Informes
Nota:
Algunas de las imágenes y enlaces de este artículo solo están disponibles en inglés (EE. UU.).Disponibilidad: Plan Enterprise
Advertencia:
Los documentos combinados se cuentan como un solo documento en los informes.Nota:
Solo los propietarios de cuentas, así como los usuarios con un perfil de Administrador, Gestor o personalizado con permiso para acceder a los informes, pueden ver los datos de los informes. Si un usuario tiene un perfil de Gestor en el Espacio de Trabajo A y un rol de Miembro en el Espacio de Trabajo B, los datos del Espacio de Trabajo A serán los únicos disponibles.Los informes ofrecen información valiosa sobre el rendimiento de su equipo, así como los flujos de trabajo dentro de los espacios de trabajo, los documentos y las plantillas, lo que te permite tomar decisiones basadas en datos.
Ver un vídeo de información general:
Nota:
En los informes solo se incluyen los documentos del Editor 2.0.Saltar a:
Visión general del flujo de trabajo
Los gráficos de visión general del flujo de trabajo permiten comprender mejor el resumen de documentos. Los datos de los gráficos pueden filtrarse por periodo de tiempo y espacio de trabajo específicos.
Nota:
Por defecto, los datos del rendimiento del último mes en todos los espacios de trabajo de la cuenta son visibles en la pestaña Visión general del documento.
Los documentos se incluyen en los gráficos en función de la fecha de creación, independientemente de cuándo se hayan enviado o completado. Por ejemplo, si se selecciona 1/11/2021-1/12/2021 como rango de fechas, los resultados incluirían:
- 10 documentos creados, enviados y completados
- 3 documentos creados antes del 1/11/2021 y completados dentro del plazo
Por eso el informe mostrará 10 documentos en total, no 13.
Progreso del documento
Nota:
El rango de fechas por defecto para un gráfico es de 1 mes. Sin embargo, se puede filtrar por periodo de tiempo y seleccionar los espacios de trabajo que se incluirán en un informe.
El progreso de los documentos permite ver cuántos documentos creados se han enviado y completado.
Pasa el ratón por encima de las líneas del gráfico para ver estos detalles por fecha:
- La línea gris muestra el número de documentos creados (a partir de plantillas y de cero/carga)
- La línea azul muestra cuántos documentos creados se han enviado
- La línea verde muestra el número de documentos enviados completados por los destinatarios dentro de un rango de fechas seleccionado
Progreso total del documento
El progreso total de los documentos muestra el proceso de movimiento de los documentos desde Creado Enviado Completado. También muestra la transición entre estados por porcentaje.
La tasa de finalización muestra el porcentaje de documentos que han sido enviados y completados por los destinatarios dentro de un rango de fechas seleccionado.
Tiempo de transición del estado
El tiempo de transición del estado permite conocer el tiempo que los documentos han pasado entre un estado básico y otro. Esta cifra se obtiene mediante la fórmula que se usa para calcular la mediana.
Pasa el ratón por encima de la línea para ver los datos por día, semana o mes, según el intervalo de fechas que hayas seleccionado.
Nota:
Si el estado de un documento se ha cambiado manualmente, solo se contarán el primer y el último estado de la sucesión. Cualquier estado intermedio no se incluirá en los gráficos ni en la tabla Análisis de documentos.
Tiempo total de transición del estado
El tiempo total de transición del estado muestra la cantidad de tiempo que tarda el equipo en preparar y enviar un documento, y también el tiempo que tardan los destinatarios en completarlo.
Nota:
El gráfico mostrará "0" si el tiempo de transición del estado es inferior a 1 minuto.El gráfico muestra el resumen del tiempo de transición del estado para un rango de fechas seleccionado.
Análisis de datos
Nota:
Por defecto, los datos del rendimiento del último mes en todos los espacios de trabajo de la cuenta son visibles en la pestaña Visión general del documento.El análisis de datos permite ver datos detallados sobre la eficiencia de los documentos y adaptarlos a tus necesidades. También puedes guardar y exportar un informe CSV completo en esta pestaña.
Los datos de la tabla pueden basarse en los documentos creados, enviados o completados dentro de un rango de fechas seleccionado.
Puedes ver los análisis de los documentos por:
- Espacio de trabajo
- Creador del documento
- Plantilla utilizada para crear documentos
- Nombre del documento
Puedes personalizar los datos a través de filtros, así como utilizando la sección Personalizar.
Filtros
Los filtros permiten incluir o excluir información de un informe. Puedes añadir o quitar los espacios de trabajo, los creadores de documentos (usuarios de tu cuenta), las plantillas utilizadas para crear documentos o los nombres de los documentos que quieras ver en un informe.
Selecciona un filtro, marca o desmarca las opciones que prefieras y luego selecciona Listo.
Personalizar
Con la ayuda de la sección Personalizar, se pueden incluir o excluir columnas específicas de la tabla. Aunque no exista la opción de reordenar las filas o columnas dentro de la tabla, todas las filas que no sean Nombre del documento y Creador pueden ordenarse de forma ascendente o descendente.
