HubSpot CRM
Nota:
Algunas de las imágenes y enlaces de este artículo solo están disponibles en inglés (EE. UU.).Disponibilidad: planes Business y Enterprise.
Planes de HubSpot: vea el marketplace de HubSpot
Esta integración funcionará para Contactos, Empresas y Negocios en HubSpot
Ver un vídeo de información general:
Saltar a:
- Características
- Instalar la integración
- Configurar plantillas para HubSpot
- Traspasar información de HubSpot a PandaDoc (vía campos)
- Usar las variables Perfiles de plantilla y Perfil
- Enviar información de producto en PandaDoc
- Crear y rastrear documentos
- Vincular un documento a un negocio en HubSpot
- Actualizar un documento con valores de campo desde HubSpot
- Preguntas frecuentes
- Solución de problemas
Características
Variables: con la ayuda de las variables, puedes traspasar automáticamente información de HubSPot a documentos de PandaDoc.
Productos: transferir información de producto de los negocios de HubSpot a las tablas de precios de PandaDoc.
Crear documentos: puedes crear documentos de PandaDoc desde Negocios, Contactos y Empresas de HubSpot.
Seguimiento de estado: puedes rastrear el estado de documentos en HubSpot.
Cómo instalar la integración de PandaDoc < HubSpot
¿Quién la puede instalar? Titulares de cuenta y administradores
- Asegúrate de estar conectado a tu cuenta de HubSpot. En PandaDoc, ve a Configuración API&Integraciones HubSpot, y haz clic en Conectar HubSpot. Esto abrirá una nueva ventana; haz clic en 'Dar acceso'.
- Ve a HubSpot, y abre cualquier registro de Negocio, Contacto o Empresa. En el lado derecho de la pantalla verás el módulo de PandaDoc.
Nota:
Esta integración funciona con múltiples espacios de trabajo. Para ello, asegúrate de habilitar la integración en todos los espacios de trabajo. En la sección Documentos relacionados, tan solo verás los documentos creados dentro de la integración y ubicados dentro del espacio de trabajo en el que se haya iniciado sesión.
Traspasar información de HubSpot a PandaDoc
Advertencia:
Esta funcionalidad no está disponible para los usuarios con un plan de eSignature.Para enviar información de HubSpot a documentos de PandaDoc, primero debes configurar tu plantilla para determinar qué quieres traspasar y dónde. En las próximas secciones te indicaremos cómo traspasar información de los campos de HubSpot a los bloques de texto de PandaDoc, e información de producto a la lista de precios. En primer lugar, te mostraremos cómo traspasar información con variables.
- Abre tu plantilla (haz clic aquí para aprender a crear una nueva)
- Cómo usar las variables de HubSpot: dentro de HubSpot, desplázate hacia abajo hasta el módulo de PandaDoc. Haz clic en Acciones Mostrar tokens de PandaDoc
- Copia y pega estos tokens/variables, con corchetes incluidos, en tu plantilla;
- Cuando crees un documento usando esta plantilla, la información de HubSpot se completará a partir de las variables.
Cómo usar las propiedades personalizadas de HubSpot como variables
De forma parecida, puedes usar las propiedades personalizadas creadas en HubSpot en documentos PandaDoc. Las propiedades personalizadas creadas en HubSpot para un objeto específico (Negocio, Contacto o Empresa) aparecerán en la lista de tokens/variables correspondiente
Abre un registro, desplázate hacia abajo y, cuando encuentres el módulo PandaDoc, haz clic en Acciones Mostrar tokens de PandaDoc. Para que se autocompleten los documentos, simplemente copia la variable en la plantilla siguiendo las instrucciones de la sección anterior.
Traspasar información de HubSpot a PandaDoc (vía campos)
Puedes traspasar datos a los campos de PandaDoc de manera similar a cómo funcionan las variables. Eso sí, a diferencia de lo que ocurre con las variables, no tienes por qué incluir corchetes.
En la lista de tokens, copia la muestra sin corchetes en Fusionar campo.
Una vez enviado el documento, el destinatario verá los datos autocompletados y podrá actualizar este campo (siempre y cuando se les haya asignado el campo en cuestión).
