Gérez vos documents, modèles et éléments de la bibliothèque de contenu.

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Eugenia Brown
  • Mise à jour

Remarque:

Certaines images et certains liens dans cet article ne sont disponibles qu'en anglais américain.

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Filtres de liste de documents

Disponibilité : tous les forfaits

Remarque :

Les utilisateurs avec un rôle de membre ne verront que les filtres de date et de statut.

Vous pouvez utiliser les filtres suivants séparément ou en même temps :

    • Date (date de modification, de création et d'expiration)
    • Statut
    • Propriétaire
    • Destinataires
    • Entreprise

Pour utiliser le filtre Entreprise, vous devez d'abord ajouter une valeur au champ Entreprise dans les renseignements détaillés du document Pour cela, ouvrez le panneau Infos dans la liste des documents ou à l'intérieur d'un document en cliquant sur le bouton Infos et en saisissant un nom dans le champ de l'entreprise dans l'onglet « Détails ».

Remarque :

Les valeurs de l'entreprise seront automatiquement reconnues à partir du contenu du document pour les fichiers PDF numériques téléchargés et les documents modifiables créés dans PandaDoc pour les comptes des forfaits Professionnel et Entreprise.

Remarque :

Les filtres ne sont disponibles que pour les documents. Les modèles et les éléments de la bibliothèque de contenu peuvent être triés par titre et par date de création.

Si vous cherchez un document spécifique par mot-clé, vous pouvez aussi utiliser des filtres de documents pour affiner les résultats.

Rechercher un document

Disponibilité : tous les forfaits

Pour rechercher un document, allez dans l'onglet Documents et commencez à taper un mot ou une phrase du contenu du document (les fichiers PDF/Word téléchargés et les documents modifiables peuvent être recherchés), le nom du document ou le nom de son destinataire dans la barre de recherche. Les mots comportant des signes de ponctuation (par exemple O'Brien) ou des caractères de différentes langues (par exemple Amália Gonçalves) peuvent également faire l'objet d'une recherche.

Vous pouvez afficher toutes les résultats correspondants ou regarder les correspondances trouvées dans l'onglet « Titres uniquement ».

Pour ouvrir un document, il vous suffit de cliquer dessus ou d'utiliser les flèches et la touche Entrée (Retour) de votre clavier. Pour voir la liste de toutes les correspondances, sélectionnez Voir le nombre de correspondances.

Sous l'onglet « Toutes les correspondances » dans les résultats de recherche, les documents apparaîtront dans l'ordre suivant :
- Correspondances du titre, du plus récent au plus ancien, en fonction de la dernière modification
- Correspondances de l'e-mail et du nom et prénom des destinataires, du plus récent au plus ancien, en fonction de la dernière modification
- Correspondance du contenu, du plus récent au plus ancien, en fonction de la dernière modification

Si vous utilisez la numérotation automatique des documents, vous pouvez effectuer une recherche par numéro de séquence généré par PandaDoc.

Copier, déplacer, renommer et supprimer des documents et des modèles

Disponibilité : tous les forfaits

Remarque :

Il n'y a pas de possibilité de déplacer des documents entredes espace de travail. Contactez notre équipe d'assistance pour vous aider à déplacer une copie d'un document dans un autre espace de travail. Tous les documents copiés auront le statut de brouillon.

Pour copier, déplacer, renommer ou supprimer un seul document/modèle, survolez le document tout à droite, cliquez sur les ellipses verticales et choisissez une action dans la liste déroulante. Vous trouverez ci-dessous plus d'informations sur la façon de déplacer rapidement des documents dans des dossiers.

Remarque :

Le titre du modèle/document ne doit pas dépasser 250 caractères.

Vous pouvez copier, déplacer et supprimer plusieurs documents/modèles à la fois. Cochez tous les documents que vous souhaitez gérer ; en haut à droite, choisissez une action.

Restaurer les documents supprimés

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Remarque :

Vous ne pouvez retrouver et récupérer que les documents supprimés dans le dossier Corbeille. Pour récupérer un modèle ou un élément de bibliothèque de contenu, vous devez nous contacter et préciser le nom, la date approximative de création de l'élément de bibliothèque de modèles/contenus et l'adresse électronique de son propriétaire afin que nous puissions vous aider à le restaurer. Malheureusement, il n'y a aucun moyen de récupérer un formulaire supprimé, mais vous pouvez voter pour cette demande de fonctionnalité et utiliser la solution de contournement décrite.ici.

Pour récupérer un document supprimé, ouvrez d'abord la liste des documents, puis sélectionnez le dossier Corbeille, survolez le document tout à droite et sélectionnez les trois ellipses verticales > Restaurer.

Avertissement :

Les liens vers les destinataires ne fonctionneront pas pour les documents supprimés. Une fois le document restauré, les destinataires pourront le consulter.

Pour récupérer plusieurs documents, sélectionnez chacun d'entre eux à gauche de leur nom, puis sélectionne Restaurer en haut à droite.

Remarque :

Les documents seront restaurés sous le dossier racine dans la liste des documents.

Pour supprimer définitivement des documents, survolez le document et sélectionnez les trois ellipses verticales tout à droite > Supprimer définitivement. Vous pouvez également sélectionner plusieurs documents et cliquer sur Supprimerdéfinitivement pour les supprimer définitivement.

Avertissement :

Lorsque vous supprimez un dossier contenant des documents, il sera définitivement supprimé et vous ne le retrouverez pas dans le dossier Corbeille. Contactez l'équipe d'assistance et indiquez les noms, les dates approximatives de création des documents placés dans un dossier et les adresses électroniques des propriétaires des documents afin que nous puissions vous aider à les récupérer.

