Salesforce Lightning

Disponibilidad:

PandaDoc: Plan Enterprise

Salesforce: "Professional", "Enterprise", "Unlimited" o "Developer edition".

La integración funcionará para oportunidades, clientes potenciales, contactos, cuentas y objetos personalizados.

Características

• Variables: con la ayuda de las variables, puedes traspasar automáticamente información de Salesforce a documentos de PandaDoc.
• Productos: traspaso de información de producto de los negocios de Salesforce a las listas de precios de PandaDoc.
• Crea documentos: puedes crear documentos de PandaDoc desde oportunidades, cuentas, contactos, clientes potenciales y objetos personalizados de Salesforce.
• Seguimiento de estado: puedes rastrear el estado del documento en Salesforce.
• Sincronización de datos entre Salesforce y PandaDoc (no disponible en las ediciones Group y Professional)

Conexión entre PandaDoc y Salesforce

1. En PandaDoc, ve a "Configuración" "Integraciones" Haz clic en "Salesforce" selecciona dónde quieres habilitar la integración: Sandbox o entorno de producción 
2. Puede que tengas que iniciar sesión en Salesforce llegados a este punto. Haz clic en "Permitir" para autorizar el acceso de PandaDoc a Salesforce
3. Tu cuenta de PandaDoc ya está conectada a Salesforce. Continúa con la instalación del paquete de PandaDoc en AppExchange como se describe en la siguiente sección

Instalación del paquete de PandaDoc en AppExchange

1. Inicia sesión en tu cuenta de Salesforce: https://login.salesforce.com/
2. Podrás encontrar nuestra aplicación en SFDC AppExchange.
3. Haz clic en "Obtenerla ahora".
4. Haz clic en "Instalar para todos los usuarios" y luego haz clic en "Actualizar/Instalar".
5. Selecciona "Sí, conceder acceso a estos sitios web de terceros" y haz clic en "Continuar".
6. Ahora comenzará el proceso de instalación y podría llevar un tiempo. Haz clic en "Listo" una vez finalice.

Configuración del módulo de PandaDoc para un objeto de Salesforce

1. Abre un registro de oportunidad
2. En la esquina superior derecha, haz clic en el icono de configuración Editar página
3. Así, se abrirá el modo Editar, donde podrás añadir el módulo de PandaDoc al diseño de la página
4. En el panel izquierdo, desplázate hacia abajo y busca el componente Lightning de documentos de PandaDoc
5. Arrástralo y suéltalo en el diseño de la página, donde quieras
6. Puedes añadir tantos componentes de PandaDoc como quieras
7. Cuando añadas un componente, ajuste su altura y el modo de visualización: los documentos relacionados mostrarán todos los documentos creados desde una oportunidad, mientras que la selección Plantilla mostrará plantillas desde los que crear documentos
8. Guarda y activa el componente haciendo clic en "Guardar" y "Activación" en la parte superior derecha

Traspaso de datos de SFDC a PandaDoc

Para traspasar datos de Salesforce al documento de PandaDoc, primero deberías crear tu plantilla y configurarla con variables (de la misma forma que con Fusionar campos). 

Traspaso de los campos de Salesforce a PandaDoc

Antes de configurar tu plantilla con variables, crea una lista de variables para cada objeto con el que usarás PandaDoc.

1. Para ello, haz clic en tu botón App Launcher y ve a Configuración de Pandadoc. Desplázate hacia abajo hasta "Flujo de datos de Salesforce a PandaDoc" y haz clic en "Configurar tokens".
2. A continuación, selecciona un objeto para el que quieras modificar la lista de tokens. Si tienes instalado PandaDoc en otro objeto, haz clic en "Añadir objeto".
3. Verás una lista predeterminada de variables/tokens en la parte derecha. Para añadir más, comprueba los campos que quieres añadir a la lista de variables/tokens y haz clic en "Guardar".
4. Abre tu plantilla de PandaDoc en otra ventana del navegador, y copia y pega los nombres de las variables con los corchetes en la plantilla.
5. Al crear un documento desde Salesforce usando esta plantilla, las variables se sustituirán por la información del CRM.

