Sjablonen en content-bibliotheek items delen
Opmerking:
Sommige afbeeldingen en koppelingen in dit artikel zijn mogelijk alleen beschikbaar in het Engels.Beschikbaarheid: Enterprise
Met onze functie voor het delen van inhoud kunt u gemakkelijk sjablonen en items uit de content-bibliotheek delen in uw werkruimten. U kunt afzonderlijke bestanden en/of volledige mappen met sjablonen en items uit de content-bibliotheek delen.
Opmerking:
Alle gedeelde content is alleen beschikbaar als alleen-lezen. Gedeelde content kan weliswaar worden gebruikt om nieuwe documenten te maken en te verzenden, maar kan niet worden bewerkt.Sla over en ga naar:
Individuele content delen over werkruimten
Opmerking:
Alleen een werkruimte-beheerder kan content delen onder werkruimten.Om een sjabloon of item uit uw content-bibliotheek te delen, gaat u eerst naar uw sjabloonlijst.
- Beweeg de cursor uiterst rechts over de content die u wilt delen, klik op de verticale ellipsen, kies dan Delen naar werkruimte in het vervolgkeuzemenu.
- Vervolgens ziet u onder het kopje Beschikbare werkruimten welke werkruimten beschikbaar zijn om te delen. Selecteer de werkruimte(n) waar u de content wilt delen. Zodra u klaar bent, klik op Opslaan.
Als u een goedkeurings-/werkstroomproces gebruikt voor uw sjablonen, zullen uw gedeelde sjablonen deze goedkeuringsinstellingen behouden, en alle documenten die vanuit deze sjablonen worden gemaakt, zullen deze instellingen overnemen. Als gevolg daarvan moet elk goedkeurend teamlid lid zijn van de gedeelde werkruimte van het sjabloon om een document te kunnen openen en goedkeuren. Indien de aangewezen persoon geen lid is, zal deze de volgende boodschap zien wanneer het document wordt geopend vanuit de e-mail notificatie:
Gedeelde content bekijken
Om te controleren in welke werkruimte een item wordt gedeeld, beweeg de cursor over het item uiterst rechts, klik op de verticale ellipsen, klik dan op Delen naar werkruimte in het vervolgkeuzemenu. Als u aangevinkte werkruimten ziet, betekent dit dat het item daar al gedeeld wordt. Om het delen van uw content met een werkruimte te stoppen, verwijdert u het vinkje onder Beschikbare werkruimten.
Mappen met content delen
U kunt ook hele mappen met content delen.
- Beweeg de cursor uiterst rechts over de map die u wilt delen, klik op de verticale ellipsen, kies dan Delen naar werkruimte in het vervolgkeuzemenu.
- Vervolgens kunt u onder Beschikbare werkruimten zien welke werkruimten beschikbaar zijn voor delen en de werkruimte(n) selecteren waarmee u content wilt delen. Klik op Opslaan zodra u klaar bent.
U ziet een deelpictogram naast mappen en items die worden gedeeld met andere werkruimten.
Toegang tot gedeelde content
In de Sjabloon en Content-bibliotheek secties is een map genaamd Gedeeld met mij. Deze map bevat items die met deze werkruimte worden gedeeld.
Gedeelde sjablonen en items uit de content-bibliotheek gebruiken
Gedeelde sjabloon
Begin met het openen van de Gedeeld met mij map (zie hierboven). Maak vervolgens een document dat deze gedeelde sjabloon op een van de volgende drie manieren gebruikt:
- Beweeg de cursor over het item in de lijst Sjabloon en klik op Document maken.
- Klik op de sjabloon en vervolgens op Document maken boven aan de pagina.
- Klik op Nieuw Document Gedeelde sjablonen Maak een nieuw document met een gedeelde sjabloon.
Opmerking:
Gedeelde sjablonen kunnen niet worden bewerkt of gewijzigd. Als u een gedeelde sjabloon wilt bewerken, brengt u wijzigingen aan in de oorspronkelijke werkruimte van waaruit de sjabloon is gedeeld. De gedeelde sjabloon zal automatisch worden bijgewerkt.Gedeelde content-bibliotheek
U kunt gedeelde items uit de content-bibliotheek gebruiken en ze op dezelfde manier aan documenten en sjablonen toevoegen als gewone items uit de content-bibliotheek.
