Partage des modèles et des éléments de la bibliothèque de contenus

Disponibilité : forfait Entreprise

Notre fonctionnalité de partage de contenus vous permet de partager facilement les modèles et les éléments de la bibliothèque de contenus dans vos espaces de travail. Vous pouvez partager des fichiers individuels et/ou des dossiers entiers de modèles et d'éléments de la bibliothèque de contenus.

Partage du contenu individuel dans les espaces de travail

Pour partager un élément de la bibliothèque de modèles ou de contenus, commencez par aller dans votre liste de modèles.

1. Passez la souris sur l'extrême droite du contenu que vous souhaitez partager, cliquez sur les ellipses verticales et puis choisissez Partager dans l'espace de travail dans le menu déroulant.
2. Ensuite, sous le titre Espaces de travail disponibles, vous verrez les espaces de travail disponibles pour le partage. Sélectionnez l'espace/les espaces de travail où vous souhaitez partager le contenu. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Si vous utilisez un processus d'approbation ou de flux de travail pour vos modèles, vos modèles partagés garderont ces paramètres d'approbation et tous les documents créés à partir de ces modèles hériteront de ces paramètres. Par conséquent, tout membre de l'équipe approbatrice doit être membre de l'espace de travail du modèle partagé pour accéder à un document et approuver un document. Si la personne désignée n'est pas membre, elle verra le message suivant lorsqu'elle essaiera d'ouvrir le document à partir de la notification par e-mail :

Examen du contenu partagé

Pour vérifier dans quel espace de travail un élément est partagé, passez la souris sur l'élément à l'extrême droite, cliquez sur les ellipses verticales et puis cliquez sur Partager dans l'espace de travail dans le menu déroulant. Si vous voyez que la case des espaces de travail est cochée, cela signifie que l'élément est déjà partagé. Pour arrêter le partage de votre contenu dans un espace de travail, il vous suffit de décocher la case sous Espaces de travail disponibles.

Partage des dossiers de contenus

Vous pouvez également partager des dossiers entiers de contenus.

1. Passez la souris sur l'extrême droite du dossier que vous souhaitez partager, cliquez sur les ellipses verticales et puis choisissez Partager dans l'espace de travail dans le menu déroulant.
2. Ensuite, sous Espaces de travail disponibles, vous pouvez savoir quels espaces de travail sont disponibles pour le partage et sélectionner l'espace/les espaces de travail avec dans le(s)quel(s) vous souhaitez partager du contenu. Cliquez sur Enregistrer une fois que vous avez terminé.

Vous verrez une icône de partage à côté des dossiers et des éléments qui sont partagés dans d'autres espaces de travail.

Accès au contenu partagé

Dans les sections de la bibliothèque de modèles et de contenus, vous verrez un dossier appelé Partagé avec moi. Ce dossier contient des éléments partagés dans cet espace de travail.

Utilisation des modèles partagés et des éléments de la bibliothèque de contenus

Modèle partagé

Commencez par accéder au dossier Partagé avec moi (voir ci-dessus). Ensuite, créez un document qui utilise ce modèle partagé à l'aide de l'une des trois façons suivantes :

1. Passez la souris sur l'élément de la liste de modèles et puis cliquez sur Créer un document.
2. Cliquez sur le modèle et puis cliquez sur Créer un document en haut de la page.
3. Cliquez sur Nouveau document Modèles partagés Créer un nouveau document à l'aide d'un modèle partagé.

Bibliothèque de contenus partagés

Vous pouvez utiliser les éléments partagés de la bibliothèque de contenus et les ajouter aux documents et aux modèles de la même manière que vous le faites pour les éléments de la bibliothèque de contenus normaux.