Ajout et suppression des utilisateurs

Ajouter des membres est une excellente façon de partager et de créer des documents ensemble.

D'abord, vous devez ajouter des licences à votre compte pour pouvoir ensuite inviter des membres. Vous trouverez plus de détails ci-dessous. 

Vérification des licences disponibles ou ajout de nouvelles

1. Vérifiez le nombre de licences que vous avez actuellement en allant dans Paramètres Facturation sous Licences d'utilisateur, vous verrez le nombre de licences utilisées et disponibles.
2. Cliquez sur Gérer pour ajouter plus de licences. 

Invitation de nouveaux membres par lien

Si vous souhaitez inviter plusieurs collègues sur votre compte, vous pouvez facilement le faire avec notre fonctionnalité de lien d'invitation.

Il vous suffit de copier un lien d'invitation et de le partager avec votre équipe. Ensuite, vos collègues n'ont qu'à rejoindre votre espace de travail !

Comment inviter les utilisateurs par lien

Pour commencer, cliquez sur le bouton Inviter un nouvel utilisateur sur votre tableau de bord. Sinon, vous pouvez aller dans Paramètres Équipe, puis cliquez sur Inviter un nouvel utilisateur à partir de là.

Ensuite, dans la fenêtre contextuelle sous Invitation par lien, choisissez un rôle pour chacun de vos nouveaux utilisateurs, sélectionnez un type de licence (le cas échéant), puis copiez le lien.

C'est tout ! Maintenant, vous pouvez partager le lien avec vos collègues.

Comment partager plusieurs liens pour les différents rôles du compte

Vous pouvez également inviter simultanément plusieurs utilisateurs avec différents rôles. Voici comment :

1. Cliquez sur le bouton Inviter un nouvel utilisateur sur votre tableau de bord ou dans les paramètres de l'équipe.
2. Sélectionnez un rôle pour les nouveaux utilisateurs que vous inviterez à rejoindre votre espace de travail
3. Cliquez sur le bouton Copier le lien, puis partagez ce lien avec vos collègues.
4. Sélectionnez un autre rôle dans la même fenêtre contextuelle
5. Répétez la 3e étape, puis partagez ce nouveau lien avec des collègues qui rejoindront votre espace de travail avec ce rôle différent

Une fois que vos collègues ont cliqué sur ce lien, ils devront ajouter leurs détails de profil et cliquer sur Rejoindre l'espace de travail.

Avant d'envoyer un lien qui permettra à vos collègues de rejoindre votre espace de travail, assurez-vous que vous avez suffisamment de licences pour que chacun puisse le rejoindre. Allez dans les paramètres de votre équipe ou la page de facturation pour vérifier le nombre de licences qu'il vous reste.

Sachez que toute personne que vous invitez peut rejoindre votre espace de travail, même si vous n'avez aucune licence disponible. Une fois qu'un utilisateur a rejoint votre espace de travail via un lien, vous recevrez un e-mail vous informant que des frais en cours seront programmés dans les 48 heures suivant la date de l'adhésion de l'utilisateur.

Si nécessaire, vous pouvez supprimer tout nouvel utilisateur dans les paramètres de votre équipe pour ne plus être facturé pour une nouvelle licence.

Comment désactiver un lien d'invitation

Pour désactiver le lien d'invitation, il vous suffit de cliquer sur l'icône de rafraîchissement de la page à côté du lien. 

Les utilisateurs verront ce message lorsqu'ils cliqueront sur le lien désactivé.

Invitation de nouveaux utilisateurs par e-mail

1. Une fois que les licences ont été ajoutées ou que vous vous êtes assuré(e) d'en avoir suffisamment, allez dans Paramètres Équipe  cliquez sur Inviter un nouvel utilisateur.
2. Entrez l'adresse e-mail, sélectionnez un rôle pour le nouveau membre du compte : membre, gestionnaire ou administrateur. 
3. Si vous avez plus d'un type de licence sur votre compte (standard, à signature électronique ou lecture seule), sélectionnez la licence pour le nouvel utilisateur.
4. Le nouveau membre recevra un e-mail de notification avec une invitation à rejoindre votre espace de travail. Il cliquera sur Rejoindre l'espace de travail et créera un mot de passe pour son compte. L'invitation sera en attente jusqu'à ce que votre collègue l'accepte.
5. Vous pouvez renvoyer l'invitation (au cas où il ne l'a pas reçue ou comme rappel) ou l'annuler en cliquant sur le menu contextuel à côté du nom du membre et en choisissant une option (les trois points à l'extrême droite du nom d'un membre de l'équipe lorsque vous passez la souris dessus).

