Agrupar documentos
Nota:
Algunas de las imágenes y enlaces de este artículo solo están disponibles en inglés (EE. UU.).Disponibilidad: planes Essentials, Business y Enterprise
Limitaciones: puedes agrupar hasta 10 documentos, con un tamaño máximo por documento de 50MB.
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¿Necesitas enviar varios documentos en un solo correo electrónico y que se firmen y almacenen por separado? Usa nuestra función para agrupar documentos y enviarlos en un paquete ordenado.
Ver un vídeo de información general:
Cómo agrupar documentos
Sugerimos que los documentos en plantilla incluyan los documentos que sueles enviar (acuerdos de confidencialidad, contratos, facturas, etc.) que deben ser firmados y almacenados por separado.
Nota:
Cualquier flujo de trabajo de aprobación u orden de firmas que hayas configurado en tus plantillas se desactivará una vez que agrupes los documentos. Al agrupar documentos, tendrás que configurar un nuevo flujo de trabajo de aprobación o una orden de firma para la plantilla.Hay varias formas de agrupar los documentos a nivel de plantilla/documento.
- Empieza creando una sola plantilla/documento, y luego añádele documentos. Utiliza varias plantillas que ya tengas, añade plantillas de nuestra galería de plantillas o sube documentos.
- Sube varios documentos para crear un lote que puedas secuenciar tú. Para ello, selecciona Crear en la lista de plantillas/documentos y, a continuación, selecciona Cargar archivo para elegir los archivos de tu escritorio, o simplemente arrastra y suelta varios archivos en el área de carga.
- Selecciona varias plantillas para crear un lote. Para ello, selecciona Crear de tu lista de plantilla/documentos. A continuación, selecciona las plantillas que quieras incluir y selecciona Añadir elementos.
Nota:
Para cambiar el orden de los documentos, arrastra el documento/plantilla por el título hasta el lugar que quieras.Para agrupar documentos dentro de una misma plantilla o documento, selecciona el icono del documento en la parte superior izquierda y luego pasa el ratón por encima o por debajo del nombre del documento en el panel Documentos hasta que veas una línea azul. Cuando lo hagas, haz clic en el icono del signo más (+) y selecciona Añadir documento.
También puedes seleccionar +Documento para añadir un documento situado a los pies del lote de documentos.
Cuando hayas agrupado tus documentos, puedes añadir todos los campos necesarios y asegurarte de que cada uno se asigna al firmante adecuado. Por último, puedes enviar tu lote de documentos a los destinatarios por correo electrónico o mediante un enlace directo.
Trabajar con documentos agrupados
Puedes navegar fácilmente por tus documentos agrupados usando el panel Documentos. Para abrir el panel, simplemente selecciona el icono del documento bajo el nombre de tus documentos por lotes.
Dentro del panel Documentos, puedes:
- Añadir un nuevo documento/contenido
- Para expandir o contraer un documento, selecciona la flecha situada junto al nombre del documento
- Cambiar el nombre de un documento
- Eliminar un documento
- Reemplazar el archivo fuente de un documento cargado
Firmar documentos agrupados
Nota:
Si algún documento agrupado tiene que ser editado, es necesario editar y reenviar todo el lote.Cada firmante tendrá que rellenar los campos asignados a ellos y seleccionar Finalizar para completar todos los documentos agrupados. Los firmantes pueden utilizar el panel Documentos de la izquierda para navegar fácilmente a través de documentos.
Una vez que todos los firmantes hayan completado cada documento, el estado del lote cambiará a "Completado". En este punto, podrás descargar los documentos como un único PDF o como archivos PDF separados, con un certificado de firma para cada documento que contenga un campo de firma.
Descargar documentos agrupados
Tienes dos opciones para descargar documentos por lotes:
- Como múltiples PDF separados
- Como un único PDF con un certificado de firma independiente para cada documento completado (Ten en cuenta que el certificado de firma se añade a cualquier documento que contenga al menos un campo de firma y sea finalizado por cada firmante).
Nota:
Cuando se descargan documentos como archivos separados, los PDF heredarán los nombres individuales que tienen en un paquete. Si descargas los documentos agrupados como un solo archivo, este heredará el nombre de los documentos agrupados.
Solución de problemas
Cuando intento descargar los documentos agrupados, no ocurre nada.
Esto puede deberse a que tu navegador bloquea las descargas de archivos múltiples. Para permitir la descarga de varios archivos:
En Chrome:
- Abre Google Chrome y selecciona Personalizar/Controlar Google Chrome Configuración
- Ve a Privacidad y seguridad Configuración del sitio
- En la sección Permisos adicionales selecciona Descargas automáticas, selecciona "Permitir que todas las páginas web descarguen varios archivos automáticamente"
En Safari:
- Selecciona "Safari" en la barra de menú de la esquina superior izquierda y selecciona Preferencias
- En la parte superior de la ventana, selecciona Páginas web
- En la barra lateral izquierda, selecciona Descargas
- Selecciona el menú desplegable Permitir en el lado derecho
- Selecciona Permitir junto a "Al visitar otras páginas web para cambiar la configuración de descarga de todas las páginas web"
En Edge:
- Haz clic en la barra de menú en la esquina superior derecha y selecciona Configuración
- En el panel derecho, selecciona Cookies y Permisos de la página web
- Desplázate hacia abajo y selecciona Descargas automáticas
- Activa la opción para permitir la descarga automática de varios archivos