Envoi automatique du PDF d'un document rempli

Lorsque vous activez cette fonction, tous les participants du document (destinataires et expéditeur) recevront un e-mail généré automatiquement avec un PDF du document rempli après sa finalisation par toutes les parties.

Disponibilité : tous les forfaits

Activer sur un modèle ou document

Comme vous avez la possibilité de configurer la pièce jointe de l'e-mail pour des modèles spécifiques, tout document créé à partir de ce modèle héritera de la configuration. De plus, vous pouvez configurer une pièce jointe à l'e-mail pour les documents individuels que vous n'avez pas créés à partir d'un modèle.

Ouvrez votre modèle ou document, allez sur Gérer ou ajouter des rôles ou des destinataires et activez le bouton à bascule pour « Joindre un PDF à l'e-mail » à droite.

Assurez-vous de cocher la notification « Document est complété par tous les destinataires ». Vous pouvez revérifier dans Paramètres Profil.

Activer pour tous les nouveaux modèles et documents

Vous pouvez également configurer la pièce jointe de l'e-mail pour tous les nouveaux modèles et documents, au niveau de l'espace de travail. Allez dans Paramètres Paramètres, trouvez Pièce jointe, cochez la case à côté de ce paramètre et cliquez sur Enregistrer les modifications en haut à droite. Tous les modèles et documents créés après cette modification utiliseront ce paramètre. 

Quelle est la suite ?

Quand votre document est finalisé par toutes les parties, tout le monde mentionné sur le document recevra automatiquement un e-mail avec un PDF du document finalisé.

Si vous modifiez manuellement l'état d'un document et le faites passer à « Achevé », le PDF du document complété ne sera pas joint automatiquement à l'e-mail généré. Le PDF doit être joint manuellement lorsque l'état du document est modifié.

Les destinataires du document peuvent également télécharger le document en l'ouvrant dans l'e-mail de PandaDoc et en cliquant sur Télécharger au cours des 6 mois suivant sa finalisation.