Salesforce Lightning

Disponibilité:

PandaDoc: forfait Entreprise

Salesforce: les éditions «Essentials», «Professionnal», «Entreprise», «Unlimited» et «Developer».

L'intégration fonctionnera pour les opportunités, leads, contacts, comptes et objets personnalisés.

Fonctionnalités

• Variables: vous pouvez transférer automatiquement les informations de Salesforce aux documents PandaDoc à l'aide de variables.
• Produits: transférez les informations du produit des offres de Salesforce aux grilles tarifaires de PandaDoc.
• Création de documents: vous pouvez créer les documents PandaDoc à partir des opportunités, comptes, contacts, prospects et objets personnalisés.
• Suivi de l'état: vous pouvez suivre l'état du document dans Salesforce.
• Synchronisation des données entre Salesforce et PandaDoc (pas disponible dans les éditions Group et Professional)

Connection de PandaDoc et Salesforce

1. Dans PandaDoc, allez dans «Paramètres» > «Intégrations». Cliquez sur «Salesforce» choisissez où vous souhaitez activer l'intégration: Sandbox ou environnement de production.  
2. Vous devrez peut-être vous connecter à Salesforce à ce stade. Cliquez sur «Autoriser» pour permettre à PandaDoc d'accéder à Salesforce.
3. Votre compte PandaDoc est maintenant connecté à Salesforce. Procédez à l'installation du package PandaDoc dans AppExchange comme décrit dans la prochaine section.

Installation du package PandDoc dans AppExchange

1. Connectez-vous à votre compte Salesforce: https://login.salesforce.com/
2. Vous pouvez trouver notre application dans SFDC AppExchange
3. Cliquez sur «Obtenir maintenant»
4. Cliquez sur «Installer pour tous les utilisateurs» puis cliquez sur «Mettre à jour ou installer» 
5. Sélectionnez «Oui, donner accès à ces sites tiers» et cliquez sur «Continuer»
6. Le processus d'installation commencera et pourra prendre du temps. Cliquez sur «Fini» une fois qu'il est terminé.

Configuration du module PandaDoc pour un objet Salesforce

1. Ouvrez un dossier d'opportunité
2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône de l'engrenage Modifier la page
3. Vous serez transféré dans le mode Édition, où vous pouvez ajouter le module PandaDoc à la mise en page
4. Dans le panneau gauche, faites défiler et trouvez le composant Lightning pour les documents PandaDoc
5. Gissez-déposez-le dans la mise en page là où vous le souhaitez
6. Vous pouvez ajouter autant de composants de PandaDoc que vous le souhaitez
7. Quand vous l'ajoutez, ajustez la taille du composant et le mode d'affichage. Les documents associés montreront tous les documents créés pour une opportunité, la sélection des modèles montrera les modèles à partir desquels vous pouvez créer des documents
8. Enregistrez et activez le composant en cliquant sur «Enregistrer» et «Activer» en haut à droite.

Transfert des données de SFDC dans PandaDoc

Pour transférer les données de Salesforce dans un document PandaDoc, vous devez d'abord créer votre modèle et le configurer avec des Variables (comme pour Fusionner les champs). 

Transfert des champs de Salesforce dans PandaDoc

Avant de configurer votre modèle avec des variables, créez une liste de variables pour chaque objet avec lequel vous utiliserez PandaDoc.

1. Pour cela, cliquez sur votre bouton Lanceur d'applications et allez dans Configuration de Pandadoc. Faites défiler jusqu'à «Salesforce dans le flux de données PandaDoc» et cliquez sur «Configurer des jetons» 
2. Ensuite, choisissez un objet pour lequel vous souhaitez modifier la liste de jetons. Si vous avez PandaDoc dans un autre objet, cliquez sur «Ajouter un objet» 
3. Vous verrez une liste des variables ou des jetons par défaut à droite. Pour en ajouter plus, vérifiez les champs que vous souhaitez ajouter dans la liste des variables ou des jetons et cliquez sur «Enregistrer» 
4. Ouvrez votre modèle PandaDoc dans une fenêtre de navigateur séparée, copiez et collez les noms de variables entre crochets dans le modèle
5. Lorsque vous créez un document à partir de Salesforce à l'aide de ce modèle, les variables rempliront les informations provenant du CRM.

