Protéger les documents avec la vérification du destinataire
Remarque:
Certaines images et certains liens dans cet article ne sont disponibles qu'en anglais américain.Remarque :
Nous lançons progressivement cette fonctionnalité pour nos clients, vous ne pouvez donc pas la voir immédiatement dans votre compte.Disponibilité : forfaits Commerce et Entreprise
Cette fonctionnalité vous aide à configurer facilement un code secret unique ou un code SMS pour chaque destinataire du document Vos destinataires devront passer par un processus de vérification pour voir ou signer un document.
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Comment configurer les méthodes de vérification dans les paramètres d'espace de travail
Remarque :
Seul le propriétaire du compte et les utilisateurs qui ont l'autorisation d'administrateur d'accéder aux paramètres de l'espace de travail peuvent configurer les méthodes de vérification du destinataire dans chaque espace de travail. Par défaut, les méthodes de vérification par code secret et par texto (SMS) sont activées.Commencez par aller dans les Paramètres Paramètres. Cochez la case de la méthode de vérification dont vous avez besoin et décochez la case de la méthode de vérification que vous souhaitez désactiver dans les documents et sélectionnez Enregistrer les modifications.
Configuration de la vérification du destinataire dans un document
Remarque :
Vous pouvez configurer la vérification du destinataire uniquement dans un document. Vous ne pouvez pas configurer la vérification du destinataire dans un modèle ou un formulaire.Vous pouvez activer la vérification du destinataire de deux façons :
- Lors de la création d'un document de toute pièce ou à partir d'un modèle
- Dans un document
Maintenant, approfondissons chacune d'entre elles.
Configuration de la vérification du destinataire lors de la génération d'un nouveau document
Commencez par sélectionner Créer à partir de la liste de documents ou Nouveau document +Document sur le tableau de bord.
Sélectionnez un modèle existant ou sélectionnez +Vierge pour créer un document de toute pièce. Si vous avez un fichier PDF ou.docx, vous pouvez le faire glisser et le déposer dans la zone de téléchargement.
Maintenant, attribuez un destinataire et activez le bouton de bascule pour la « Vérification du destinataire » sous l'e-mail du destinataire.
Une fois que vous activez le bouton, vous pouvez sélectionner la méthode de vérification, configurer un code secret ou ajouter un numéro de téléphone pour la vérification par texto (SMS) et sélectionner l'heure de vérification avant d'ouvrir le document ou de le signer.
Remarque :
L'option temps de vérification n'est disponible que pour les destinataires à qui vous avez attribué au moins un champ (les signataires).Cette méthode vous permet de facilement configurer la vérification du destinataire pour plusieurs destinataires.
Une fois que vous avez configuré la vérification du destinataire, sélectionnez Continuer. Finissez la configuration de votre document et puis envoyez-le.
Configuration de la vérification du destinataire dans un document déjà créé
Remarque :
Vous pouvez configurer la vérification du destinataire sur un document, quel que soit son statut.Vous pourrez configurer la vérification du destinataire dans un document déjà créé si vous sélectionnez Passer lors de l'étape de génération du document or si vous voulez utiliser un brouillon existant du document.
Commencez par ouvrir le document. Ensuite, cliquez sur le bouton Gérer en haut de la page ou sélectionnez l'onglet Gérer les destinataires à droite. Puis, cliquez sur le nom du destinataire pour configurer la vérification et activez le bouton de Vérification du destinataire.
Une fois que vous avez activé le bouton, vous pouvez sélectionner la méthode de vérification.
Pour la vérification par code secret, configurez un code secret et sélectionnez l'heure de vérification (avant d'ouvrir un document et avant de le signer). Sélectionnez Configuration du code secret une fois que c'est fait. Maintenant, vous pouvez facilement copier le code secret et le partager plus tard avec votre destinataire.
Pour la vérification par texto (SMS), ajoutez un numéro de téléphone et sélectionnez l'heure de vérification (avant d'ouvrir un document ou avant de le signer). Sélectionnez Configuration du code de vérification une fois que c'est fait. 
Remarque :
L'option temps de vérification n'est disponible que pour les destinataires à qui vous avez attribué au moins un champ (les signataires).Finissez la configuration de votre document et puis envoyez-le.
Vue du destinataire
Une fois que vous avez envoyé votre document, les destinataires ne seront pas en mesure d'ouvrir le document (si l'heure de vérification est « Avant d'ouvrir un document ») ou de le finaliser (si l'heure de vérification est « Avant de signer un document ») sans passer par le processus de vérification que vous avez configuré.
Vérification par code secret
Lorsqu'un destinataire ouvrira le document, il verra une fenêtre contextuelle et devra saisir le code secret pour le voir si l'heure de vérification est « Avant d'ouvrir un document ».
Si l'heure de vérification est « Avant de signer un document », le destinataire sera en mesure de voir et de remplir les champs du document, mais il ne sera pas en mesure de le finaliser jusqu'à ce qu'il saisisse le bon code secret.
Une fois qu'il a saisi le bon code secret, il peut accéder au document et le finaliser.
Vérification par texto (SMS)
Lorsqu'un destinataire ouvre le document si l'heure de vérification est « Avant d'ouvrir un document », il verra une fenêtre contextuelle et devra sélectionner Vérifier maintenant pour recevoir et soumettre un code SMS pour pouvoir voir le document.
Si l'heure de vérification est « Avant de signer un document », le destinataire sera en mesure de voir et de remplir les champs du document, mais il ne sera pas en mesure de le finaliser jusqu'à ce qu'il saisisse le bon code SMS.
Avis d'expiration du code secret ou du code SMS
Si le destinataire saisit un mauvais code secret trois fois, il devra contacter l'expéditeur du document pour obtenir un nouveau code.
Si le destinataire saisit un mauvais code SMS trois fois, il devra contacter l'expéditeur du document pour que celui-ci modifie son numéro de téléphone ou attende 10 minutes pour renvoyer un code.
