Partager les modèles et les éléments de la bibliothèque de contenus

Disponibilité : forfait Entreprise

Notre fonctionnalité de partage de contenus vous permet de partager facilement des modèles et les éléments de la bibliothèque de contenus dans vos espaces de travail. Vous pouvez partager des fichiers individuels et/ou des dossiers entiers de modèles et d'éléments de la bibliothèque de contenus.

Partagez du contenu individuel dans les espaces de travail

Pour partager un modèle ou un élément de la bibliothèque de contenus, commencez par aller dans votre liste demodèles/bibliothèque de contenus.

1. Passez la souris sur l'extrême droite du contenu que vous souhaitez partager, cliquez sur les trois petits points verticaux, puis choisissez Partager dans l'espace de travail dans le menu déroulant.
2. Ensuite, dans la rubrique Espaces de travail disponibles, vous verrez les espaces de travail disponibles pour le partage. Sélectionnez le(s) espace(s) de travail où vous souhaitez partager le contenu. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Si vous utilisez un processus d'approbation/de workflow pour vos modèles, vos modèles partagés garderont ces paramètres d'approbation, et tous les documents créés à partir de ces modèles hériteront de ces paramètres. Par conséquent, tout membre de l'équipe chargée de l'approbation doit être membre de l'espace de travail du modèle partagé pour accéder à un document et l'approuver. Si la personne désignée n'est pas membre, elle verra le message suivant lorsqu'elle essaiera d'ouvrir le document à partir de la notification par e-mail :

Examen du contenu partagé

Pour trouver dans quel espace de travail un élément est partagé, passez la souris sur l'élément à l'extrême droite, cliquez sur les trois petits points verticaux, puis cliquez sur Partager dans l'espace de travail dans le menu déroulant. Si vous voyez des espaces de travail avec une case cochée, cela signifie que l'élément y est déjà partagé. Pour arrêter le partage de votre contenu dans un espace de travail, il vous suffit de décocher la case dans Espaces de travail disponibles.

Partager des dossiers de contenus

Vous pouvez également partager des dossiers de contenu entiers.

1. Passez la souris sur l'extrême droite du dossier que vous souhaitez partager, cliquez sur les trois petits points verticaux, puis choisissez Partager dans l'espace de travail dans le menu déroulant.
2. Ensuite, dans Espaces de travail disponibles, vous pouvez voir quels espaces de travail sont disponibles pour le partage et sélectionner le(s) espace(s) de travail où vous souhaitez partager du contenu. Cliquez sur Enregistrer une fois que vous avez terminé.

Accèder au contenu partagé

Dans les sections Modèle et Bibliothèque de contenus, vous verrez un dossier intitulé Partagé avec moi. Ce dossier contient des éléments partagés dans cet espace de travail.

Utiliser des modèles et des éléments de la bibliothèque de contenus partagés

Modèle partagé

Commencez par accéder au dossier Partagé avec moi (voir ci-dessus). Ensuite, créez un document qui utilise ce modèle partagé de l'une des trois façons suivantes :

1. Survolez l'article dans la liste de modèles, puis cliquez sur Créer un document.
2. Cliquez sur le modèle, puis cliquez sur Créer un document en haut de la page.
3. Cliquez sur Nouveau document > Modèles partagés > Créer un nouveau document à l'aide d'un modèle partagé.

Bibliothèque de contenus partagés

Vous pouvez utiliser les éléments de la bibliothèque de contenus partagés et les ajouter aux documents et aux modèles de la même manière que les éléments de la bibliothèque de contenus normaux.

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