Usar Perfiles y Variables de perfil para autocompletar la información de contacto
¿La información de contacto no se autocompleta cuando estás creando documentos desde un objeto de negocio o de empresa? Desafortunadamente, las variables de contacto no están disponibles dentro de un negocio o empresa, pero hay una solución alternativa. La plantilla de Perfiles y Variables de perfil ofrece un método muy útil para traspasar algunos datos de contacto al tiempo que creas documentos dentro de un negocio/empresa. Con este método podrás traspasar el nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, teléfono, nombre de empresa, cargo, dirección, ciudad, código postal, país y estado/región de un contacto asociado a un negocio o empresa. Ten en cuenta que las variables no están disponibles para los usuarios con un plan de eSignature.
- En tu plantilla, haz clic en +Agregar perfiles, en la parte superior, y añade uno.
- Haz clic en Variables para encontrar el nombre de Perfil que buscas.
- Haz clic en el icono duplicado que encontrarás junto a una variable para copiarla, y a continuación pégala en tu plantilla. Ejemplo: [Client.Name]
- Al crear un documento desde un negocio/empresa, asigna el contacto asociado al Perfil que has creado
Preguntas frecuentes
Ampliar para ver información importante sobre las variables
- Para usar variables asignadas a otros campos en PandaDoc o en tu CRM, estas deben coincidir por completo. Las variables son sensibles a mayúsculas y minúsculas, y basta un carácter incorrecto para que el token no autocomplete los campos. Ejemplo: [Contact.Address] [contactaddress]
- Las variables no funcionan en todos los objetos. Para encontrar la lista de variables disponibles para tu registro de HubSpot, ve a Acciones Mostrar tokens de PandaDoc. Si creas un documento desde un Contacto, puedes usar las variables de Empresa y Contacto. Si creas un documento desde una Empresa, solo puedes usar las variables de Empresa. Si creas un documento desde un Negocio, puedes usar las variables de Empresa y Negocio.
Enviar información de producto en PandaDoc
Nota:
Los productos de HubSpot están disponibles para los planes Professional y Enterprise de HubSpot.Qué información se transferirá:
- Precio
- Cantidad
- Descuento a nivel de elemento
- Nombre de elemento
- Descripción de elemento
Información que no se transfiere:
- Impuestos (HubSpot no incluye impuestos);
- Los pagos recurrentes configurados en HubSpot se transferirán como una opción de pago única a PandaDoc, ya que PandaDoc no incluye la opción de pagos recurrentes
- Orden de la lista de productos. En las listas de precios de PandaDoc, los productos pueden aparecer listados en un orden diferente al que tenían en HubSpot.
Cómo enviar productos desde HubSpot
Breve vídeo de guía:
- En tu plantilla, selecciona la lista de precios que desees completar. Luego haz clic en Propiedades en la parte superior de la lista. En las propiedades de la lista (a mano derecha), activa la opción Fusión de datos.
- Asegúrate de que tus productos estén conectados a tu Registro de Negocios en HubSpot.
- Crea tu documento desde tu registro de Negocios en HubSpot. Revisa tu lista de precios para asegurarte de que la información de tus productos se completa debidamente.
- Para que el descuento se muestre en la lista de precios, haz clic en el signo más que encontrarás a la derecha de la lista de precios y selecciona Descuento en las columnas ocultas.
Nota:
Los Descuentos de elemento se mostrarán siempre como una cantidad fija en PandaDoc, de modo que el total de PandaDoc puede ser ligeramente diferente al total de HubSpot si el descuento se aplica según un porcentaje.
Crear y rastrear documentos
- Ve a HubSpot y abre cualquier registro de Contacto, Empresa o Negocio. Luego haz clic en "Crear documento";
- Elige la plantilla que quieras usar y asigna los destinatarios correspondientes. Revisa tu documento y haz los cambios necesarios para personalizarlo para tus destinatarios;
- Haz clic en Enviar y sigue las instrucciones para personalizar el título y el mensaje de correo electrónico de tu documento;
- Ve al módulo de PandaDoc en tu registro de HubSpot para rastrear el estado de tu documento.
