Envío y firma de un documento
Nota:
Algunas de las imágenes y enlaces de este artículo solo están disponibles en inglés (EE. UU.).Así es como se ve del lado del destinatario cuando firma un PandaDoc.
Envío
Cuando hayas creado tu documento y añadido los destinatarios, podrás seguir adelante y enviarlo.
Tendrás dos opciones:
- Enviarlo por correo electrónico (tu destinatario recibirá un correo electrónico de PandaDoc que incluirá el acceso al documento. Podrás añadir un mensaje personalizado a este correo electrónico)
- Compartir el vínculo del documento (usa esta opción si necesitas tener mayor flexibilidad a la hora de enviar tu documento: podrás enviar el vínculo como texto o mediante cualquier aplicación de mensajería)
Si eres el único firmante en este documento, verás Finalizar documento en lugar de Enviar documento. Haz clic en él y PandaDoc te llevará a través de los campos que tengas que completar. Cuando hayas completado todos los campos, haz clic en Finalizar para completar el documento. Si tienes destinatarios con copia en este documento, recibirán la copia firmada automáticamente cuando el documento se haya completado.
Ahora veamos cómo se ve el proceso si tienes más de un firmante o el firmante no eres tú. Hablaremos aquí sobre el envío del documento por correo electrónico. Y aquí tienes una guía sobre cómo compartir el vínculo de un documento.
- Después de elegir esta opción, comprueba el nombre del documento y haz clic en "Guardar y continuar"
- Añade un mensaje personalizado
- Comprueba la configuración del documento: caducidad, recordatorios automáticos, renovación y reenvío
- ¿Todo en orden? ¡Pues envía el documento!
Después de que el documento haya sido enviado
En la parte derecha, verás los análisis de los destinatarios. Podrás obtener información valiosa sobre cómo tu cliente interactúa con el documento:
Recibirás correos electrónicos de notificación conforme el destinatario vea y complete el documento. Obtén más información sobre las notificaciones aquí.
El destinatario podrá hacerte preguntas y podrás hacerles el seguimiento mediante el cuadro de comentarios:
Los comentarios privados solo son visibles para los miembros de tu cuenta de PandaDoc. Si quieres que el destinatario vea el comentario, selecciona que los comentarios sean públicos.
Si tienes campos asignados a ti mismo, complétalos y finaliza el documento:
Certificado de firma
Después de que el documento haya sido firmado y finalizado por todos los participantes, podrás descargar un PDF de la copia firmada. La copia en PDF incluirá el certificado de firma (última página): una confirmación de que el documento ha sido aceptado y firmado. También podrás configurar una notificación de correo electrónico automática que incluirá la copia en PDF y se enviará a todos los destinatarios del documento.
El certificado de firma incluye "Documento REF#", el nombre del destinatario, su firma, dirección de correo electrónico verificada, su dirección IP y una marca de tiempo (fecha/hora) de cuándo se completó el documento. El certificado de firma no se generará si:
- El documento se ha completado manualmente
- El documento no contiene un campo de firma.