Les principes fondamentaux de PandaDoc

Profil

Avant de commencer la configuration de vos modèles et d'envoyer des documents, prenez le temps de passer en revue les informations de votre profil. Assurez-vous que votre prénom et votre nom de famille sont corrects, d'ajouter votre signature et de passer en revue les notifications. Ajoutez votre image de profil : elle apparaîtra dans les e-mails PandaDoc lorsque vous envoyez un document à quelqu'un! 

Image de marque du compte

Disponibilité: forfait Commerce, forfait Entreprise

Vous pouvez personnaliser les e-mails PandaDoc provenant de votre compte en ajoutant le logo de votre entreprise, en ajustant la couleur du bouton et la couleur du texte du bouton et en personnalisant le pied de page de l'e-mail.

Configuration du contenu

Modèles

Vous vous demandez peut-être: «Pourquoi devrais-je créer des modèles?». La création et l'envoi de documents deviennent plus faciles lorsque vous n'avez pas tout à refaire. Construisez des modèles réutilisables avec PandaDoc pour augmenter votre productivité et créer de la cohérence dans tous vos documents.

Pensez à un texte, une conception ou une image de marque réutilisable qui peut servir comme point de départ pour générer un nouveau document.

Vous pouvez créer un modèle de toute pièce, télécharger un PDF statique ou combiner les deux options. 

Un modèle créé de toute pièce vous donne le contrôle total de son format et de sa conception, mais il faudra plus de temps pour le créer. Pour accélérer le processus, vous pouvez convertir votre fichier .docx en un fichier PandaDoc modifiable qui prendra quelques secondes.

Un modèle téléchargé ne sera pas modifiable, mais vous pouvez ajouter du texte en haut de celui-ci et glisser-déplacer les champs. C’est une façon rapide et facile si vous voulez extraire un PDF et que quelqu’un le signe.

Rôles

Une fois que vous avez commencé un modèle, votre prochaine étape consiste à créer des rôles de modèles. Les Rôles sont des espaces réservés pour les futurs destinataires, p. ex. : le Client, le Décideur, la Comptabilité, l'Expéditeur. 

Pré-attribuez les champs à un Rôle de votre modèle et ils serviront d'espaces réservés pour vos futurs destinataires.  Lorsque vous créez un document à partir de ce modèle, vous attribuerez des destinataires à chaque rôle dans le modèle. Tous les champs pré-attribués seront automatiquement attribués aux destinataires désignés.

Chaque rôle génère 11 variables de rôle pour l'information dynamique concernant les destinataires. Lorsque vous créez un document à partir du modèle, les variables seront préremplies en fonction des informations contenues dans les contacts.

Variables

Nous venons tout juste de mentionner les variables dans le contexte du rôle, mais vous pouvez utiliser des variables en dehors de celui-ci ! Pensez à l'information qui est toujours unique dans chaque document spécifique, puis remplacez-la par une variable. 

Lorsque vous créez un document à partir de ce modèle, remplissez les variables une seule fois, et les données seront remplies sur l'ensemble du document. C'est aussi simple que cela!

Collaboration en temps réel

Le travail d'équipe, c'est le travail rêvé. Désormais, plusieurs membres de l'équipe peuvent modifier un document en même temps. Les avatars apparaîtront dans le document pour montrer qui fait les modifications.

Bibliothèque de contenus

Disponibilité: forfait Commerce, forfait Entreprise

Dans la Bibliothèque de Contenus, vous pouvez stocker des informations que vous allez réutiliser de nombreuses fois comme les Témoignages ou les Conditions générales. C'est une excellente façon d'envoyer des documents personnalisés avec une formulation cohérente.

Conception

Bon, vous avez configuré votre modèle: les rôles ajoutés, le contenu et les champs. Il est temps d'y ajouter du style! Pour concevoir votre modèle, cliquez sur Conception Personnaliser le thème. Vous avez une multitude d'options pour styliser le Texte, les Titres, les Tableaux, le Fond de la page, l'En-tête et le Pied de page. Toutes les modifications seront appliquées à l'ensemble du modèle.

Pour styler un morceau de texte, sélectionnez-le et appliquez le style à l'aide de la barre d'outils supérieure, puis utilisez les Propriétés pour ajouter un fond et ajuster les marges intérieures et extérieures.

Paramètres

Cliquez sur les ellipses en haut à droite pour manipuler les paramètres de votre modèle tels que les Rappels automatiques, la Date d'expiration automatique, les Renouvellements. Tous les documents créés à partir de ce modèle hériteront des paramètres.

Envoyer automatiquement le PDF du document rempli

Cliquez sur les ellipses en haut à droite «Info du modèle» faites défiler jusqu'à «Pièce jointe à l'e-mail». Transformez-le pour envoyer un PDF du document rempli à tous les destinataires après qu'ils l'aient tous signé:

Paramètres de l'espace de travail

Vous pouvez ajuster la plupart des paramètres au niveau de l'espace de travail, et tous les nouveaux modèles et documents hériteront des paramètres. Vous pouvez toujours modifier les paramètres des modèles et des documents spécifiques qui remplaceront les paramètres de l'espace de travail.

Tarifs et catalogue

Mais qu'en est-il des produits et des tarifs? Dans PandaDoc, vous pouvez créer un catalogue de produits pour automatiser la création de devis. Vous pouvez le créer de toute pièce ou importer des produits via CSV:

Ajouter les tarifs à votre modèle

Tout d'abord, ajoutez une grille tarifaire. Ensuite, cliquez dessus pour accéder au mode d'édition. C'est là où vous pouvez ajouter les articles de votre catalogue que vous avez déjà configurés ou importés.

Avec la grille tarifaire de PandaDoc, vous avez la possibilité d'ajouter un nombre illimité de colonnes personnalisées pour les frais, les rubriques remises et taxes et le multiplicateur supplémentaire:

Définissez les articles comme étant en option ou en QTÉ modifiable, ajoutez les sections à choix multiples permettant à vos clients de choisir la bonne option pour eux:

Voici d'autres astuces pour tirer le meilleur parti de la grille tarifaire de PandaDoc.

Envoyer et signer

Très bien! Vous avez configuré votre modèle! Maintenant, vous êtes prêt à générer un document et à l'envoyer. Dans votre modèle, cliquez sur «Créer un document»  attribuer les destinataires aux Rôles et cliquez sur «Commencer la modification»:

Soit dans la liste des documents, soit dans votre tableau de bord, cliquez sur «Créer» ou «Nouveau document» > « + Document » et choisissez votre modèle dans la liste:

Remplissez les variables qui ne le sont pas. Elles vont être les variables personnalisées que vous avez configurées sur le modèle.

Examinez le document et envoyez-le! Voici un guide détaillé sur l'envoi et la signature d'un PandaDoc.