Partager des documents avec les collaborateurs
Remarque:
Certaines images et certains liens dans cet article ne sont disponibles qu'en anglais américain.Disponibilité : forfaits Esssentiels, Commerce et Entreprise
Partager un document est une manière idéale de collaborer en toute transparence avec des coéquipiers d'autres espaces de travail ou qui ont des permissions inférieures, ou même avec des collègues qui n'ont pas de licence PandaDoc.
Remarque :
Vous pouvez inviter des utilisateurs à collaborer à des documents, quel que soit leur statut. Vous pouvez ajouter jusqu'à 20 collaborateurs à votre compte.Inviter des collaborateurs externes
Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous souhaitez inviter une personne extérieure à votre compte PandaDoc à consulter votre document et à suggérer des améliorations sans devoir acheter de licence ni lui donner accès à d'autres documents du même espace de travail.
Remarque :
Tout utilisateur ayant un rôle de membre, de gestionnaire ou d'administrateur et ayant la permission de consulter des documents créés par d'autres utilisateurs peut inviter des collaborateurs.Les utilisateurs invités dans un rôle de collaborateur peuvent :
- Accéder, visualiser et commenter les documents partagés avec eux
- Accéder à la boîte de réception et ajouter leurs informations personnelles au compte dans Paramètres Infos personnelles
Pour inviter une personne qui ne fait pas partie de votre équipe, sélectionnez simplement Inviter et choisissez Collaborateur dans la liste déroulante. Ensuite, lorsque la fenêtre contextuelle apparaît, saisissez leur adresse e-mail, puis sélectionnez Tab ou Enter. Enfin, sélectionnez Envoyer une invitation.
Les utilisateurs externes peuvent également demander l'accès à un document si vous leur envoyez un lien. Un administrateur recevra une notification par e-mail et pourra accorder l'accès.
Lorsque vous sélectionnez Envoyer l'invitation, l'utilisateur est ajouté à la liste des collaborateurs et vous pouvez modifier son autorisation. 
Par défaut, votre collaborateur externe sera invité au document avec le niveau de permission « Voir et commenter ». Ils auront un rôle de collaborateur dans l'espace de travail et une licence invité.
Vue du collaborateur : 
Remarque :
Si vous souhaitez que votre collaborateur externe puisse avoir des capacités d'édition, vous devrez acquérir une licence standard. Si vous modifiez seulement leur autorisation à « Peut modifier » dans un document, ils auront toujours un rôle de collaborateur et n'auront pas accès aux modèles et aux documents créés par d'autres utilisateurs. Vous pouvez facilement modifier leur rôle et leur licence dans les paramètres de l'équipe.
Avertissement :
Si votre compte n'a pas de licence inutilisée, des frais supplémentaires s'appliqueront.Une fois que vous avez sélectionné Envoyer l'invitation, votre collaborateur externe recevra une notification par e-mail contenant un lien vers le document. Ce lien leur permettra de rejoindre facilement votre espace de travail avec une licence d'invité et de visualiser le document dès qu'ils auront créé leur propre profil d'invité.
Inviter des collaborateurs internes
Vous pouvez accorder à tout utilisateur de votre compte l'accès à un document spécifique, indépendamment de son espace de travail ou de son rôle.
Il existe deux types de permissions de collaborateur sur un document :
- Peut voir et commenter
- Peut modifier
Pour partager un document avec vos collègues, sélectionnez Inviter en haut de la page, puis Collaborateur dans la liste déroulante. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez vos collègues dans la liste déroulante, ou commencez à saisir leurs noms pour filtrer la liste. Une fois tous les collaborateurs ajoutés, sélectionnez Envoyer l'invitation.
Une fois que vous avez sélectionné Envoyer l'invitation, vous pouvez modifier leurs autorisations en « Peut voir et commenter » ou « Peut modifier ». Vos collaborateurs recevront alors chacun un e-mail de notification contenant un lien vers le document.
Lorsque vous invitez des collaborateurs d'un autre espace de travail, ils seront ajoutés au document avec la permission par défaut « Peut voir et commenter », et auront un rôle de collaborateur dans leur nouvel espace de travail.
Remarque :
Inviter des collaborateurs d'autres espaces de travail n'entraînera pas de frais supplémentaires puisqu'ils disposent déjà d'une licence sur votre compte.Si vous invitez des utilisateurs de l'espace de travail auquel le document appartient, leur niveau de permission correspondra à leur rôle de compte. Par exemple, si un collègue a un rôle d'administrateur ou de gestionnaire, il se verra accorder l'autorisation par défaut « Peut modifier ». L'autorisation par défaut pour un rôle de membre, quant à elle, sera « Peut voir et commenter ». (Cliquez ici pour en savoir plus sur les rôles du compte.)
Vous pouvez modifier les autorisations à tout moment une fois que vous avez invité des collaborateurs.
Avertissement :
Toute modification des autorisations ne sera pas appliquée tant que le collaborateur n'aura pas rafraîchi la page.Les collaborateurs peuvent trouver les documents auxquels ils ont été invités dans le dossier « Partagé avec moi », situé dans l'onglet Documents.
Si vous souhaitez changer le rôle d'un utilisateur existant en collaborateur, vous pouvez le faire dans les paramètres de l'équipe ou dans le panneau d'administration. Si le rôle d'un utilisateur est modifié de cette manière, il n'aura plus accès au tableau de bord, aux contacts, à la bibliothèque de contenus, aux modèles et aux documents. Ils continueront toutefois à avoir accès aux documents qu'ils ont créés, ainsi qu'aux documents partagés avec eux.
Découvrez comment partager des dossiers de documents avec des collaborateurs ici.