding om naar "Instellingen" te gaan en selecteer je "Team en licenties".
2. Ga met de muis over een gebruiker en selecteer drie verticale ellipsen uiterst rechts, selecteer dan"Gebruiker verwijderen" uit de dropdown. Als deze persoon lid is van meerderewerkruimteskun je ze in één keer uit alle werkruimtes verwijderen. Vink hiervoor de optie "Verwijderen uit alle werkruimtes" aan.

   Opmerking:

   De gebruiker wordt niet verwijderd uit de werkruimte waar je een rol als Lid hebt.
3. Je kunt een andere gebruiker uit je account cc 'en op de documenten van de verwijderde gebruiker, zodat je geen belangrijke meldingen kwijtraakt als het document wordt ondertekend.
4. Nodig een andere persoon uit als je een teamlid wilt vervangen.

Je kunt meerdere gebruikers tegelijk verwijderen. Vink alle gebruikers aan die je wilt beheren en selecteer rechtsboven "Gebruiker verwijderen".