Guía para iniciarte con éxito en PandaDoc y mucho más

Estamos encantados de que hayas elegido PandaDoc y queremos asegurarnos de que todo tu equipo está tan emocionado como tú. Antes de implementar un nuevo software, es importante contar con un plan para garantizar una adopción satisfactoria por parte del equipo. Por eso queremos darte unos cuantos consejos sobre la implementación y la adopción de PandaDoc, que podrás ir aplicando a lo largo de toda tu trayectoria con nosotros.

Lo primero es lo primero

Antes de empezar, debes tener una buena comprensión del problema que quieres resolver con PandaDoc, ya sea si lo que necesitas son documentos de diseño profesional o bien una herramienta de firma electrónica más eficiente para agilizar tus procesos de documentación. A continuación, piensa en qué esperas de PandaDoc como solución y cuántos empleados se verán afectados por la implementación de PandaDoc. Luego, esboza los objetivos o métricas que quieres que tu organización alcance.

El apoyo de un buen equipo

Cuenta con las personas adecuadas a nivel interno. Asegúrate de que las partes interesadas y dirección conozcan PandaDoc y entiendan por qué es esencial, aunque no lo usen. Comprender el valor de un producto puede garantizar que tu organización lo utilice de manera efectiva. Aprovechar al máximo todo el potencial de PandaDoc también ayudará a que dirección vea con sus propios ojos la rentabilidad de la inversión.

Sigue manteniendo a las partes interesadas informadas y recuerda demostrar el valor de la solución de forma clara y con frecuencia. Por ejemplo, analiza y compara las tasas de envío de documentos de antes y después de introducir PandaDoc. Si trabajas en ventas, tal vez puedes revisar tu tasa de cierre actual y compararla con tu tasa posterior a la implementación.  Con PandaDoc, es muy fácil hacer un seguimiento de las métricas, como la velocidad de creación, para proporcionar información sobre los flujos de trabajo de tu equipo y encontrar áreas de mejora dentro del proceso de documentación.

Difunde el mensaje

La comunicación es clave para lograr una buena implementación de cualquier software. Explica a tus empleados (desde muy temprano y a menudo) que la empresa empezará a usar PandaDoc y pon énfasis en que les hará la vida más fácil. Es vital asegurarse de que los usuarios entienden las ventajas del producto que van a utilizar.

A la hora de informar a los usuarios, hay tres preguntas clave que debes responder. ¿Por qué vais a implementar este cambio? Asegúrate de explicar bien la razón por la cual y cómo este cambio tendrá un impacto en toda la organización. ¿Qué ventajas experimentarán cuando empiecen a utilizar PandaDoc? Por ejemplo, ahorrarán tiempo porque se reducirán las tareas manuales. ¿Cómo afectará a sus responsabilidades? Es importante asignar responsabilidades con objetivos cuantificables. Fijar metas os ayudará a sacar el máximo partido de PandaDoc.

La hoja de ruta

Desarrolla un plan de proyecto con todos los pasos necesarios para implementar PandaDoc. La creación de listas y el establecimiento de plazos contribuirán a que la implementación siga avanzando.

Hay quien hace referencia al modelo ADKAR a la hora de implementar un cambio en una organización.

• Conciencia: asegúrate de que todo el mundo reconozca el problema
• Deseo: incentiva a los usuarios con beneficios y consecuencias
• Conocimiento: ten claro cómo generar y mantener el cambio
• Habilidad: trabaja para cerrar las brechas de habilidades que limitan el cambio
• Refuerzo: mide y recompensa las victorias

Esto es lo que queremos

Elige unas cuantas métricas clave a las cuales quieras dar seguimiento con PandaDoc. Puedes evaluar todo tu proceso de documentación (desde la creación hasta el cierre). Establecer una línea de referencia ahora te ayudará a alcanzar el éxito en el futuro, cuando muestres el impacto de PandaDoc. Otro factor importante es medir el flujo de trabajo de un documento. Necesitarás puntos de referencia fiables del sector para realizar la comparación. En PandaDoc, hemos agregado los datos de nuestros clientes respecto a diez métricas clave que se pueden cuantificar de manera precisa y fiable con nuestra plataforma.

