Activadores de sincronización de Salesforce

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Eugenia Brown
  • Actualización

Nota:

Algunas de las imágenes y enlaces de este artículo solo están disponibles en inglés (EE. UU.).

Disponibilidad de planes:

PandaDoc: Enterprise

Salesforce: Essentials, Professional, Enterprise, Unlimited, o Developer

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Advertencia:

Para usar los activadores de sincronización, debes tener acceso a la API de Salesforce.

Nota:

En la configuración de PandaDoc, en Configuración de activador de documento, asegúrate de tener la última versión de Salesforce si no ves los cuatro activadores como se describe a continuación.

Puedes actualizar los campos en Salesforce con los datos de documentos de PandaDoc usando Zapier. Obtén más información aquí.

Para desarrolladores, puedes encontrar la documentación de GitHub aquí, en la que se describe cómo configurar clases y activadores personalizados en la integración de PandaDoc con Salesforce.

Actualizar el estado de una oportunidad cuando se actualiza el estado de PandaDoc

Puedes configurar las actualizaciones de estado de una oportunidad automáticamente cuando se cambie el estado de un documento de PandaDoc.

Para habilitar esta característica en Salesforce, haz clic en el "+" en la parte superior y, después, en Configuración de PandaDoc. Desplázate hacia abajo hasta Configuración de activador de documento. Habilita Cambiar activador de estado de oportunidad y haz clic en Configurar.

Change_opp_status_0.png

A continuación, asigna el estado del documento al estado de oportunidad. Puedes configurar esto para cualquier documento o para documentos creados desde una plantilla en concreto. La asignación superior te permite configurar la asignación para cualquier documento.

Set_up_mapping_for_all_documents.png

Desplázate hacia abajo para configurar la asignación de estado para una plantilla en concreto. Añade el ID de la plantilla y haz clic en Añadir. (Para encontrar el ID de una plantilla, abre la plantilla y copia el ID desde el enlace en la barra de direcciones). A continuación, configura la asignación y haz clic en Guardar. Puedes crear una asignación específica para un número ilimitado de ID de plantillas.

Find_template_ID.pngAdd_template_ID.pngSet_up_mapping_and_Save.png

Ten en cuenta que cuando se configuran ambos tipos de mapeo, el mapeo específico de la plantilla anulará el mapeo por defecto (es decir, el mapeo para todos los documentos).

Si necesitas más asignación de estado, presenta una idea en el portal de ideas o escríbenos un correo electrónico a support@pandadoc.com.

Guarda las actualizaciones de los documentos en "Notas y adjuntos"

Puedes guardar todas las actualizaciones de un documento como notas en "Notas y adjuntos" en Salesforce.

  1. Para habilitar esta característica en Salesforce, haz clic en el "+" en la parte superior y haz clic en "Configuración de PandaDoc". Desplázate hacia abajo hasta "Configuración de activador de documento", habilita "Activador de actividad de documentos" y haz clic en "Configurar".
  2. Para terminar de configurar "Activador de actividad de documentos", selecciona el objeto donde está instalado el módulo de PandaDoc y haz clic en "Guardar".
Document_activity_0.pngDocument_activity_1.png

La siguiente información se guarda en Notas:

  • {Usuario de PandaDoc} creó un documento {Nombre del documento}.
  • {Usuario de PandaDoc} envió un documento {Nombre del documento} a {Destinatarios}.
  • Se vio el documento {Nombre del documento}.
  • El documento {Nombre del documento} se ha completado.
  • El documento {Nombre del documento} fue firmado por {Nombre de firmante}.
  • El documento {Nombre del documento} está pendiente de pago.
  • Se ha creado una nueva revisión para el documento {Nombre del documento}. (Se muestra cuando el documento se envía y edita después)
  • El documento {Nombre del documento} ha caducado.
  • El documento {Nombre del documento} ha sido pagado.
  • El documento {Nombre del documento} ha sido rechazado.
  • El documento {Nombre del documento} ha sido eliminado.

Si quieres enviar más cambios a Notas, presenta una idea en el portal de ideas o escríbenos un correo electrónico a support@pandadoc.com.

Guarda la versión en PDF de PandaDoc en "Adjuntos"

Puedes guardar el documento PDF de PandaDoc como adjunto en la sección "Notas y adjuntos" en Salesforce.

Para habilitar esta característica en Salesforce, haz clic en el "+" en la parte superior y haz clic en "Configuración de PandaDoc". Desplázate hacia abajo hasta "Configuración de activador de documento", habilita "Guardar versión en PDF de PandaDoc en Archivos (nuevo)" y haz clic en "Configurar".

Save_PDF_versions_Files.png

Nota:

Puedes consultar https://help.salesforce.com/articleView?id=collab_files_diferences.htm&type=5 para aprender la diferencia entre archivos y adjuntos.

Configura los estados que activarán la carga de un PDF.

También puedes configurar el formato de nombre del adjunto. Para ello, copia Combinar campos/tokens (por ejemplo, [documentName]) sugeridos en el tooltip de la derecha y pégalos en el campo "Formato del nombre del adjunto".

Nota:

[hoy] es la fecha actual, [ahora] es la fecha y la hora.

Una vez hecho: "Guarda" la configuración.

Actualizar los productos de oportunidad cuando se actualiza la tabla de precios de PandaDoc

Nota:

Esta característica está actualmente en beta. Cuando esta característica esté terminada, haremos un anuncio público.

Puedes actualizar los productos de oportunidad automáticamente cuando la tabla de precios de PandaDoc haya cambiado.

Para habilitar esta característica en Salesforce, haz clic en el "+" en la parte superior y haz clic en "Configuración de PandaDoc". Desplázate hacia abajo hasta "Configuración de activador de documento" y habilita "Actualizar productos de oportunidad".

mceclip0.png

Cómo funciona el activador:

Update_opp_products_1.png

Nota:

Este activador también funciona para Editable QTY, es decir, cuando tu destinatario está autorizado a actualizar la cantidad de producto (más información aquí, Paso 6).

Si tienes algún comentario, cuéntanoslo en nuestro portal de ideas o envíanos un correo electrónico a support@pandadoc.com.

También puedes configurar tu activador personalizado, pero eso requiere una codificación avanzada. Para ver ejemplos del código que tendrás que añadir, consulta la Guía de activador personalizado de Salesforce aquí.

Resolución de problemas

Los archivos PDF no están adjuntados a archivos, aunque otros activadores funcionan

Razón conocida: PD_API en Configuración de sitio remoto no está configurado como activo.

Solución:

  1. Ve a Configuración de SalesForce
  2. Escribe "Configuración de sitio remoto" en la barra de búsqueda rápida y haz clic
  3. Comprueba si el valor en la columna "Activo" está verificado para la API de PD
  4. Haz clic en Editar y marca la casilla de verificación para activarlo si está desactivado
  5. Haz clic en "Guardar". Este GIF muestra los pasos descritos:

PDF_are_not_attached.gif

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