Vincular un documento a un negocio en HubSpot
Si has creado un documento en PandaDoc y quieres vincularlo a un negocio de HubSpot, ¡tenemos la solución!
- Asegúrate de haber iniciado sesión tanto en HubSpot como en PandaDoc.
- En tu pestaña de PandaDoc, abre el documento y haz clic en el icono de HubSpot que encontrarás a la derecha. Tan solo puedes vincular los documentos que estén en estado de Borrador.
- Haz clic en "Vincular" y el sistema te pedirá que selecciones un negocio desde tu cuenta de HubSpot. Elige un negocio y haz clic en "Vincular". (Ten en cuenta que aquí no existe buscador de negocios). La lista mostrará todos los negocios a los que tienes acceso, y los diez negocios que hayas actualizado más recientemente aparecerán listados en la parte superior.
- A mano derecha, bajo “Información de negocio", verás la fecha de creación, el estado y la cantidad total del negocio. Es posible que debas actualizar la información de negocio que se muestra en PandaDoc para asegurarte de estar viendo la versión más reciente. Si la cantidad de negocio o la fecha de creación aparecen como “Desconocido", eso significa que el campo está vacío en HubSpot.
- Ahora ve al registro de negocios de HubSpot. El documento se mostrará en el módulo de PandaDoc como si se hubiera creado a través de HubSpot.
Para desvincular un documento de un negocio o vincularlo a otro, haz clic en la acción deseada dentro del panel de Integraciones. Si has creado el documento desde otro objeto (Empresa, Contacto), no podrás desconectarlo de ese objeto y tampoco podrás vincularlo a un negocio o ver la información relacionada.
Si no tienes la integración con HubSpot conectada a tu cuenta, verás uno de los errores que aparecen en las siguientes imágenes. Ponte en contacto con tu Administrador de espacio de trabajo de PandaDoc para que conecte la integración o, si el Administrador eres tú, conéctala tú mismo en Configuración Integraciones.
Actualizar un documento con valores de campo desde HubSpot
Nota:
Para habilitar esta funcionalidad, el estado del documento debe ser “Borrador”.Si actualizas la información de tu negocio una vez creado el documento o después de que se haya vinculado al negocio, puedes actualizar tu documento con nuevos valores desde el negocio vinculado. Así es como debes hacerlo:
- Dentro del documento de PandaDoc, ve al panel de Integraciones haciendo clic en el icono de HubSpot que hay a la izquierda.
- En Datos del documento, haz clic en "Importar desde CRM".
- Las variables se actualizarán con la información correcta de HubSpot.
Nota:
no podrás actualizar los campos de PandaDoc, las variables de perfil ni las listas de precios con datos de producto de HubSpot.
Preguntas frecuentes
¿Puedo actualizar el estado de negocio una vez firmado un documento?
Dentro de nuestra integración, no. Sin embargo, una vez firmado un documento, puedes usar Zapier para actualizar el estado del negocio.
Solución de problemas
Algunas de mis variables de HubSpot no se están autocompletando
Eso puede deberse a varios factores.
- Los caracteres de la variable no encajan con la variable mapeada. Ve a Acciones Ver Tokens de PandaDoc para verificar que coincidan.
- Estás usando una variable de otro tipo de registro de HubSpot que no es compatible con el registro desde el que estás creando tu documento. Por ejemplo, los tokens/variables de Negocios no funcionan cuando creas documentos desde Contactos.
- No se ha introducido ningún valor en la propiedad mapeada en la variable de HubSpot.
Mis productos no se transfieren a la lista de precios
- Comprueba que, en la lista de precios de la plantilla desde la que estás creando documentos, la opción "Añadir automáticamente productos a esta lista" esté activada. Si no es así, actívala y empieza a crear un documento.
Si la solución anterior no resuelve el problema o no es relevante, pídele a alguien de tu equipo con acceso de Super Administrador en HubSpot que reconecte la integración (solución recomendada por HubSpot). Para hacer eso en PandaDoc, ve a Configuración Integraciones HubSpot y haz clic en Desactivar. Luego vuele a activarlo.
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