Ahora que tu plan para lograr una buena implementación ya está en marcha, podemos pasar a los consejos de adopción.

Da ejemplo

Empieza a usar PandaDoc desde el principio y úsalo con frecuencia para demostrar sus ventajas a los demás. Si no puedes hacerlo tú, identifica a un usuario que haya adoptado la herramienta muy temprano para que pueda convertirse en abanderado del producto. Este es el ingrediente necesario para que las implementaciones tengan éxito. En nuestra experiencia, hemos podido constatar que la mayoría de nuestros clientes de éxito tienen a un abanderado del producto en la empresa.

El abanderado del producto debe tener conocimientos, reconocer el valor y maximizar el éxito del producto. Esta persona desempeñará un papel vital en el proceso de adopción de la herramienta, ya que se encargará de asegurarse de que los usuarios aprovechen su potencial máximo.

Sin prisa, pero sin pausa

Nadie dijo que todo el mundo tiene que pasarse a PandaDoc de la noche a la mañana. Empieza por un grupo reducido. Así podrás poner a prueba la adopción a pequeña escala y garantizar una experiencia aún mejor para la siguiente tanda de usuarios. Pregunta con frecuencia a los usuarios cómo les va y realiza un seguimiento de sus opiniones.

En cuanto a las funciones, comienza con las más básicas y poco a poco ve aumentando la complejidad. Una vez estés listo para implementar nuevas funciones, aprovecha nuestros recursos, como el portal de videotutoriales, para formar a tus usuarios.

Las plantillas son clave

Las plantillas son esenciales para el éxito de tu equipo. Invierte tiempo en desarrollar plantillas de calidad desde el principio, así la experiencia de los usuarios será mucho mejor y podrán adoptar PandaDoc más rápido. ¡Las plantillas ahorran tiempo y dinero!

Consulta nuestro artículo del Centro de Ayuda sobre mejores prácticas para diseñar una estrategia y estructura de plantillas.

Ponte en contacto con nosotros

El equipo de éxito de clientes de PandaDoc está formado por grandes expertos en asesorar a clientes como tú a sacar el máximo partido de su inversión. Ponte en contacto con ellos pronto y a menudo: te ayudarán a superar cualquier obstáculo.

¿Qué puedes esperar de tu gestor de éxito de clientes?

• Realizar evaluaciones de negocio y garantizar que los objetivos se alineen con las métricas
• Ayudar a tu equipo a adoptar PandaDoc y a exprimir al máximo tu inversión
• Poner en práctica las mejores prácticas en los ámbitos de flujos de trabajo, plantillas y espacios de trabajo

Están aquí para ayudarte a que aproveches tu inversión en PandaDoc y para garantizar que tú y tu equipo tengáis la mejor experiencia.

Mantente al día

El equipo de desarrollo de PandaDoc trabaja incansablemente para mejorar nuestros productos, y siempre estamos implementando nuevas actualizaciones. No te olvides de estar al tanto de las actualizaciones de producto y de descubrir cómo pueden ayudarte a ti y a tu equipo.

También ponemos a tu disposición excelentes recursos de formación. Acabamos de lanzar nuestro portal de formación a demanda, llamado Learn, que incluye recursos de aprendizaje para administradores, creadores de contenido y usuarios.

¿Tienes preguntas sobre funciones específicas? Consulta nuestro Centro de Ayuda, donde encontrarás respuestas a todas tus preguntas, o participa en los Foros para colaborar con otros usuarios de PandaDoc.

Conclusión

Adoptar con éxito cualquier tecnología requiere pasar por un proceso. Piensa en estas mejores prácticas no solo como una forma de empezar con buen pie, sino como distintas maneras en las que puedes mejorar y perfeccionar tu proceso de documentación con PandaDoc. Invertir el tiempo necesario desde un principio para diseñar un plan sólido rendirá frutos a largo plazo.