Autorisation des coéquipiers à rejoindre votre compte

Disponibilité : tous les forfaits

Vos collègues peuvent facilement rejoindre votre compte s'ils travaillent dans le même domaine que le propriétaire de votre compte.

Pour inviter d'autres collègues de votre domaine à rejoindre votre compte, allez d'abord dans Paramètres dans le panneau gauche, choisissez à nouveau Paramètres, puis sélectionnez la case à côté de Paramètres de l'équipe.

Lorsqu'un nouvel utilisateur crée un compte PandaDoc, il sera invité à confirmer son adresse e-mail en saisissant un code de vérification.

Une fois que le nouvel utilisateur aura vérifié son adresse e-mail, il verra une liste de comptes qu'il peut rejoindre sous son domaine.

Une fois que le nouvel utilisateur a sélectionné Demande d'accès, l'accès lui sera accordé une fois que le propriétaire du compte aura approuvé sa demande.

Une fois que le propriétaire du compte a été informé de la demande du nouvel utilisateur, il peut sélectionner Accorder l'accès dans la notification par e-mail. Ensuite, il sera redirigé vers une nouvelle fenêtre modale où il pourra choisir les rôles et les espaces de travail pour le nouvel utilisateur.

Une fois que le propriétaire a sélectionné Accorder l'accès, le nouvel utilisateur recevra une notification par e-mail qui lui permettra de confirmer qu'il souhaite rejoindre le compte. Les collaborations peuvent ensuite commencer !

Invitation de nouveaux utilisateurs via un lien public

Disponibilité : tous les forfaits

Une autre façon de permettre à un coéquipier de rejoindre votre compte est de lui envoyer le lien d'un document ou d'un modèle.

Il vous suffit de copier le lien du document ou du modèle dans la barre d'adresse, de le partager avec votre coéquipier et de commencer à travailler ensemble ! Voici comment cela fonctionne :

1. Votre coéquipier clique sur le lien, puis est invité à saisir son nom et son adresse e-mail pour demander l'accès à votre compte
2. Une fois qu'il a sélectionné Demander l'accès, des notifications par e-mail sont envoyées aux administrateurs de votre compte
3. Tout administrateur peut approuver la demande en cliquant sur Accorder l'accès dans la notification par e-mail, après quoi l'utilisateur recevra une notification pour rejoindre votre compte
4. Lorsque l'utilisateur clique sur Rejoindre dans la notification par e-mail, il sera redirigé sur le document ou le modèle

Pour désactiver cette fonctionnalité, allez d'abord dans Paramètres dans le panneau gauche, choisissez à nouveau Paramètres, puis faites défiler jusqu'aux Paramètres de l'équipe et décochez l'option « Autoriser toute personne à demander l'accès aux documents ». Enfin, sélectionnez Enregistrer les modifications.

Suppression des membres

1. Pour supprimer un membre, allez dans Paramètres Équipe, puis cliquez sur l'icône de la corbeille à côté du nom du membre pour supprimer cet utilisateur. Si cette personne est membre de plusieurs espaces de travail, vous devez la supprimer dans chacun d'entre eux. 
2. Vous pouvez envoyer une copie carbone des documents de l'utilisateur supprimé à un autre utilisateur de votre compte pour ne pas perdre de notifications importantes lorsque le document est signé.
3. Invitez une autre personne si vous souhaitez remplacer un membre de l'équipe.

Vous pouvez supprimer plusieurs utilisateurs à la fois. Vérifiez tous les utilisateurs que vous souhaitez gérer, choisissez Supprimer en haut à droite.