Principios básicos de PandaDoc

Perfil

Antes de empezar a configurar tus plantillas y enviar documentos, dedica un momento a revisar la información de tu perfil. Asegúrate de que tu nombre y apellidos sean correctos, añade tu firma y revisa las notificaciones. Añade una imagen de perfil. Esta imagen aparecerá en los correos electrónicos de PandaDoc cuando envíes un documento a alguien.

Marca de cuenta

Disponibilidad: planes Business y Enterprise

Puedes personalizar los correos electrónicos de PandaDoc procedentes de tu cuenta añadiendo el logotipo de tu empresa, ajustando el color del botón y del texto del botón, y personalizando el pie de página del correo.

Configuración de contenido

Plantillas

¿Qué necesidad tengo de crear plantilla?, te preguntarás. Crear y enviar documentos resulta mucho más fácil cuando no tienes que empezar desde cero. Crea plantillas reutilizables con PandaDoc para aumentar tu productividad y dar más uniformidad a todos tus documentos.

Piensa en estándares de texto, diseño y marca que podrás usar como punto de partida al generar un nuevo documento.

Puedes crear una plantilla desde cero, subir un PDF estático o combinar ambas opciones.

Crear una plantilla desde cero te da control total sobre el formato y el diseño, pero requiere más tiempo. Para acelerar el proceso, puedes convertir tu archivo .docx en un PandaDoc editable que te llevará unos segundos.

Una plantilla cargada no será editable, pero sí te permitirá añadirle texto encima y arrastrar y soltar campos. Es una forma rápida y sencilla de crear un PDF y hacer que alguien lo firme.

Perfiles

Una vez que hayas empezado una plantilla, el siguiente paso es crear perfiles de plantilla. Los perfiles son marcadores para futuros destinatarios, como Cliente, Responsable de decisiones, Contabilidad o Remitente.

Preasigna campos a un Perfil de tu plantilla y actuarán como marcadores de posición para futuros destinatarios. Al crear un documento desde esta plantilla, asignarás destinatarios a cada perfil de la plantilla. Todos los campos preasignados se asignarán automáticamente a los destinatarios correspondientes.

Cada perfil genera 11 variables de perfil, que permiten recoger información dinámica sobre los destinatarios. Al crear un documento desde la plantilla, las variables se autocompletarán a partir de la información de los contactos.

Variables

Solo hemos mencionado las variables en el contexto de perfil, pero también puedes usarlas en otros contextos. Piensa qué información será siempre única para cada documento específico, y reemplázala con variables.

Cuando crees un documento a partir de esta plantilla, rellena las variables una sola vez y los datos se autocompletarán en todo el documento. ¡Así de simple!

Colaboración en tiempo real

No hay mejor trabajo que el trabajo en equipo. Ahora, varios miembros del equipo pueden editar un documento de forma simultánea. Aparecerán avatares en el documento para mostrar quién está introduciendo cambios.

Biblioteca de contenido

Disponibilidad: planes Business y Enterprise

En la Biblioteca de Contenidos puedes almacenar informaciones que luego vas a usar de forma reiterada, como Testimonios o los Términos y condiciones. Esta es una forma fantástica de enviar documentos personalizados con formulaciones uniformes.

Diseño

Muy bien, ya has configurado tu plantilla y has añadido perfiles, contenidos y campos. ¡Ha llegado el momento de añadir algo de estilo! Para diseñar tu plantilla, haz clic en Diseño Personalizar tema. Tienes muchísimas opciones a la hora de definir el estilo de Texto, Títulos, Tablas, Página, Fondo, Encabezado y Pie. Cualquier cambio que hagas aquí se aplicará a toda la plantilla.

Para definir el estilo de un texto, selecciónalo y aplica el estilo usando la barra de herramientas de la parte superior. A continuación, usa Propiedades para añadir un fondo y ajustar márgenes y marcos.

Configuración

Haz clic en las elipses de la parte superior derecha para ajustar configuraciones de tu plantilla como Recordatorios automáticos, Vencimiento automático o Renovaciones. Todos los documentos creados a partir de esta plantilla heredarán las configuraciones.

Enviar automáticamente un PDF del documento completado

Haz clic en las elipses de la parte superior derecha "Información de plantilla" ve a "Documento adjunto". Actívalo para enviar un PDF del documento completado a todos los destinatarios después de que lo hayan firmado.

Configuración del espacio de trabajo

Puedes ajustar la mayoría de las configuraciones del espacio de trabajo, y todas las plantillas y documentos nuevos heredarán las configuraciones. Luego siempre podrás cambiar las configuraciones de plantillas y documentos específicos, que anulará las configuraciones del espacio de trabajo.

Precios y Catálogo

Pero ¿qué hay de los productos y los precios? En PandaDoc, puedes crear un catálogo de productos para automatizar la creación de presupuestos. Puedes o bien crearlo desde cero o importar productos a través de un archivo CSV:

Añadir precios a tu plantilla

En primer lugar, añade una lista de precios. Luego haz clic en ella para acceder al modo de edición. Una vez aquí, puedes añadir elementos de tu catálogo que ya hayas configurado o importado.

Con la lista de precios de PandaDoc, tienes flexibilidad para añadir columnas personalizadas ilimitadas para tasas, descuentos e impuestos de productos y multiplicadores adicionales:

Configura elementos como opcionales o con cantidades editables y agrega secciones con múltiples variables para que el cliente pueda elegir la opción más apropiada.

Aquí encontrarás más consejos y trucos para sacarle el máximo partido a la lista de precios de PandaDoc.

Enviar y firmar

¡Genial, ya has configurado tu plantilla! Ahora estás preparado para generar un documento y enviarlo. En tu plantilla, haz clic en "Crear documento" Asignar destinatarios a Perfiles y haz clic en "Empezar a editar".

O bien, desde la lista de documentos o tu Panel, haz clic en "Crear/Nuevo documento" "+Documento" y selecciona tu plantilla de la lista.

Completa las variables que no se hayan autocompletado (es decir, las variables personalizadas que habrás establecido para la plantilla).

¡Revisa el documento y envíalo! Aquí tienes una guía detallada sobre cómo enviar y firmar un PandaDoc.