Guardar informes
Una vez que hayas personalizado tu informe, puedes guardarlo para acceder a él fácilmente en cualquier momento.
Selecciona Guardar, luego dale un título a tu nuevo informe. A continuación, añade una descripción opcional en "Leyenda", y selecciona Guardar informe. Una vez guardado, aparecerá en la pestaña Análisis de datos.
Puede aplicar cambios a su informe personalizado y seleccionar Guardar para actualizarlo. Los informes guardados también pueden ser renombrados y eliminados.
No es posible eliminar o cambiar el nombre de los siguientes informes por defecto: Marcador, Eficiencia del documento y Eficiencia de la plantilla.
Cómo exportar análisis de documentos
Se puede exportar un informe sobre la actividad de los documentos dentro de un rango de fechas específico como un archivo CSV.
Información incluida en el informe CSV completo
- Espacio de trabajo
- Nombre de usuario
- Correo electrónico de usuario
- Nombre del documento
- Nombre de la plantilla
- Carpeta de la plantilla
- Destinatarios del documento (los destinatarios que han completado el documento están marcados con una casilla verde)
- Estado del documento
- Fecha de creación (UTC+0)
- Fecha de actualización (UTC+0)
- Fecha de aprobación (UTC+0)
- Fecha de envío (UTC+0)
- Fecha de visualización (UTC+0)
- Fecha de conclusión (UTC+0)
- Fecha de pago (UTC+0)
- Fecha de vencimiento (UTC+0)
- Fecha de rechazo (UTC+0)
- Fecha de eliminación (UTC+0)
- Total
- Pagado
- Moneda total (segundos)
- Tiempo para enviar (segundos)
- Tiempo de visualización (segundos)
- Tiempo para completar (segundos)
- De visto a completado (segundos)
- Estado cambiado manualmente
- Firmado en persona
- URL del documento
Detalles sobre el estado en la tabla de análisis de documentos
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Métrica |
Regla de cálculo |
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Creado |
El número de documentos creados en el plazo elegido (si la tabla se basa en la opción "Creado") o el número de documentos Enviados/Completados (si la tabla se basa en "Enviado" o "Completado"). |
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Aprobado |
El número de documentos aprobados por todos los aprobadores. Si no hay flujo de aprobación, o el documento no ha pasado por él, entonces se muestra "0". |
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Enviado |
El número de documentos enviados a los destinatarios. Si la tabla se basa en:
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Visto |
Número de documentos enviados vistos por al menos un destinatario. |
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Completado |
El número de documentos completados por todos los destinatarios. Incluye los documentos en estado "Pagado" y "En espera de pago". |
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Caducado |
El número de documentos que no se han completado antes de la fecha de vencimiento. |
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Pagado |
El número de documentos en estado Pagado. Esto incluye los documentos movidos a "Pagado" manualmente. |
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Tasa de envío |
Porcentaje de documentos enviados a los destinatarios entre todos los documentos creados. Si la tabla se construye sobre las opciones "Enviado" o "Completado", la "Tasa de envío" será siempre del 100 %. |
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Tasa de finalización |
Porcentaje de documentos completados por todos los destinatarios. Si la tabla se basa en...
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Tasa de rechazo |
Porcentaje de documentos rechazados entre todos los documentos enviados. El número de documentos enviados depende de la opción en la que se basa la tabla ("Creado", "Enviado" o "Completado"). |
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Tasa de vencimiento |
Porcentaje de documentos que no fueron completados antes de la fecha de vencimiento entre todos los documentos enviados. El número de documentos enviados depende de la opción en la que se basa la tabla ("Creado", "Enviado" o "Completado"). |
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Tasa de plantilla |
Porcentaje de documentos creados a partir de una plantilla entre todos los documentos creados. El número de documentos creados depende de la opción en la que se basa la tabla ("Creado", "Enviado" o "Completado"). |
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Tiempo de envío |
El tiempo medio entre la creación del documento y su envío. |
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Tiempo de visualización |
El tiempo medio entre el envío y la primera visualización del destinatario. |
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De visto a completado |
Tiempo medio entre la primera visualización del destinatario y la finalización por parte de todos los destinatarios. |
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Tiempo para completar |
El tiempo medio entre el envío y la finalización por parte de todos los destinatarios. |
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Valor del documento |
El total de los documentos filtrados. La moneda no se convierte y corresponde a la configuración del documento, no a la moneda configurada por defecto en el espacio de trabajo. |
Biblioteca de contenidos
Los informes de la biblioteca de contenidos muestran cuántas veces se han utilizado los elementos de la biblioteca de contenidos en los documentos de PandaDoc.
Para introducir un rango de fechas para tu informe, selecciona las fechas en la parte superior izquierda.
Dentro de un periodo de tiempo seleccionado, verás una lista de elementos con la siguiente información: título, horas de uso, porcentaje de uso y quién lo creó.
Nota:
A diferencia de las pestañas Visión general del flujo de trabajo y Análisis de datos, la pestaña Biblioteca de contenidos no recoge los datos de todos los espacios de trabajo: solo son visibles los datos del espacio de trabajo actual.