Modification manuelle de l'état du document

Lorsque vous complétez des documents ou effectuez des paiements hors ligne, c'est utile de pouvoir faire refléter ce changement dans vos dossiers PandaDoc. Être en mesure de modifier le statut du document est important pour la conservation de tous vos contrats signés en un seul lieu.

Disponibilité:  tous les forfaits  

Bien qu'il existe huit états du document, il y a seulement trois états avec lesquels vous pouvez modifier manuellement votre document: achevé, expiré ou payé.  

Modification manuelle de l'état de la matrice:

Achevé

Pour que vos documents soient légalement contraignants, tous nos documents signés et complétés par le destinataire fourniront un certificat de signature lorsque le document sera finalisé. Si vous modifiez manuellement un document et le faites passer à l'état «Achevé», le certificat de signature ne se générera pas.

Exemple de cas d'utilisation: vous envoyez un document PandaDoc et votre destinataire l'imprime, le signe, le scanne et vous le renvoie comme pièce jointe d'e-mail. L'offre est conclue mais le document est bloqué sur votre tableau de bord PandaDoc comme «Envoyé» ou «Vu». Modifiez manuellement l'état pour faire passer le document de «Vu» à «Achevé».

Expiré

Si vous avez un document qui n'est plus valide et qui n'a pas besoin d'un certificat de signature, vous pouvez manuellement le faire passer à expiré.

Exemple de cas d'utilisation: vous envoyez un document PandaDoc et les destinataires ne le signent pas. Vous ne voulez plus que les destinataires aient accès au document (les termes de l'offre ont expiré, etc.), vous voulez donc le faire passer immédiatement à expiré.

Payé

Si vous avez un document avec une application de paiement et que le client complète le document (le remplit, le signe et le finalise), mais n'effectue pas le paiement, l'état du document sera «En attente de paiement». Si le client paie avec un autre mode de paiement, vous pouvez faire passer le document manuellement à «Payé».

Exemple de cas d'utilisation : le destinataire complète un document avec un champ de paiement mais paie en espèces ou envoie un chèque. Vous pouvez utiliser la modification manuelle de l'état du document pour le faire passer d'«En attente de paiement» à «Payé».

Comment modifier manuellement l'état

Vous pouvez modifier l'état à partir de la vue de liste.

Si vous ne trouvez pas la fonctionnalité, demandez à votre propriétaire du compte de l'activer dans le magasin de modules complémentaires (qui se trouve dans la partie inférieure gauche de votre compte PandaDoc).

Allez dans Documents à gauche et trouvez votre document. Utilisez le menu contextuel à droite et cliquez sur «Modifier l'état».

Options de modification de l'état

Lorsque vous cliquez sur «Modifier l'état», vous verrez les options:

État de ou à: modifie un état du document en fonction de la «matrice d'état» ci-dessus.

Notes privées: fournit des « notes privées » en ce qui concerne la modification manuelle de l'état.

Joindre un fichier: joignez un fichier auquel l'auteur et les destinataires auront l'accès lorsque la modification manuelle sera terminée. C'est utile lorsque le document a été signé ou payé hors ligne et que vous recevez un reçu ou une copie signée par e-mail.

Notifications: envoyez un e-mail de notification concernant la modification de l'état à tous les destinataires.

Exemple d'e-mail de notification

Si vous avez configuré les modifications manuelles pour informer vos destinataires, voici l'exemple de l'e-mail ci-dessous.