Transfert des destinataires de Salesforce à PandaDoc

Par défaut, Salesforce pousse les informations du destinataire suivantes selon l'objet où votre module PandaDoc est situé:

• à partir d'opportunité: les informations du rôle du contact
• à partir du compte: les informations du contact + la possibilité de pousser les informations du compte
• à partir du lead: les informations du lead
• à partir du contact: les informations du contact
• à partir des devis: les informations du contact

Vous pouvez configurer le champ de Salesforce qui sera mappé à un rôle dans PandaDoc et configurer les champs qui seront envoyés comme paramètres suivants:

• Prénom
• Nom de famille
• E-mail
• Champ de l'entreprise
• Champ du téléphone
• Champ de rôle

1. Allez dans le Lanceur d'applications «Configurer les destinataires de Pandadoc»
2. Vous verrez le mappage par défaut pour les objets par défaut. Vous pouvez les modifier ou ajouter de nouveaux mappages pour les objets personnalisés.

Si vous souhaitez que PandaDoc mappe automatiquement le destinataire à un rôle spécifique, vous avez besoin de 2 choses:

• le champ de rôle configuré dans le mappage des destinataires
• les noms de rôle identiques dans Salesforce et dans le modèle PandaDoc 

Si vous l'avez bien configuré, PandaDoc insérera le destinataire concerné dans le rôle respectif lorsque vous créerez des documents.

Si vous générez des documents à partir d'un devis ou d'un cas, vous pouvez utiliser un champ de recherche dans un dossier de contact spécifique. Vous pouvez spécifier les champs de recherche à utiliser comme destinataires en allant dans Configuration de PandaDoc faites défiler jusqu'à Paramètres de personnalisation d'objets. Trouvez l'objet que vous devez configurer et cliquez sur Configuration dans le côté droit.

Ensuite, choisissez le champ à utiliser comme destinataire et cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez choisir jusqu'à cinq champs.

Ensuite, configurez le mappage du destinataire. Et c'est fini!

Destinataire de filtres

Vous pouvez filtrer les contacts qui sont transférés dans les documents PandaDoc comme destinataires en fonction des champs oui ou non dans un dossier (c'est-à-dire les champs booléens).

1. Allez dans Lanceur d'applications Configuration de PandaDoc Configurer les destinataires 
2. Faites défiler jusqu'à «Filtrage des destinataires» 
3. Cliquez sur «Activer le filtrage» 
4. Choisissez un champ en fonction duquel la valeur des destinataires sera filtrée 
5. Choisissez la valeur du champ à partir duquel les destinataires seront filtrés: vrai pour oui, faux pour non.

Si vous avez configuré le mappage du destinataire pour les comptes, vous pouvez alors le configurer pour transférer les informations du compte (e-mail, numéro de téléphone, etc.) comme destinataire à PandaDoc.

Pour cela, allez dans Configuration de PandaDoc - Faites défiler jusqu'à Paramètres du constructeur de JSON, à côté du nom de l'objet du compte, cliquez sur «Configuration de l'objet» - Cochez la case à côté d'«Envoyer le compte comme destinataire» et cliquez sur «Enregistrer».

Si vous avez des suggestions concernant les fonctionnalités de PandaDoc - soumettez une idée dans la boîte à idées ou envoyez-la nous à support@pandadoc.fr.

Transfert des informations de Salesforce à PandaDoc (via les champs)

Vous pouvez transférer les données dans les champs de PandaDoc de la même manière que vous l'avez fait pour les variables. Contrairement aux variables, vous n'avez toutefois pas besoin d'inclure les crochets.

Dans la liste des jetons, copiez le jeton sans crochets dans Fusionner le champ.

Une fois le document envoyé, le destinataire verra les données préremplies et pourra mettre à jour ce champ, à condition que ce dernier lui ait été attribué.

Transfert des données du produit dans la grille tarifaire

PandaDoc peut envoyer des produits à partir d'une opportunité, des leads, des contacts ou du compte à une grille tarifaire dans un document. Dans ce guide, nous examinerons le transfert des produits d'opportunité dans PandaDoc, mais la configuration est la même pour les autres objets.

D'abord, mappez les champs du produit d'opportunité dans les champs de grille tarifaire.

1. Allez dans Configuration de PandaDoc Configurer les éléments de tarification.
2. Les produits d'opportunité seront affichés par défaut, mais vous pouvez sélectionner un autre objet pour configurer le mappage.
3. Ensuite, mappez les champs du produit d'opportunité dans les champs de grille tarifaire et cliquez sur Enregistrer.
4. Ci-dessous, sous Triage d'éléments de tarification, vous pouvez configurer l'ordre dans lequel vous voulez lister les produits dans la grille tarifaire de PandaDoc.

