Proteger documentos con verificación del destinatario
Nota:
Algunas de las imágenes y enlaces de este artículo solo están disponibles en inglés (EE. UU.).Nota:
Estamos liberando gradualmente esta funcionalidad a nuestros clientes, por lo que es posible que aún no la veas dentro de tu cuenta.Disponibilidad: planes Business y Enterprise
Esta función permite configurar fácilmente un código de acceso único o un código SMS para cada destinatario de un documento. Los destinatarios tendrán que hacer una verificación para ver o firmar el documento.
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Cómo configurar los métodos de verificación en los ajustes del espacio de trabajo
Nota:
Solo el propietario de la cuenta y los usuarios con permiso de administrador para acceder a la configuración del espacio de trabajo pueden establecer métodos de verificación de destinatarios por espacio de trabajo. Por defecto, están activados los métodos de verificación por código y por texto (SMS).Comienza por ir a Configuración Configuración. Marca la casilla del método de verificación que necesites y desmarca la casilla del método de verificación que quieras desactivar en los documentos y selecciona Guardar cambios.
Configuración de la verificación de destinatario en un documento
Nota:
Puedes configurar la verificación del destinatario solo en un documento. No se puede configurar la verificación del destinatario en una plantilla o un formulario.Se puede activar la verificación del destinatario de dos maneras:
- Al crear un documento desde cero o a partir de una plantilla
- En un documento
Ahora vamos a profundizar en cada una de ellas.
Configuración de la verificación de destinatario al generar un nuevo documento
Empieza seleccionando Crear en la lista de Documentos o Nuevo documento +Documento en el panel de control.
Selecciona una plantilla existente o selecciona +En blanco para crear un nuevo documento desde cero. Si tienes un archivo PDF o .docx puedes arrastrarlo y soltarlo en el espacio para subirlo.
Ahora, asigna un destinatario y activa la casilla "Verificación del destinatario" debajo del correo electrónico del destinatario.
Una vez activada esta opción, podrás seleccionar el método de verificación, establecer un código de acceso o añadir un número de teléfono para la verificación por texto (SMS), y seleccionar el momento de la verificación: antes de abrir el documento o antes de firmarlo.
Nota:
La opción de tiempo de verificación solo está disponible para los destinatarios con al menos un campo asignado (firmantes).Este método te permite configurar fácilmente la verificación del destinatario para varios destinatarios.
Cuando hayas configurado la verificación del destinatario, selecciona Continuar. Termina de configurar tu documento y luego envíalo.
Configuración de la verificación de destinatario en un documento creado
Nota:
Puedes configurar la verificación del destinatario en un documento en cualquier estado.Puedes configurar la verificación del destinatario en un documento creado si seleccionas Omitir durante el paso de generación del documento o si quieres utilizar un borrador existente.
Comienza abriendo el documento. A continuación, haz clic en el botón Gestionar en la parte superior de la página o selecciona la pestaña Gestionar destinatarios en la parte derecha. A continuación, haz clic en el nombre del destinatario para configurar la verificación y activa la casilla Verificación del destinatario.
Cuando activas esta opción, puedes seleccionar el método de verificación.
Para la verificación del código de acceso, establece un código de acceso y selecciona el tiempo de verificación (antes de abrir un documento/antes de firmar un documento). Una vez hecho esto, selecciona Configurar código de acceso. Ahora puedes copiar fácilmente el código de acceso y compartirlo después con tu destinatario.
Para la verificación por texto (SMS), añade un número de teléfono y selecciona el tiempo de verificación (antes de abrir un documento/antes de firmar un documento). Una vez hecho esto, selecciona Configurar código de verificación. 
Nota:
La opción de tiempo de verificación solo está disponible para los destinatarios con al menos un campo asignado (firmantes).Termina de configurar tu documento y luego envíalo.
Vista del destinatario
Una vez enviado el documento, los destinatarios no podrán abrirlo (si el tiempo de verificación es "Antes de abrir un documento") o finalizarlo (si el tiempo de verificación es "Antes de firmar un documento") sin realizar la verificación que hayas configurado.
Verificación de código de acceso
Cuando el destinatario abra el documento, verá una ventana emergente y tendrá que introducir el código de acceso para verlo si el tiempo de verificación es "Antes de abrir un documento".
Si el tiempo de verificación es "Antes de firmar un documento", el destinatario podrá ver y rellenar los campos del documento, pero no podrá finalizarlo hasta que introduzca un código de acceso correcto.
Una vez que ingrese el código de acceso correcto, podrá acceder/finalizar el documento.
Verificación de texto (SMS)
Cuando un destinatario abra el documento, si el tiempo de verificación es "Antes de abrir un documento", verá una ventana emergente y tendrá que seleccionar Verificar ahora para recibir e introducir un código SMS para verlo.
Si el tiempo de verificación es "Antes de firmar un documento", el destinatario podrá ver y rellenar los campos del documento, pero no podrá finalizarlo hasta que introduzca un código SMS correcto.
Aviso de caducidad del código de acceso/SMS
Si el destinatario introduce un código de acceso incorrecto tres veces, tendrá que ponerse en contacto con el remitente del documento para obtener un nuevo código.
Si el destinatario introduce un código SMS incorrecto tres veces, tendrá que ponerse en contacto con el remitente del documento para cambiar su número de teléfono o esperar 10 minutos para volver a enviar un código.