Traspaso de destinatarios de Salesforce a PandaDoc

De forma predeterminada, Salesforce muestra la siguiente información del destinatario dependiendo de dónde se encuentre un objeto en tu módulo de PandaDoc:

• desde la oportunidad: información del perfil del contacto
• desde la cuenta: información del contacto + información de la cuenta (posible)
• desde el cliente potencial: información del cliente potencial
• desde el contacto: información del contacto
• desde las cotizaciones: información del contacto

Puedes configurar qué campo de Salesforce se asignará a un perfil en PandaDoc, además de configurar los qué campos se enviarán como los siguientes parámetros:

• Nombre
• Apellidos
• Correo electrónico
• Empresa
• Teléfono
• Perfil

1. Ve a App Launcher "PandaDoc Configurar destinatarios".
2. Verás una asignación predeterminada para los objetos predeterminados. Podrás cambiarla o añadir nuevas asignaciones para los objetos personalizados.

Si quieres que PandaDoc asigne automáticamente el destinatario a un perfil específico, necesitarás dos cosas:

• El campo Perfil configurado en la asignación de destinatarios.
• Tener los mismos nombres de perfil en Salesforce y en la plantilla de PandaDoc.

Si configuras esto correctamente, PandaDoc insertará el destinatario correspondiente en el perfil correspondiente al crear documentos.

Si generas documentos desde una cotización o un caso, podrías usar un campo de búsqueda para un registro de contacto específico. Puedes especificar qué campos de búsqueda usar como destinatarios yendo a Configuración de PandaDoc desplazando hacia abajo hasta la configuración Personalización de objeto. Busca el objeto que quieres configurar y haz clic en Configuración en la parte derecha. 

Luego, selecciona el campo que se usará como destinatario y haz clic en Guardar. Puedes elegir hasta cinco campos.

A continuación, configura la asignación del destinatario. ¡Y eso es todo! 

Filtro de destinatarios

Puedes filtrar los contactos que se transfieren a los documentos de PandaDoc como destinatarios basándose en campos de sí/no en un registro (llamados también campos booleanos).

1. Ve a App Launcher Configuración de PandaDoc Configurar destinatarios.
2. Desplázate hacia abajo hasta "Filtrar destinatarios".
3. Haz clic en "Habilitar filtrado".
4. Elige un campo atendiendo al valor con el que se filtrarán los destinatarios.
5. Elige el valor del campo atendiendo a qué destinatarios se filtrarán (verdadero: sí; falso: no).

Si has configurado la asignación de destinatarios para las cuentas, luego podrás configurarlo para traspasar esta información de la cuenta (correo electrónico, teléfono #, etc.) como destinatario a PandaDoc.

Para ello, ve a Configuración de PandaDoc - desplázate hacia abajo hasta Configuración de JSON Builder, junto al nombre del objeto de la cuenta, haz clic en "Configurar" - marca la casilla junto a "Enviar cuenta como destinatario" y haz clic en "Guardar".

Si tienes alguna sugerencia con respecto a las funcionalidades de PandaDoc - envíanos una idea en el portal de ideas o envíanos un correo electrónico a support@pandadoc.com.

Traspaso de información de Salesforce a PandaDoc (mediante campos)

Puedes traspasar datos a los campos de PandaDoc de manera similar al funcionamiento de las variables. Sin embargo, a diferencia de las variables, no tendrás que incluir los corchetes.

En la lista de tokens, copia la muestra sin corchetes en Fusionar campo.

Una vez enviado el documento, el destinatario verá los datos autocompletados y podrá actualizar este campo (siempre y cuando se les haya asignado el campo en cuestión).

Traspaso de datos del producto a la lista de precios

PandaDoc puede enviar productos desde una oportunidad, cliente potencial, contacto o cuenta a una lista de precios en un documento. En esta guía, veremos cómo traspasar productos de oportunidad a PandaDoc, pero la configuración seguirá siendo la misma para los demás objetos. 

En primer lugar, asigna los campos de producto de la oportunidad a los campos de la lista de precios.

1. Ve a Configuración de PandaDoc PandaDoc Configurar precios de artículos.
2. Los productos de la oportunidad se mostrarán de forma predeterminada, pero podrás seleccionar otro objeto para el que configurar la asignación.
3. A continuación, asigna los campos de producto de la oportunidad a los campos de la lista de precios y haz clic en Guardar.
4. Debajo, en Orden del precio de los artículos, podrás configurar el orden en el que quieres que se muestren los productos en la lista de precios de PandaDoc.

