Agrupación de documentos
Nota:
Algunas de las imágenes y enlaces de este artículo solo están disponibles en inglés (EE. UU.).Disponibilidad: Planes Essentials, Business y Enterprise
Limitaciones: Puedes agrupar hasta 10 documentos, con un tamaño máximo por documento de 50 MB.
Advertencia de formato: Los campos de texto se desplazan cuando los temas son inconsistentes entre documentos y elementos de la biblioteca de contenidos. Asegúrate de que se aplica el mismo tema a todo el contenido que se utiliza en el proceso de creación del documento para evitar problemas de formato.
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¿Necesitas enviar varios documentos en un solo correo electrónico y que se firmen y almacenen por separado? Utiliza nuestra función de agrupación de documentos para enviar tus documentos en un paquete ordenado.
Ver un vídeo con información general:
Inscríbete en nuestro curso autodidacta para aprender a agrupar documentos.
Cómo agrupar documentos
Sugerimos agrupar los documentos a nivel de plantilla para incluir cualquier documento que envíes habitualmente (NDAs, contratos, facturas, etc.) que deban firmarse y guardarse por separado.
Aprende a agrupar documentos a través de la API aquí.
Nota:
Cualquier flujo de trabajo de aprobación u orden de firma que hayas configurado en tus plantillas se desactivará una vez que agrupes documentos. Al agrupar documentos, tendrás que configurar un nuevo flujo de trabajo de aprobación u orden de firma para la plantilla.Hay varias formas de agrupar tus documentos a nivel de plantilla/documento.
- Empieza creando una única plantilla/documento, y luego añádele documentos. Utiliza varias plantillas que ya tengas, añade plantillas de nuestra galería de plantillas o sube documentos.
- Sube varios documentos para crear un lote que puedas secuenciar tú mismo. Para ello, selecciona Documentos en la barra de navegación izquierda > +Documento, luego selecciona Subir archivo para elegir archivos de tu escritorio, o simplemente arrastra y suelta varios archivos en el área de subida.
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Selecciona varias plantillas para crear un lote. Para ello, primero selecciona Documentos en la barra de navegación izquierda > haz clic en la flecha situada junto al botón +Documento y selecciona Desde mis plantillas. A continuación, selecciona las plantillas que quieras incluir en el orden que necesites, y luego selecciona Añadir elementos.
Alternativamente, selecciona las plantillas que quieras agrupar en la lista de plantillas y haz clic en Agrupar en la parte superior de la página.
Nota:
La tercera opción es la mejor forma de agrupar plantillas al crear documentos medianteSalesforce, Zendesk Vender, Microsoft Dynamics, ymonday.com.Nota:
Para cambiar el orden de los documentos, arrastra el documento/plantilla por el título hasta el lugar que necesites.Para agrupar documentos dentro de una misma plantilla o documento, selecciona el icono del documento en la parte superior izquierda y, a continuación, pasa el ratón por encima o por debajo del nombre del documento en el panel Documentos hasta que veas una línea indicadora azul. Una vez que lo hayas hecho, haz clic en el icono más (+) y, a continuación, selecciona Añadir documento.
También puedes seleccionar +Documento para añadir un documento al final del lote de documentos.
Una vez que hayas agrupado tus documentos, puedes añadir todos los campos necesarios y asegurarte de que cada uno se asigna al firmante adecuado. Por último, puedes enviar tu lote de documentos a los destinatarios por correo electrónico o mediante un enlace directo.
Trabajar con documentos agrupados
Puedes navegar fácilmente por tus documentos agrupados utilizando el panel Documentos. Para abrir el panel, sólo tienes que seleccionar el icono del documento que tenga el nombre de tus documentos por lotes.
Dentro del panel Documentos, puedes
- Añadir un nuevo documento/contenido
- Plegar o desplegar un documento seleccionando la flecha situada junto al nombre del documento
- Cambiar el nombre de un documento
- Eliminar un documento
- Sustituir el archivo fuente de un documento subido
El nombre de cada documento se mostrará por separado encima del documento. Se heredará de las plantillas/nombres de archivos cargados que se utilizaron para crear un paquete.
Firmar documentos agrupados
Nota:
Si algún documento agrupado requiere edición, es necesario editar y reenviar todo el lote.Cada firmante deberá rellenar los campos que se le asignen y seleccionar Finalizar para completar todos los documentos agrupados. Los firmantes pueden utilizar el panel Documentos de la izquierda para navegar fácilmente por los documentos.
Una vez que todos los firmantes hayan completado cada documento, el estado del lote cambiará a "Completado". En ese momento, podrás descargar los documentos como un único PDF o como archivos PDF independientes, con un certificado de firma para cada documento que contenga un campo de firma.
Descargar documentos agrupados
Tienes dos opciones para descargar documentos por lotes:
- Como varios PDF separados
- Como un único PDF con un certificado de firma independiente para cada documento finalizado (Ten en cuenta que el certificado de firma se añade a cualquier documento que contenga al menos un campo de firma y que haya sido finalizado por cada firmante).
Nota:
Cuando descargues documentos como archivos independientes, los PDF heredarán los nombres individuales que tengan en un paquete. Si descargas documentos agrupados como un único archivo, heredará el nombre de los documentos agrupados.Resolución de problemas
Cuando intento descargar documentos empaquetados, no ocurre nada.
Esto podría deberse a que tu navegador bloquea las descargas de archivos múltiples. Para permitir la descarga de varios archivos:
En Chrome:
- Abre Google Chrome, luego selecciona Personalizar/Controlar Google Chrome > Configuración
- Ve a Privacidad y seguridad > Configuración del sitio
- En la sección Permisos adicionales, selecciona Descargas automáticas y elige "Permitir que todos los sitios descarguen varios archivos automáticamente".
En Safari:
- Selecciona "Safari" en la barra de menús de la esquina superior izquierda y, a continuación, selecciona Preferencias
- En la parte superior de la ventana, selecciona Sitios web
- En la barra lateral izquierda, selecciona Descargas
- Selecciona el menú desplegable Permitir en el lado derecho
- Selecciona Permitir junto a "Al visitar otros sitios web" para cambiar la configuración de descarga de todas las páginas web
En Edge:
- Haz clic en la barra de menú de la esquina superior derecha y selecciona Configuración
- En el panel derecho, selecciona Cookies y Permisos del Sitio
- Desplázate hacia abajo y selecciona Descargas automáticas
- Activa el interruptor para permitir la descarga automática de varios archivos