Crear formularios

Disponibilidad: Business*, Enterprise*

*250 documentos al año por cuenta incluidos. Puedes adquirir formularios adicionales a 2 € por documento.

En este artículo, hablaremos de cómo crear un formulario, además de cómo asignar perfiles y crear el propio formulario en sí.

Ver un breve vídeo de descripción general sobre los formularios.

Habilitación de formularios

Antes de crear un formulario, asegúrate de que esta funcionalidad está activada en la tienda de complementos. Ten en cuenta que solo el propietario de la cuenta puede habilitar los complementos en la tienda de complementos.

Para habilitar el complemento de formularios, primero asegúrate de que has iniciado sesión en tu cuenta de PandaDoc. Luego, accede a este vínculo https://app.pandadoc.es/a/#/addon-store/eforms y haz clic en Añadir a PandaDoc en la ventana emergente. ¡Y eso es todo!

Si quieres hacer que los formularios estén disponibles en múltiples espacios de trabajo, ve a Configuración. Una vez allí, podrás habilitar el complemento en cualquier espacio de trabajo marcando la casilla junto al nombre de cada espacio de trabajo y luego haciendo clic en Guardar cambios.

Actualiza la página y podrás ver la sección Formularios en el panel izquierdo.

Comienzo de tu formulario

En primer lugar, ve a la sección Formularios en el panel izquierdo; luego, haz clic en el botón verde Crear formulario cerca de la esquina superior derecha de la pantalla. Ahora podrás seleccionar una plantilla de tus plantillas existentes. Si quieres crear un formulario desde cero, tendrás que crear una plantilla o cargar tu archivo como una plantilla. Una vez que hayas hecho esto, podrás crear un formulario a partir de esta plantilla.

Adición de destinatarios/perfiles a tu formulario

Lo primero que debes hacer una vez que abras tu nuevo formulario es especificar el destinatario principal y el destinatario secundario (si es necesario).

• El destinatario principal es la persona que debe iniciar el proceso de firma. Un formulario solo puede tener un destinatario principal. Debes incluir el perfil principal del destinatario en tu formulario.
• El destinatario secundario es un co-signatario del formulario. Este no inicia el proceso de firma y generalmente es el destinatario principal el que lo designa. El perfil de destinatario secundario es opcional.

Por ejemplo, digamos que has creado un formulario para solicitudes de tiempo libre. El destinatario principal sería el empleado que solicita el tiempo libre, mientras que el destinatario secundario sería el gestor que necesita refrendar la solicitud para que un representante de recursos humanos (RR. HH.) pueda procesarla. El destinatario principal (empleado) indicará el nombre y dirección de correo electrónico del destinatario secundario (gestor) antes de firmar el formulario para asegurarse de que el gestor recibe el formulario para su firma.

Si la plantilla desde la que creaste el formulario contiene perfiles, se importarán en tu formulario. El primer perfil que se muestra en la plantilla se convertirá en el destinatario principal en el formulario.

Sigue este vínculo para descubrir cómo crear una hoja de asistencia de personal utilizando formularios. 

Orden de firmas

Si tienes múltiples destinatarios secundarios, podrás configurar una orden de firmas para ellos. Esta característica garantiza que, una vez el destinatario principal firme el formulario, este se enviará al primer destinatario secundario en la lista de orden de firmas. Y, una vez que esta persona firme, el formulario se enviará al próximo destinatario en la cola.

Volvamos a nuestro ejemplo utilizando solicitudes de tiempo libre. El representante de recursos humanos solo debería recibir el formulario una vez que el empleado y el gestor hayan firmado el formulario. En este caso, habrás establecido al empleado como el destinatario principal, mientras que el gestor y el representante de RR. HH. serían los destinatarios secundarios.

Luego, podrás activar la orden de firmas para garantizar que el perfil del gestor está en primer lugar. Cuando el empleado rellene el formulario y lo firme, el documento se enviará al gestor. Una vez que el gestor firme el documento, solo entonces se enviará al representante de RR. HH.

Preasignación de una persona a un perfil

Si una persona en concreto tiene que firmar todos los documentos generados a partir de tu formulario, podrás preasignarlos a un perfil de formulario específico. Simplemente haz clic en el nombre del perfil y escribe la dirección de correo electrónico del firmante en Preasignar a una persona.

Aquí tienes un ejemplo útil que, una vez más, utiliza solicitudes de tiempo libre. Es probable que el mismo representante de RR. HH. procese todas las solicitudes de tiempo libre, por lo que podrás preasignar a esta persona al perfil de RR. HH. Cuando el empleado rellene el formulario de solicitud de tiempo libre, solo necesitará especificar a su gestor. El responsable de RR. HH. recibirá automáticamente el formulario porque ha sido preasignado a un perfil específico.

Uso de variables de perfil para añadir información de contacto de un firmante

Las variables de perfil son una forma fácil de rellenar automáticamente información de contacto de un firmante en tu formulario. Una variable de perfil siempre incluirá el nombre del perfil al comienzo y aparecerá en el perfil en la sección de variables.

Haz clic en una variable para copiarla y añadirla a tu formulario. Para añadir una variable en un contenido cargado, primero añade un bloque de texto y luego la variable.

Cuando el firmante abra el formulario, introducirá la información de contacto necesaria, que se sustituirá automáticamente luego por las variables del formulario.

