Envoi groupé des documents
Remarque:
Certaines images et certains liens dans cet article ne sont disponibles qu'en anglais américain.Avertissement:
PandaDoc se réserve le droit de suspendre temporairement cette fonctionnalité si nous voyons un usage déraisonnable, car cela aura un impact sur la possibilité de livraison pour tous nos utilisateurs PandaDoc.Regardez ci-dessous pour apprendre comment envoyer un document à plusieurs destinataires. Chaque destinataire recevra une copie unique à remplir ou à voir.
Disponibilité: forfait Commerce, Entreprise + forfait volume avec des frais supplémentaires
Cette fonctionnalité n'est pas disponible par défaut, contactez notre équipe de support à support@pandadoc.fr pour qu'elle l'active.
Regardez la vidéo de présentation:
Vous avez besoin:
- d'un modèle avec au moins un rôle,
- un fichier CSV avec les données de vos destinataires. Notez que vous pouvez envoyer 1 000 documents au maximum par heure et vous ne pouvez pas utiliser la même adresse e-mail pour les différents destinataires.
- Activer «Envoi groupé» dans le magasin de modules complémentaires. (Cela doit être fait par le propriétaire du compte.)
Remarque:
Nous avons une limite de 1 000 e-mails par heure avec cette fonctionnalité.Choix d'un modèle
Dans le tableau de bord, cliquez sur «Créer un nouveau» et choisissez «Envoi groupé».
Sélectionnez un modèle dans la liste. Notez que tous les champs doivent être attribués aux rôles.
Nous allons utiliser un modèle avec un rôle: l'employé.
Examen des variables de modèle, création d'un fichier CSV pour télécharger les données de vos destinataires.
D'abord, examinez les variables qui peuvent être remplies avec les données de vos destinataires.
Toutes les variables de rôle par défaut sont affichées dans chaque menu déroulant de rôle. Nous déplierons le menu déroulant de l'employé pour découvrir toutes les variables par défaut.
Les variables personnalisées (si vous en avez) apparaissent dans un menu déroulant séparé.
Création d'un fichier CSV contenant les données de vos destinataires.
PandaDoc génère un fichier CSV vierge basé sur le modèle que vous utilisez. Téléchargez ce fichier CSV et remplissez-le avec les données de vos destinataires.
Outre les variables, ce fichier CSV comprendra:
- le titre du document: vous pouvez personnaliser le nom du document pour chaque destinataire.
- le corps de l'e-mail: vous pouvez personnaliser les corps des e-mails pour les destinataires individuels.
Si vous avez déjà un fichier CSV que vous souhaitez ajuster et télécharger, étendez le texte pour voir les conditions requises.
- Le fichier doit être formaté comme un dossier (CVS) avec des valeurs séparées par une virgule.
- La première rangée du fichier doit spécifier les variables que vous allez remplir dans les documents. La variable d'e-mail est requise et doit être remplie dans le fichier. Les autres variables ou colonnes sont facultatives. Les variables sont collées sans crochets. Regardez l'exemple ci-dessous :
- Le fichier CSV ne peut pas contenir plus de 1 000 destinataires.
Téléchargement de votre fichier CSV
Maintenant, vous êtes prêt à télécharger votre fichier CSV. Vous pouvez le glisser-déposer ou le choisir de votre appareil et également l'importer de Google Drive, Dropbox, Box et OneDrive.
Examen des avertissements et des erreurs
Après le traitement du fichier CSV, PandaDoc vous montrera les erreurs et les espaces vides qu'il a trouvés.
Erreurs (mises en surbrillance en rouge): les adresses e-mail manquantes ou invalides. Vous ne pouvezpas procéder à l'envoi avec des erreurs, vous devez donc apporter les modifications nécessaires au fichier et le télécharger à nouveau.
Avertissements (mis en surbrillance en jaune): les variables ne sont pas remplies. Vous pouvez procéder à l'envoi avec des avertissements, les variables non remplies seront affichées comme des champs vierges dans les documents envoyés.
Envoi de vos documents
Une fois que vous êtes prêt à envoyer vos documents, cliquez sur «Continuer». Cela vous mènera à la dernière étape du processus.
Ici, vous pouvez examiner le nombre de documents qui seront envoyés et ajouter un corps d'e-mail si vous ne l'avez pas spécifié dans votre fichier CSV.
Que se passe-t-il après l'envoi?
Après que vous ayez cliqué sur Envoyer, PandaDoc créera un dossier dans votre section de documents intitulée «Nom du modèle: Date» à l'aide du nom du modèle que vous avez sélectionné et la date à laquelle vous l'avez envoyé.
Le dossier contiendra tous les documents qui ont été envoyés dans ce groupe.
Lorsque tous les documents auront été envoyés, nous vous enverrons une confirmation par e-mail.