Ahora, configura la lista de precios para aceptar los productos de Salesforce.

1. Abre tu plantilla de PandaDoc y añade una lista de precios.
2. Haz clic en Propiedades en la parte superior de la lista de precios y, en la configuración en la parte derecha, activa Fusionar datos.

¡Y así acaba la configuración! Cuando comiences un nuevo documento desde una oportunidad (suponiendo que se han añadido productos), asegúrate de seleccionar tu plantilla. Así, los productos se añadirán a la lista de precios. Si no se muestran algunos campos, haz clic en el signo más en la parte derecha de la lista de precios y selecciona los campos en Añadir oculto. 

Traspaso de los campos de producto personalizados a la lista de precios

A veces, tendrás que traspasar más que un grupo estándar de campos de productos. 

1. En primer lugar, añade los campos de producto de la oportunidad a la lista de tokens/variables yendo a Configuración de PandaDoc Configurar tokens.  Selecciona el producto de la oportunidad y comprueba los campos que quieres traspasar en la parte derecha. Así, aparecerán en la lista de tokens en la parte izquierda.
2. Haz clic en Guardar.  ¡Y así acaba la configuración! 
3. Asegúrate de que la lista de precios de la plantilla tiene Importación automática activada. 
4. Al crear un documento desde la plantilla, haz clic en el signo más en la parte derecha de la lista de precios.
5. Selecciona los campos de producto personalizados en Añadir oculto.

Si la adición de campos personalizados de las columnas ocultas cada vez que creas un documento te lleva muchos clics, hay una forma de evitar eso.

1. Crea un documento y muestra los campos de producto personalizados.
2. Luego, haz clic en los tres puntos verticales en la esquina superior derecha y selecciona Convertir en plantilla. Se abrirá una nueva plantilla en una nueva ficha del navegador.
3. En la plantilla, podrás eliminar los productos de la lista de precios, pero asegúrate de mantener las columnas del campo personalizado. 
4. La próxima vez que empieces un documento desde Salesforce, usa esta plantilla. Las columnas se rellenarán con los valores del campo del producto personalizado. 

Creación y envío de documentos

Ahora que has creado y configurado tu plantilla, podrás crear y enviar documentos desde Salesforce.

1. Ve a un registro, busca el módulo de PandaDoc y haz clic en "Nuevo documento".
2. Elige tu plantilla y asigna destinatarios a los perfiles, si es necesario.
3. Haz clic en "Empezar a editar" y comprueba tu documento: variables, contenido, destinatarios, lista, recordatorios; y envía tu documento.
4. Ahora podrás volver al registro en Salesforce y llevar el seguimiento del estado de tu documento.
5. Cuando se haya finalizado un documento, tu .pdf aparecerá en Archivos en el registro.  (aunque es parte de la funcionalidad de sincronización de 2 vías, está activado de forma predeterminada al instalar el paquete de PandaDoc).

Adición de archivos en la vista de tu objeto

Si no ves archivos en tu objeto, puede que tengas que añadirlos a la vista de tu objeto.

Para ello, tendrás que volver a los diseños de la página del objeto en la configuración:

1. En la pantalla Inicio, busca el icono Configuración en la esquina superior derecha.
2. En la página Configuración, ve a la lista Gestor de objetos y selecciona Oportunidad.
3. En la oportunidad, ve a Diseño de página y selecciona Diseño de oportunidad.
4. En la página Diseño de oportunidad, usa la barra de herramientas en la parte superior, busca Listas relacionadas en la barra de herramientas y añade Archivos en las listas relacionadas; luego guarda.
5. Comprueba de nuevo tus oportunidades para asegurarte de que Archivos se puede ver desde la página.

Vinculación de un documento con una oportunidad en Salesforce

Si tienes un documento creado en PandaDoc que quieres vincular a una oportunidad en Salesforce, aquí tienes la solución.