Télécharger des documents en masse

Disponibilité : tous les forfaits

Cette fonction n'est disponible que pour les documents. Pour télécharger plusieurs documents à la fois, suivez les étapes suivantes :

  1. Sélectionnez tous les documents que vous souhaitez télécharger. Faites défiler vers le bas pour pouvoir sélectionner plus de 30 documents à la fois.
  2. Cliquez ensuite sur le bouton Télécharger en haut à droite.
  3. Une notification s'affichera indiquant que le téléchargement a commencé. Une fois qu'il sera terminé, vous recevrez un e-mail de notification de PandaDoc qui comprendra un fichier .zip avec vos documents + les fichiers joints et les documents téléchargés par le biais du champ Télécharger.
  4. Le lien vers le fichier .zip expirera d'ici une semaine.

Astuce :

Nous recommandons de télécharger les documents par lots (200 à 300 documents à la fois) pour recevoir les fichiers zip plus rapidement.

De même, vous pouvez télécharger un dossier de documents.

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Télécharger les documents au format .pdf

Il y a trois façons de télécharger vos documents au format .pdf :

  1. Choisissez le document que vous souhaitez télécharger et sélectionnez Télécharger en haut à droite.
  2. Survolez le document tout à droite, cliquez sur les ellipses verticales et sélectionnez Télécharger dans le menu déroulant.
  3. Ouvrez un modèle/document, puis sélectionnez les trois ellipses verticales en haut à droite et sélectionnez Télécharger dans le menu déroulant > Télécharger au format .pdf.

Télécharger les documents au format .docx

Disponibilité : forfaits Essentiels, Professionnel et Entreprise

Vous pouvez télécharger vos modèles ou documents au format .docx uniquement à l'intérieur d'un modèle/document.

Comment activer/désactiver : le propriétaire du compte peut activer/désactiver cette fonction sur Add-On Store à l'aide de ce lien.

Remarque :

Vous ne pouvez pas télécharger les éléments de la bibliothèque de contenu et les formulaires sous forme de fichiers .docx.

Ouvrez un modèle/document, puis sélectionnez les trois ellipses verticales en haut à droite et sélectionnez Télécharger dans le menu déroulant > Télécharger au format .docx.

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Désactiver le téléchargement de documents pour les destinataires

Vous pouvez désactiver le téléchargement de documents pour les destinataires au niveau d'un modèle ou d'un document. Pour désactiver l'option de téléchargement des documents pour les destinataires, sélectionnez Gérer en haut de la page et désactivez la bascule pour le Téléchargement sous « Autorisations des destinataires ».

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Trier

Disponibilité : tous les forfaits

Vous pouvez trier les documents par : titre, statut, date de création. Vous pouvez trier les modèles par : titre, date de création. Cliquez sur l'en-tête d'une colonne et choisissez l'ordre dans lequel vous souhaitez trier les documents :

Vous pouvez aussi effectuer un tri pour afficher les documents avant les dossiers (lorsque vous avez plusieurs dossiers et que vous ne voulez pas faire défiler trop de documents vers le bas).

Cliquez sur l'icône de tri dans le coin supérieur droit et sur Documents en premier :

Organiser les documents/modèles dans des dossiers

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Pour créer un nouveau dossier, sélectionnez « + » à côté de « Dossiers » sur le panneau de gauche.

Vous pouvez aussi sélectionner la flèche à côté de +Document et sélectionner Dossier pour en créer un nouveau.

Pour déplacer des documents/modèles dans un dossier, Vous pouvez les faire glisser et les déposer (dans un dossier de la liste ou dans l'arborescence des dossiers).

Vous pouvez aussi sélectionner les documents puis sélectionner Déplacer en haut à droite, choisir le dossier de destination et sélectionner Déplacer ici.

Déplacer les documents d'un dossier vers le dossier racine

Sélectionnez les documents que vous souhaitez déplacer vers le dossier racine, faites-les glisser vers TOUS en haut, puis déposez-les.

Pour renommer ou supprimer un dossier, cochez-le et cliquez sur les ellipses tout à droite > Renommer ou Supprimer :

Vous pouvez aussi ouvrir le dossier et le faire à partir de là.

Balise

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Remarque :

Les balises sont sensibles à la casse.

Pour ajouter une balise à un élément :

  1. Survolez le document/le modèle et cliquez sur les ellipses tout à droite.
  2. Sélectionnez Ajouter des balises
  3. Choisissez une balise dans la liste ou créez-en une nouvelle.
  4. Cliquez sur Enregistrer

Vous verrez tous vos balises existantes sur le panneau de gauche. Cliquez dessus pour filtrer tous les documents avec la (les) balise(s) qui est/sont appliquée(s). Si vous choisissez plusieurs balises, PandaDoc recherchera les documents avec toutes les balises sélectionnées qui s'appliquent.

Pour supprimer la balise d'un document :

  1. Survolez le document et cliquez sur les ellipses tout à droite.
  2. Cliquez sur Ajouter des balises
  3. Cliquez sur la « x » rouge à côté de l'étiquette que vous voulez supprimer.
  4. Cliquez sur Enregistrer

Avertissement :

Contacteznotre équipe d'assistance si vous devez supprimer des balises. Si vous avez un rôle de membre, il se peut que nous demandions l'approbation d'un utilisateur administrateur sur votre compte.

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