Maintenant, configurez la grille tarifaire pour accepter les produits provenant de Salesforce.

1. Ouvrez votre modèle PandaDoc, ajoutez une grille tarifaire
2. Cliquez sur Propriétés en haut de la grille tarifaire et dans les paramètres à droite, activez la Fusion des données.

La configuration est finie ! Lorsque vous commencez un nouveau document à partir d'une opportunité (en supposant que les produits y ont été ajoutés), assurez-vous de sélectionner votre modèle. Les produits seront ajoutés à la grille tarifaire. Si certains champs ne sont pas affichés, cliquez sur le signe plus à droite de la grille tarifaire et sélectionnez les champs dans la case Ajouter un champ caché. 

Transfert des champs du produit personnalisé dans la grille tarifaire

Parfois, vous devez transférer plus que les champs standards du produit.

1. D'abord, ajoutez les champs du produit d'opportunité dans la liste des jetons ou des variables en allant dans Configuration de PandaDoc Configurer les jetons.  Sélectionnez le produit d'opportunité et vérifiez les champs que vous devez transférer à droite et ils apparaîtront dans la liste des jetons à gauche
2. Cliquez sur Enregistrer.  La configuration est finie!
3. Assurez-vous que l'Importation automatique de la grille tarifaire du modèle est activée
4. Lorsque vous créez un document à partir du modèle, cliquez sur le signe plus à droite dans la grille tarifaire
5. Sélectionnez les champs du produit personnalisé dans Ajouter un champ caché.

Si l'ajout de champs personnalisés à partir des colonnes cachées chaque fois que vous créez un document vous semble trop compliqué, il y a un moyen de contourner la difficulté:

1. Créez un document et affichez les champs du produit personnalisé
2. Ensuite, cliquez sur les ellipses verticales dans le coin supérieur droit et sélectionnez Convertir en modèle. Votre nouveau modèle s'ouvrira dans un nouvel onglet du navigateur
3. Dans le modèle, vous pouvez supprimer les produits de la grille tarifaire, mais assurez-vous de conserver les colonnes de champs personnalisés
4. La prochaine fois que vous commencez un document à partir de Salesforce, utilisez ce modèle. Les valeurs du champ du produit personnalisé rempliront les colonnes. 

Création et envoi des documents

Maintenant que vous avez créé et configuré votre modèle, vous pouvez procéder à la création et à l'envoi des documents à partir de Salesforce.

1. Allez dans un dossier, trouvez le module PandaDoc, cliquez sur «Nouveau document» 
2. Choisissez votre modèle et attribuez les destinataires aux rôles, le cas échéant
3. Cliquez sur «Commencer la modification» et passez en revue votre document: les variables, le contenu, la liste des destinataires, les rappels et Envoyer votre document 
4. Vous pouvez maintenant retourner au dossier dans Salesforce et suivre l'état de votre document 
5. Lorsqu'un document est rempli, son .pdf apparaîtra sous Fichiers dans le dossier. (Bien que cela fasse partie de la fonctionnalité de synchronisation bidirectionnelle, il est activé par défaut lorsque vous installez le package PandaDoc.)

Ajout des fichiers dans votre affichage de l'objet

Si vous ne voyez pas les fichiers dans votre objet, vous devrez peut-être les ajouter à votre affichage de l'objet.

Pour ce faire, vous devrez retourner dans les mises en page de l'objet dans les paramètres:

1. À partir de l'écran d'accueil, cherchez l'engrenage de configuration dans le coin supérieur droit 
2. Une fois dans la page Paramètres, allez dans la liste du gestionnaire d'objets et sélectionnez Opportunité 
3. Dans l'opportunité, allez dans Mise en page et sélectionnez Mise en page des opportunités 
4. À partir de la mise en page des opportunités, utilisez la barre d'outils supérieure pour trouver les listes connexes dans la barre d'outils et ajoutez les fichiers sous les listes connexes, puis enregistrez 
5. Vérifiez vos opportunités pour vous assurer que les fichiers peuvent maintenant être vus à partir de la page.

Lien d'un document à une opportunité dans Salesforce

Si vous avez un document créé dans PandaDoc que vous souhaitez lier à une opportunité dans Salesforce, nous avons tout prévu!

