Gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit anderen Mitarbeitern
Anmerkung:
Einige der Bilder und Links in diesem Artikel sind möglicherweise nur in US-Englisch verfügbar.Verfügbarkeit: Essentials-, Business- und Enterprise-Pläne
Die gemeinsame Nutzung eines Dokuments ist der perfekte Weg, um nahtlos mit Teamkollegen aus anderen Arbeitsbereichen oder mit eingeschränkter Berechtigungen zusammenzuarbeiten – oder sogar mit Kollegen, die keine PandaDoc-Lizenz haben.
Anmerkung:
Sie können Benutzer einladen, in jedem Status an Dokumenten mitzuarbeiten. Bis zu 20 Mitarbeiter können Ihrem Konto hinzugefügt werden.Überspringen zu:
Einladung externer Mitarbeiter
Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie jemanden von außerhalb von Ihrem PandaDoc-Konto einladen möchten, Dokument anzusehen und Verbesserungen vorzuschlagen. Alles ohne den Kauf einer Lizenz oder die Gewährung des Zugangs zu anderen Dokumenten im Workspace.
Anmerkung:
Jeder Benutzer mit einer Rolle als Mitglied, Manager oder Admin mit der Berechtigung, von anderen Benutzern erstellte Dokumente einzusehen, kann Mitarbeiter einladen.Gastbenutzer in der Rolle eines Mitarbeiters können:
- Auf die mit ihnen geteilten Dokumente zugreifen, sie ansehen und kommentieren
- Auf den Posteingang zugreifen und dem Konto unter Einstellungen Persönliche Daten ihre persönlichen Daten hinzufügen
Um jemanden einzuladen, der nicht Teil Ihres Teams ist, wählen Sie einfach „Einladen“ und wählen „Mitarbeiter“ aus der Dropdown-Liste. Sobald das Pop-up-Fenster erscheint, geben Sie als Nächstes ihre E-Mail-Adresse ein und wählen Sie dann die Tabulator- oder die Eingabetaste. Wählen Sie schließlich Einladung senden.
Externe Benutzer können auch den Zugriff auf ein Dokument anfordern, falls Sie ihnen einen Link senden. Ein Admin erhält eine E-Mail-Benachrichtigung und kann den Zugriff gewähren.
Sobald Sie Einladung senden wählen, wird der Benutzer der Liste der Mitarbeiter hinzugefügt, in der Sie deren Berechtigung ändern können. 
Als Standardeinstellung wird Ihr externer Mitarbeiter zum Dokument mit der Berechtigungsstufe „Ansehen und kommentieren“ eingeladen. Sie haben eine Rolle des Mitarbeiters im Workspace und eine Lizenz als Gast.
Ansicht des Mitarbeiters: 
Anmerkung:
Wenn Sie möchten, dass Ihr externer Mitarbeiter die Bearbeitungsfunktionen hat, erfordert dies eine Standardlizenz. Wenn Sie ihre Berechtigung nur auf „Kann bearbeiten“ in einem Dokument ändern, haben der Mitarbeiter immer noch eine Rolle ohne Zugriff auf von anderen Benutzern erstellte Vorlagen und Dokumente. Sie können deren Rolle und Lizenz in den Teameinstellungen ganz einfach ändern.
Warnung:
Wenn Ihr Konto keine unbenutzte Lizenz hat, wird eine zusätzliche Gebühr erhoben.Sobald Sie Einladung senden auswählen, erhält Ihr externer Mitarbeiter eine E-Mail-Benachrichtigung, die einen Link zum Dokument enthält. Dieser Link ermöglicht es ihnen, sich dem Workspace mit einer Lizenz als Gast anzuschließen und das Dokument anzusehen, sobald sie ihr eigenes Gästeprofil erstellen.
Einladung interner Mitarbeiter
Sie können jedem Benutzer auf Ihrem Konto den Zugriff auf ein Dokument gewähren – unabhängig von deren Workspace oder Rolle.
Es gibt zwei Arten von Berechtigungen für den Mitarbeiter in einem Dokument:
- Kann das Dokument ansehen und kommentieren
- Kann bearbeiten
Um ein Dokument mit Ihren Kollegen zu teilen, wählen Sie oben auf der Seite „Einladen“ und dann „Mitarbeiter“ aus der Dropdown-Liste“. Wählen Sie im Pop-up Ihre Kollegen aus der Dropdown-Liste oder beginnen Sie mit der Eingabe ihrer Namen zum Filtern der Liste. Sobald alle Mitarbeiter hinzugefügt wurden, wählen Sie Einladung senden aus.
Sobald Sie Einladung senden auswählen, können Sie deren Berechtigungen auf „Kann das Dokument ansehen und kommentieren“ oder „Kann bearbeiten“ ändern. Ihre Mitarbeiter erhalten jeweils eine E-Mail-Benachrichtigung, die einen Link zum Dokument enthält.
Wenn Sie Mitarbeiter aus einem anderen Workspace einladen, werden sie dem Dokument mit „Kann das Dokument ansehen und kommentieren“ als Standardberechtigung hinzugefügt und haben die Rolle eines Mitarbeiters in ihrem neuen Workspace.
Anmerkung:
Das Einladen von Mitarbeitern aus anderen Workspaces führt nicht zu zusätzlichen Gebühren, da sie bereits eine Lizenz auf Ihrem Konto haben.Wenn Sie Benutzer aus dem Workspace einladen, zu dem das Dokument gehört, entspricht ihre Berechtigungsstufe ihrer Kontorolle. Wenn ein Kollege beispielsweise die Rolle Admin oder Manager einnimmt, wird ihm „Kann bearbeiten“ als Standardberechtigung gewährt. Die Standardberechtigung für die Rolle Teammitglied ist mittlerweile „Kann das Dokument ansehen und kommentieren“. (Klicken Sie hier, um mehr über die Kontorollen zu erfahren.)
Sie können die Berechtigungen jederzeit ändern, sobald Sie Mitarbeiter eingeladen haben.
Warnung:
Jede Änderung der Berechtigungen wird erst angewendet, wenn der Mitarbeiter die Seite aktualisiert.Mitarbeiter können die Dokumente finden, zu dem sie im Ordner „Für mich freigegeben“ eingeladen wurden, der sich auf der Registerkarte Dokumente befindet.
Wenn Sie die Rolle eines vorhandenen Benutzers in Mitarbeiter ändern möchten, können Sie dies in den Teameinstellungen oder im Admin-Menü vornehmen. Sobald die Rolle eines Benutzers auf diese Weise geändert wird, haben sie keinen Zugriff mehr auf Dashboard, Kontakte, Content-Bibliothek, Vorlagen und Dokumente. Sie haben jedoch weiterhin den Zugriff auf von ihnen erstellte Dokumente sowie mit ihnen geteilte Dokumente.
Erfahren Sie hier, wie Sie Dokumentordner mit Mitarbeitern teilen.