Vencimientos automáticos

Disponibilidad: Free eSign*, Essentials*, Business, Enterprise 

* Solo los clientes de Business y Enterprise pueden cambiar el periodo de vencimiento. Para los planes Essentials y Free eSign de PandaDoc, la fecha de vencimiento se ha establecido en 60 días y no se puede modificar.

El vencimiento automático es una opción que hará expirar tus documentos automáticamente si el documento no se completa transcurrido un determinado periodo de tiempo. El estado de estos documentos pasará a ser "Expirado". 

Puedes habilitar la posibilidad de cambiar el periodo de vencimiento automático de los documentos en la tienda de complementos. 

Todo lo que necesitas saber sobre vencimientos automáticos:

1. Establece y modifica el vencimiento automático en X días antes y después del envío del documento
2. Activa o desactiva la notificación de advertencia 1 día antes de la fecha de vencimiento del documento y después del envío del mismo
3. La notificación de advertencia solo está disponible para los firmantes y se registra en Actividad Acciones
4. La cuenta atrás del plazo de vencimiento aparece en "Documentos" si es inferior a 5 días
5. Una vez que el documento haya "Expirado", ya no estará disponible para los destinatarios
6. Los cambios en la configuración de vencimiento se muestran en el menú contextual Información del documento Configuración de vencimiento
7. La cuenta atrás del plazo de vencimiento se reinicia cuando se edita y reenvía un documento
8. El documento expirará X días después de haber sido enviado, es decir, si lo envías a las 14:30, expirará X días después a las 14:30

Configuración de vencimiento automático para todas las plantillas y documentos

Dirígete a Configuración en la parte inferior izquierda Configuración  Configuración de vencimiento. Tus opciones son:

1. Establece el "# número de días" y
2. "Avisar a los firmantes 1 día antes del vencimiento".

Haz clic en "Guardar cambios" una vez terminado.

Configuración de vencimiento automático para plantillas y documentos

Puedes configurar el vencimiento automático en plantillas específicas para que todos los nuevos documentos creados a partir de esas plantillas hereden la configuración de vencimiento. 

Abre cualquier plantilla, haz clic en el menú contextual en la parte superior derecha  Configuración de vencimiento (o Detalles de documento/plantilla Vencimiento). Tus opciones son:

1. "# número de días" y
2. "Notificación de advertencia" para el firmante 1 día antes de la expiración del documento.

Variable de vencimiento automático

Puedes rellenar automáticamente la fecha de vencimiento en el documento con la variable de fecha de vencimiento. 

1. Abre la sección de variables en el panel derecho y desplázate hacia abajo para encontrar la variable Document.ExpirationDate. En un documento, aparecerá bajo No utilizado.  En una plantilla, figurará en Sistema. 
2. Haz clic en la variable para copiarla y añadirla en el documento.
3. La variable se rellenará automáticamente con la fecha de vencimiento después de que envíes el documento.

Comprobar la configuración de vencimiento automático antes de enviar un documento

Una vez que hagas clic en "Enviar" y modifiques el nombre del documento, verás la ventana emergente de "Enviar documento". Encontrarás la Configuración de vencimiento en la parte inferior; selecciónala para comprobar o modificar la configuración.

Modificar el periodo de vencimiento en un documento 

Haz clic en el menú contextual en la parte superior derecha  Configuración Vencimiento (o Detalles de documento/plantilla Vencimiento).

Notificación de vencimiento automático

A continuación puedes ver un ejemplo del correo electrónico de notificación que recibirán tus destinatarios cuando el documento esté a punto de expirar.

Revisar los documentos expirados 

Cuatro días antes del vencimiento del documento, el estado del documento tendrá un círculo rojo alrededor. Cuando el documento haya expirado, aparecerá en tu lista de documentos en estado de "Expirado".

Tu destinatario no podrá acceder al documento, sino que verá este mensaje:

Los documentos que expiran en el plazo de una semana aparecerán en la lista de Próximo vencimiento.

Para eliminar el estado de "Expirado", tienes dos opciones:

1. Vuelve a cambiar el documento a borrador. Para ello, abre el documento y haz clic en "Editar". Cambia tu contenido (si lo deseas) y vuelve a enviar a tus destinatarios.
2. Cambia el estado de los documentos a Completado mediante la característica de Cambiar estado manualmente.