1. Dans votre onglet PandaDoc, ouvrez le document, cliquez sur l'icône Salesforce à droite. Le document doit être dans l'état de brouillon
2. Cliquez sur «Lier» et vous serez invité à vous connecter à votre compte Salesforce
3. Sélectionnez une opportunité dans la liste puis cliquez sur «Lier»
4. À droite, sous «Informations concernant l'opportunité», vous pouvez voir la date de création, l'état et le montant total de l'opportunité. Veuillez noter que les informations concernant l'opportunité affichées dans PandaDoc peuvent avoir besoin d'être actualisées pour vous assurer que vous consultez la dernière mise à jour
5. Maintenant, allez dans le dossier d'opportunité de Salesforce et le document sera affiché dans le module PandaDoc comme si il a été créé via Salesforce.

Afin de délier un document à partir d'une opportunité ou de le lier à un autre, cliquez sur l'action souhaitée dans le panneau Intégrations. Si vous avez créé le document à partir d'un autre objet (compte, contact, etc.), vous ne pouvez pas le délier à partir de cet objet et le lier à une opportunité ou afficher les informations connexes.

Actualisation d'un document avec les champs de valeur provenant de Salesforce

Si les informations dans un dossier Salesforce sont mises à jour après la création du document à partir de ce dossier, vous pouvez mettre à jour le document avec les valeurs correctes:

1. Dans le document, allez dans le panneau Intégrations en cliquant sur l'icône Salesforce à gauche dans le document PandaDoc.
2. Sous Données du document, sélectionnez «Importer du CRM»
3. Les variables seront mises à jour avec les dernières informations provenant de Salesforce
4. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité «Importer du CRM» dans n'importe quel objet dans Salesforce: opportunité, compte, lead, contact et objets personnalisés.

Si le champ dans Salesforce est vide, la variable correspondante ne sera pas actualisée. 

FAQ

Comment puis-je vérifier ma version d'intégration?

Ouvrez votre Salesforce, cliquez sur le signe plus en haut, saisissez « packages installés » dans Recherche rapide, puis cliquez sur la section Packages installés qui apparaît dans la recherche. Trouvez PandaDoc parmi les applications installées et regardez la version dans la colonne numéro de version.

Comment puis-je fournir l'accès à mon compte dans Salesforce à l'équipe de support PandaDoc?

L'équipe de support peut vous demander l'accès à votre compte dans Salesforce pour vous aider à résoudre un problème ou répondre à une question. N'accordez pas l'accès sans la demande de notre équipe de support.

Dans Salesforce Lightning:

1. Connectez-vous à votre compte Salesforce, cliquez sur votre image (ou avatar) en haut à droite, puis cliquez sur Paramètres
2. À gauche, dans la petite case de recherche, saisissez « accorder », puis cliquez sur Accorder l'accès au compte.

Dans Salesforce Classic:

1. Connectez-vous à votre compte Salesforce, puis cliquez sur Mes paramètres en haut à droite. (Autrement, cliquez sur votre nom, puis sur Mes paramètres.)
2. À gauche, dans la petite case de recherche, saisissez « accorder », puis cliquez sur Accorder l'accès au compte.

Définissez à 3 jours la «durée d'accès» pour le «support PandaDoc».

Ensuite, envoyez un e-mail à notre équipe de support pour lui donner votre ID d'organisation de SalesForce qui se trouve sur la page Information sur l'entreprise. Cliquez sur Configuration Profil de l'entreprise Information sur l'entreprise et trouvez l'ID à côté de l'ID d'organisation de Salesforce.

Dépannage

Cliquez sur un problème pour déplier la solution.

Le module PandaDoc est vide ou affiche le message d'erreur suivant: «Tentative de déréférence de l'objet nul.» Une erreur inattendue s'est produite.

Cela arrive lorsque l'objet pour lequel vous avez configuré les variables, une grille tarifaire ou le mappage des destinataires est supprimé ou renommé.

Vous pouvez résoudre le problème en suivant ces étapes:

1. Assurez-vous que vous avez installé la dernière version de l'intégration.
2. Allez dans Configuration de PandaDoc, cliquez sur Configurer les jetons, puis ouvrez l'objet où s'affiche le message d'erreur ou l'objet qui a un écran vide.
3. Ajoutez un nouveau champ à partir de la colonne de gauche comme jeton ou variable, puis cliquez sur Enregistrer.
4. Si le problème persiste, allez dans Paramètres de personnalisation de l'objet dans la page Configuration de PandaDoc, puis cliquez sur Configuration à côté de l'objet où l'erreur est affichée. 
5. Si une page vide s'ouvre, retirez l'objet de la liste, puis rajoutez-le.