1. En tu ficha PandaDoc, abre el documento y haz clic en el icono de Salesforce en la parte derecha. El documento debe estar en el estado Borrador.
2. Haz clic en "Vincular", tras lo que se te pedirá que inicies sesión en tu cuenta de Salesforce.
3. Selecciona una oportunidad de la lista y haz clic en "Vincular".
4. En la parte derecha, en la información de la oportunidad, podrás ver la fecha de creación, el estado y el importe total de la oportunidad. Ten en cuenta que puede que tengas que actualizar la información de la oportunidad que se muestra en PandaDoc para asegurarte de que ves la última actualización.
5. Ahora, ve al registro de la oportunidad de Salesforce, y el documento se mostrará en el módulo de PandaDoc como si se hubiera creado a través de Salesforce.

Para desvincular un documento de una oportunidad o vincularlo a otra, haz clic en la acción que quieras en el panel Integraciones. Si has creado el documento desde otro objeto (cuenta, contacto, etc.), no podrás desvincularlo de ese objeto y vincularlo a una oportunidad o ver la información relacionada.

Actualización de un documento con valores de campo desde Salesforce

Si la información en un registro de Salesforce se actualiza después de que el documento ya se haya creado a partir de este registro, podrás actualizar el documento con los valores correctos:

1. En el documento, ve al panel Integraciones haciendo clic en el icono de Salesforce en la parte izquierda del documento de PandaDoc
2. En los datos del documento, selecciona "Importar desde CRM"
3. Las variables se actualizarán con la información más reciente de Salesforce
4. Puedes usar la característica "Importar desde CRM" en cualquier objeto en Salesforce: oportunidad, cuenta, cliente potencial, contacto y objetos personalizados.

Si el campo en Salesforce está vacío, la variable correspondiente no se actualizará. 

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo comprobar mi versión de integración? 

Abre tu Salesforce, haz clic en el signo más en la parte superior, escribe "paquetes instalados" en la búsqueda rápida; luego, haz clic en la sección Paquetes Instalados que aparecerá en la búsqueda. Busca PandaDoc entre las aplicaciones instaladas y busca la versión en la columna Número de la versión.

¿Cómo puedo darle acceso al equipo de asistencia técnica de PandaDoc a mi cuenta en Salesforce?

El equipo de asistencia técnica podrá solicitarte acceso a tu cuenta en Salesforce para ayudarte a resolver cualquier problema. No concedas acceso sin la solicitud de nuestro equipo de asistencia técnica.

En Salesforce Lightning:

1. Inicia sesión en tu Salesforce, haz clic en tu imagen (o avatar) en la parte superior derecha y luego haz clic en Configuración
2. En la parte izquierda, en la pequeña casilla de búsqueda, escribe "otorgar" y luego haz clic en Otorgar acceso al inicio de sesión en la cuenta

En Salesforce Classic:

1. Inicia sesión en tu Salesforce y luego haz clic en Mi configuración en la parte superior derecha (también puedes hacer clic en tu nombre y luego en Mi configuración).
2. En la parte izquierda, en la pequeña casilla de búsqueda, escribe "otorgar" y luego haz clic en Otorgar acceso al inicio de sesión en la cuenta

Establece "Duración del acceso" para "Soporte de PandaDoc" en tres días.

A continuación, envía un correo electrónico a nuestro equipo de asistencia con tu ID de la organización de SalesForce que se encuentra en la página Información de la empresa. Haz clic en Configuración Perfil de la empresa Información de la empresa y busca el ID junto a ID de la organización de Salesforce.

Resolución de problemas

Haz clic en un problema para desplegar la solución. 

El módulo de PandaDoc está en blanco o muestra el siguiente mensaje de error: "Intento de deshacer la referencia a un objeto nulo. Se ha producido un error inesperado".

Esto sucede cuando se ha eliminado o se ha cambiado el nombre del objeto para el que has configurado las variables, una lista de precios o la asignación de destinatarios.

Puedes resolver este problema siguiendo los siguientes pasos:

1. Asegúrate de tener la última versión de la integración instalada
2. Ve a Configuración de PandaDoc y haz clic en Configurar Tokens; luego, abre el objeto que muestra el mensaje de error o una pantalla en blanco.
3. Añade cualquier campo nuevo desde la columna izquierda como token/variable y luego haz clic en Guardar.
4. Si el problema persiste, ve a Configuración de personalización de objetos en la página Configuración de PandaDoc y, a continuación, haz clic en Configuración junto al objeto en el que se muestra el error. 
5. Si se abre una página en blanco, elimina el objeto de la lista y luego vuelve a añadirlo.