Créer des formulaires

Disponibilité: forfaits Commerce* et Entreprise*

* 250 documents par an et par compte sont inclus. Vous pouvez acheter des formulaires supplémentaires pour 2 € de plus par document.

Dans cet article, nous discuterons du processus de création d'un formulaire, y compris de l'attribution des rôles et de la construction du formulaire en elle-même.

Regardez une courte vidéo de l'aperçu rapide des formulaires.

Activation des formulaires

Avant de créer un formulaire, assurez-vous que cette fonctionnalité est activée dans le Magasin des modules complémentaires. Notez que seul le propriétaire du compte peut activer les modules supplémentaires dans le magasin des modules complémentaires.

Pour activer les modules complémentaires des formulaires, assurez-vous d'abord que vous êtes connecté à votre compte PandaDoc. Ensuite, suivez ce lien https://appli.pandadoc.fr/a/#/magasincomplementaires/eformulaires et cliquez sur Ajouter à PandaDoc dans la fenêtre contextuelle. C'est tout ce qu'il faut faire !

Si vous souhaitez mettre les formulaires à disposition dans plusieurs espaces de travail, commencez par aller dans Paramètres. Une fois là, vous pouvez activer l'ajout dans n'importe quel espace de travail en cochant la case à côté de chaque nom d'espace de travail, puis en cliquant sur Enregistrer les modifications.

Rafraîchissez la page et vous devriez pouvoir voir la section des formulaires dans le panneau gauche.

Création de votre formulaire

D'abord, naviguez jusqu'à la section des formulaires le long du panneau gauche ; puis, cliquez sur le bouton vert Créer un formulaire près du coin supérieur droit de l'écran. Vous pouvez maintenant sélectionner un modèle à partir de vos modèles existants. Si vous souhaitez créer un formulaire de toute pièce, vous devrez soit créer un modèle, soit télécharger votre fichier comme modèle. Une fois fait, vous pouvez ensuite créer un formulaire à partir de ce modèle.

Ajout des destinataires ou des rôles à votre formulaire

La première chose à faire une fois que vous ouvrez votre nouveau formulaire est de spécifier le destinataire principal et (le cas échéant) le destinataire secondaire.

• Un destinataire principal est la personne qui doit lancer le processus de signature. Un formulaire ne peut avoir qu'un seul destinataire primaire. Vous devez inclure le rôle du destinataire principal dans votre formulaire.
• Un destinataire secondaire est un cosignataire du formulaire. Il ne lance pas le processus de signature et est généralement nommé par le destinataire principal. Le destinataire secondaire est un rôle facultatif.

Par exemple, imaginons que vous avez créé un formulaire pour les demandes de congés. Le destinataire principal sera l'employé qui demande les congés et le destinataire secondaire sera le responsable qui doit cosigner la demande pour qu'un représentant des ressources humaines (RH) puisse la traiter. Le destinataire principal (l'employé) saisira le nom et l'adresse e-mail du destinataire secondaire (le responsable) avant de signer le formulaire pour s'assurer que le responsable reçoit le formulaire pour le signer.

Si le modèle à partir duquel vous avez créé le formulaire contient des rôles, ils seront importés dans votre formulaire. Le premier rôle dans le modèle deviendra le destinataire principal dans le formulaire.

Suivez ce lien pour apprendre à créer une feuille de temps des employés à l'aide des formulaires.  

Commande de signature

Si vous avez plusieurs destinataires secondaires, vous pouvez définir une commande de signature pour eux. Cette fonctionnalité garantit qu'une fois que le formulaire est signé par le destinataire principal, il sera envoyé au premier destinataire secondaire dans la liste des commandes de signature. Une fois que cette personne signe, le formulaire sera envoyé au destinataire suivant en ligne.

Retournons à notre exemple des demandes de congés. Le représentant des RH ne devrait recevoir le formulaire qu'une fois que l'employé et le responsable de l'employé ont signé le formulaire. Dans ce cas, vous avez défini l'employé comme le destinataire principal, tandis que le responsable et le représentant des RH sont des destinataires secondaires.

Vous pouvez ensuite activer l'ordre de signature pour vous assurer que vous avez d'abord listé le rôle du responsable. Lorsque l'employé remplira et signera le formulaire, le document sera envoyé au responsable. Le responsable signera le document et c'est seulement à moment que ce dernier sera envoyé au représentant des RH.

Pré-attribution d'une personne à un rôle

Si une personne spécifique a besoin de signer tous les documents générés à partir de votre formulaire, vous pouvez lui attribuer à un rôle de formulaire spécifique. Il vous suffit de cliquer sur le nom de rôle et de saisir l'adresse e-mail du signataire sous Pré-attribuer une personne.

Voici un exemple utile qui, de nouveau, utilise les demandes de congés. Il se peut que le même représentant des RH traitera toutes les demandes de congés, vous pouvez donc attribuer cette personne au rôle des RH. Lorsque l'employé remplit le formulaire de demande de congés, il n'a qu'à préciser le nom de son responsable. Le représentant des RH recevra automatiquement le formulaire parce qu'un rôle spécifique lui a été attribué à l'avance.

Utilisation des variables de rôle pour ajouter les coordonnées du signataire

Les variables de rôle sont un moyen facile de remplir automatiquement les coordonnées du signataire dans votre formulaire. Une variable de rôle comprendra toujours le nom de rôle au début et elle sera listée sous le rôle dans la section des variables.

Cliquez sur une variable pour la copier et l'ajouter à votre formulaire. Pour ajouter une variable dans du contenu téléchargé, ajoutez d'abord un bloc de texte, puis la variable.

Lorsque le signataire ouvrira le formulaire, il saisira ses coordonnées requises qui seront ensuite remplies automatiquement dans les variables du formulaire.

