Gagnez du temps grâce aux modèles

Disponibilité : forfaits Essentiels, Professionnel et Entreprise

Un modèle est une copie originale de votre document. Imaginons que vous avez une proposition générique que vous envoyez à la majorité de vos clients et que vous n'avez à modifier que quelques éléments précis dans le document, mais le reste des informations ne change pas. Dans ce cas, vous pouvez créer un modèle et le réutiliser à plusieurs reprises.

Accèdez à vos modèles en sélectionnant Modèles dans l'application Documents.

Création de modèles modifiables

Accédez à l'onglet Modèles dans l'application Documents et sélectionnez +Modèle en haut à gauche pour créer un nouveau modèle. Vous aurez plusieurs options :

1. +Vierge vous permet de créer un modèle à partir de zéro à l'aide de l'éditeur PandaDoc
2. Choisissez un modèle dans notre galerie de modèles. N'hésitez pas à y jeter un coup d'œil, ils sont superbes !
3. Vous pouvez combiner les deux premières options dans le document plus tard.

Vous pouvez aussi convertir un fichier .docx en un PandaDoc modifiable.

Création de modèles téléchargés

Cliquez sur Sélectionner des fichiers ou faites glisser votre fichier dans la zone de téléchargement.

Formats de fichiers pris en charge pour le téléchargement : .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .jpeg, .jpg, .png.

Une erreur peut se produire lors du téléchargement de votre document s'il répond à l'un des critères suivants :

• La protection par mot de passe est activée
• Il contient des champs de formulaire, des polices intégrées ou des commentaires
• Il dépasse 50 Mo ou contient plus de 500 pages
• C'est un fichier .doc, .xls, ou .ppt de Microsoft Office 95 ou d'une version antérieure
• C'est un PDF composé de plusieurs couches (pour apprendre à aplatir votre PDF, consultez cet article)

Pour en savoir plus sur les problèmes de téléchargement les plus courants, cliquez ici.

Si vous souhaitez remplacer le contenu téléchargé tout en conservant les blocs et les champs en place, vous pouvez utiliser la fonction Remplacer un fichier source.

Regroupement de modèles

Il y a plusieurs façons de regrouper vos documents au niveau du modèle.

1. Commencez par créer un seul modèle, puis ajoutez-y des documents. Utilisez plusieurs modèles que vous avez déjà, ajoutez des modèles de notre galerie de modèles ou téléchargez des fichiers.
2. Téléchargez plusieurs documents pour créer un lot que vous pouvez ordonner vous-même. Pour ce faire, sélectionnez Créer dans votre liste de modèles, puis sélectionnez Télécharger un fichier pour choisir des fichiers sur votre bureau ou faites simplement glisser plusieurs fichiers dans la zone de téléchargement.
3. Sélectionnez plusieurs modèles pour créer un lot. Pour ce faire, sélectionnez d'abord Créer dans votre liste de modèles/documents. Ensuite, sélectionnez les modèles que vous souhaitez inclure, puis sélectionnez Ajouter des éléments. Vous pouvez aussi sélectionner les modèles/documents que vous souhaitez regrouper dans la liste de modèles/documents et cliquer sur Regrouper en haut de la page.

Pour en savoir plus, cliquez ici.

 

Rôles de modèle et variables de rôle

Très bien, vous avez commencé votre modèle. La première chose à faire est d'ajouter vos rôles. Les rôles sont des espaces réservés pour les futurs destinataires, tels que le client, la comptabilité, le signataire, etc.

Chaque rôle génère des variables de rôle. Les variables sont utilisées comme des espaces réservés pour les informations dynamiques sur vos destinataires qui changeront de document en document — nom, adresse, nom de la société.

Ajoutez du contenu dans des blocs et des champs de contenu pour que les destinataires puissent soumettre leurs informations. Attribuez les champs aux rôles du modèle.

Comment créer des documents

Maintenant que vous avez configuré votre modèle, vous pouvez générer un document. Vous pouvez commencer un document à partir de :

1. L'intérieur du modèle en cliquant sur Utiliser ce modèle en haut à droite
2. La liste des documents en sélectionnant +Document > et en sélectionnant votre modèle dans la liste
3. La liste des modèles en survolant le modèle et en sélectionnant Créer un document

Attribuez ensuite des destinataires réels aux rôles du modèle et clique sur Continuer. C'est tout !

Vos variables ont été remplies avec les informations du destinataire et les champs ont été automatiquement attribués aux destinataires. C'est aussi simple que cela ! Configurez un modèle une seule fois et gagnez du temps en générant des documents de qualité professionnelle en quelques clics !