Configuración de la numeración automática en tu formulario

La numeración automática te permite configurar una secuencia y numerar cada nuevo documento creado desde tu formulario.

Aplicación de la numeración automática en plantillas y formularios

Para aplicar la numeración automática a tu formulario, empieza añadiendo una secuencia. Selecciona Configuración y luego desplázate hacia abajo hasta Numeración automática de documentos. Selecciona Añadir secuencia para añadir una nueva secuencia y un número inicial. Cuando hayas terminado, selecciona Añadir.

Una vez que hayas configurado tu secuencia, podrás aplicarla ya sea en la plantilla que usarás o directamente en tu formulario. Los formularios creados a partir de una plantilla con una secuencia heredarán dicha secuencia.

Para aplicar una secuencia a tu plantilla, selecciona el menú contextual en la parte superior derecha y luego Detalles de la plantilla en el menú desplegable. Desplázate hacia abajo hasta Secuencia de la plantilla y luego selecciona el icono de configuración. Selecciona la secuencia que acabas de crear o crea una nueva aquí. Para finalizar, selecciona Aplicar.

Para aplicar una secuencia a tu formulario, selecciona el menú contextual en la parte superior derecha y luego Secuencia de documentos.

Uso de la variable de secuencia para rellenar el número de la secuencia

Una vez que hayas configurado lo anterior, podrás añadir una variable de secuencia a tu plantilla o formulario. Así se sustituirá automáticamente el número en cada documento creado a partir de la plantilla o formulario.

Para aplicar una variable de secuencia, abre una plantilla o un formulario y luego ve a la ficha Variables. Desplázate hacia abajo hasta el final. En Sistema, copia [Document.SeqNumber] y pégalo en un bloque en tu plantilla o formulario.

La variable de secuencia se sustituirá automáticamente cuando se publique tu formulario y los destinatarios lo vean.

Creación de tu formulario

Cuando crees un formulario a partir de una plantilla existente, el contenido de la plantilla se importará convenientemente en tu nuevo formulario. Mejor aún, podrás personalizar aún más tu formulario añadiendo bloques de contenido y campos, como normalmente harías con las plantillas.

También podrás configurar una lista de precios interactiva, de igual forma que en tus documentos y plantillas habituales.

Añade un campo Recopilar archivos para permitir que tus destinatarios puedan cargar fácilmente archivos en tu formulario.

También podrás añadir contenido de tu biblioteca de contenidos. No obstante, no podrás guardar las páginas y los bloques de contenido del formulario en tu biblioteca de contenidos.

Y, por último, podrás modificar el diseño de tu formulario.

Adición de un título a un ID de campo

Para encontrar y trabajar fácilmente con los datos que incluyan tus destinatarios, podrás añadir un título al ID de campo para cualquier campo de texto, casilla de verificación o menú desplegable.

Podrás encontrar el valor añadido al ID de campo en el encabezado de la columna del archivo CSV descargado con las respuestas del formulario. En el encabezado de la columna, el valor se añade después del perfil y el tipo de campo en este formato: Role_Name.Field_Type.Field_ID_value.

Para añadir un valor a un ID de campo, selecciona un campo en tu plantilla o formulario y luego selecciona Propiedades en el panel flotante del campo. Por último, escribe un título en ID de campo en la parte derecha.

Publicación/Eliminación de publicación de tu formulario

Cuando estés listo para recoger firmas con tu nuevo formulario, haz clic en Buscar código. Luego, podrás copiar el código para añadir el formulario a tu sitio web u obtener un enlace directo al formulario.

A continuación, cuando ya esté todo listo para aceptar firmas a través de tu formulario, haz clic en Publicar. Esto hará que tu formulario esté disponible para que otros lo rellenen. Si añades el formulario a tu sitio web sin publicarlo, los demás no podrán rellenarlo.

Para hacer modificaciones en tu formulario, primero tendrás que eliminar su publicación. Cuando un formulario se deshabilita/elimina su publicación, esto es lo que verá tu cliente (siempre que no hayas eliminado el código de tu sitio web).

Cuando hayas terminado de editarlo, simplemente haz clic en Publicar. No tendrás que generar un código nuevo; seguirá siendo el mismo.

Visualización y gestión de tus formularios

Puedes ver tus formularios yendo a la sección Formularios de la aplicación.

Los formularios pueden estar en tres niveles de estado: borrador, activo y deshabilitado.

Borrador: el formulario se ha creado, pero aún no se ha publicado.

Activo: el formulario se ha creado y se ha publicado (ten en cuenta que esto no significa que se haya añadido a tu sitio web, pero podrá rellenarse).

Deshabilitado: se ha eliminado la publicación del formulario y ya no se puede rellenar.

Para eliminar, duplicar, cambiar el nombre o descargar un CSV con las respuestas de un formulario, haz clic en los tres puntos verticales a la derecha del nombre del formulario y luego selecciona una acción en el menú desplegable.

También puedes eliminar o duplicar múltiples formularios a la vez. Simplemente marca las casillas de los formularios que quieras a la izquierda y luego selecciona una acción en la esquina superior derecha.

Nuestro próximo artículo profundiza aún más en la publicación y edición de formularios. Sigue leyendo si quieres descubrir más.