Configuration de la numérotation automatique dans votre formulaire

La numérotation automatique vous permet de définir une séquence et un numéro à chaque nouveau document créé à partir de votre formulaire.

Application de la numérotation automatique dans les modèles et les formulaires

Pour appliquer la numérotation automatique à votre formulaire, commencez par ajouter une séquence. Sélectionnez les Paramètres, puis faites défiler jusqu'à Numérotation automatique du document. Sélectionnez Ajouter la séquence pour ajouter une nouvelle séquence et commencer la numérotation. Une fois terminée, sélectionnez Ajouter.

Une fois que vous avez configuré votre séquence, vous pouvez l'appliquer soit dans le modèle que vous utiliserez, soit directement dans votre formulaire. Les formulaires créés à partir d'un modèle avec une séquence hériteront de cette séquence.

Pour appliquer une séquence à votre modèle, sélectionnez le menu du contexte en haut à droite, puis les détails du modèle à partir du menu déroulant. Faites défiler jusqu'à la Séquence du modèle, puis sélectionnez l'icône de l'engrenage. Sélectionnez la séquence que vous venez de créer, ou créez-en une nouvelle ici. Enfin, sélectionnez Appliquer.

Pour appliquer une séquence à votre formulaire, sélectionnez le menu du contexte en haut à droite, puis la Séquence du document.

Utilisation de la variable de la séquence pour remplir le numéro de la séquence

Une fois que vous avez configuré ce qui précède, vous pouvez ajouter une variable de la séquence à votre modèle ou formulaire. Cela remplira automatiquement le numéro dans chaque document créé à partir du modèle ou du formulaire.

Pour appliquer une variable de la séquence, ouvrez un modèle ou un formulaire, puis allez dans l'onglet Variables. Faites défiler jusqu'en bas. Sous Système, copiez [Document.NumeroSeq] et collez-le dans un bloc dans votre modèle ou formulaire.

La variable de la séquence sera remplie automatiquement une fois que votre formulaire sera publié et que les destinataires le verront.

Construction de votre formulairee

Lorsque vous créez un formulaire à partir d'un modèle existant, le contenu du modèle est facilement importé dans votre nouveau formulaire. Mieux encore, vous pouvez personnaliser votre formulaire en ajoutant les blocs de contenu et les champs, comme vous le faites normalement.

Vous pouvez également définir une grille tarifaire interactive, comme vous pouvez le faire dans vos documents et modèles normaux.

Ajoutez un champ de Collecter les fichiers pour permettre à vos destinataires de télécharger facilement les fichiers dans votre formulaire.

Vous pouvez également ajouter du contenu à partir de votre Bibliothèque des contenus. Mais vous ne pouvez pas enregistrer les pages du formulaire et les blocs de contenu dans votre bibliothèque des contenus.

Enfin, vous pouvez même modifier la conception de votre formulaire.

Ajout du titre à l'ID de champ

Pour trouver et travailler facilement avec les données que vos destinataires ont incluses, vous pouvez ajouter un titre à l'ID de champ pour n'importe quel champ de texte, de case ou de menu déroulant.

La valeur ajoutée à l'ID de champ se trouve dans l'en-tête de la colonne du fichier CSV téléchargé avec les réponses du formulaire. Dans l'en-tête de la colonne, la valeur est ajoutée après le rôle et le type de champ dans ce format: Role_Name.Field_Type.Field_ID_value.

Pour ajouter une valeur à un ID de champ, sélectionnez un champ dans votre modèle ou formulaire, puis sélectionnez Propriétés dans le panneau flottant du champ. Enfin, saisissez un titre sous l'ID de champ à droite.

Publication et suppression de la publication de votre formulaire

Une fois que vous êtes prêt à recueillir les signatures avec votre nouveau formulaire, cliquez sur Obtenir le code. Vous pouvez ensuite copier le code pour ajouter le formulaire à votre site Web ou obtenir un lien direct au formulaire.

Ensuite, une fois que vous êtes prêt à accepter les signatures via votre formulaire, cliquez sur Publier. Les autres pourront ainsi remplir le formulaire. Si vous ajoutez le formulaire à votre site Web sans le publier, les autres seront incapables de le remplir.

Pour apporter des modifications à votre formulaire, vous devrez en supprimer la publication. Lorsqu'un formulaire est désactivé ou n'est pas publié, voilà ce que votre client verra (à condition que vous n'ayez pas supprimé le code de votre site Web).

Une fois que vous avez terminé de le modifier, il vous suffit de cliquer sur Publier. Vous n'avez pas besoin de générer un nouveau code: il restera inchangé.

Affichage et gestion de vos formulaires

Vous pouvez voir vos formulaires en allant dans la section des formulaires de l'application.

Vos formulaires peuvent être dans trois niveaux d'état: Brouillon, Actif, Désactivé.

Brouillon: le formulaire a été créé, mais il n'est pas encore publié.

Actif: le formulaire a été créé et publié. (Notez que cela ne signifie pas qu'il a été ajouté à votre site Web, mais il peut être rempli.)

Désactivé: vous avez supprimé la publication du formulaire et il ne peut plus être rempli.

Pour supprimer, dupliquer, renommer, ou télécharger un fichier CSV avec les réponses d'un formulaire, cliquez sur les ellipses verticales à droite du nom du formulaire, puis sélectionnez une action dans le menu déroulant.

Vous pouvez également supprimer ou dupliquer plusieurs formulaires à la fois. Il vous suffit de vérifier le nombre de cases que vous souhaitez à gauche de n'importe quel nom de formulaire, puis sélectionnez une action dans le coin supérieur droit.

Notre prochain article approfondit la publication et la modification des formulaires. Continuez à lire si vous souhaitez en savoir plus!