Dokumente an viele Empfänger versenden
Anmerkung:
Einige der Bilder und Links in diesem Artikel sind möglicherweise nur in US-Englisch verfügbar.
Warnung:
PandaDoc behält sich das Recht vor, diese Funktion vorübergehend zu sperren, wenn wir eine unangemessene Nutzung feststellen, da dies die Zustellbarkeit für alle unsere PandaDoc Benutzer beeinträchtigt.Hier erfahren Sie, wie Sie ein Dokument an mehrere Empfänger senden können. Jeder Empfänger erhält ein Exemplar zum Ausfüllen oder Anzeigen.
Verfügbarkeit: Business Annual* und Enterprise Annual* Abonnements + ein Volumenpaket gegen eine zusätzliche Gebühr. Während der Testphase steht diese Funktion für Konten nicht zur Verfügung.
* 250 Dokumente pro Jahr und Konto sind enthalten.
Sehen Sie sich ein Übersichtsvideo an:
Was Sie brauchen:
- Eine Vorlage mit mindestens einer Rolle
- Eine CSV-Datei mit den Daten Ihrer Empfänger. Wir empfehlen die Verwendung von Google Spreadsheets zum Erstellen und Herunterladen Ihrer CSV-Datei.
- Aktivieren Sie „Massenversand“ auf dem Marktplatz. (Dies muss vom Kontoinhaber vorgenommen werden.)
Hinweis:
Sie können maximal 1000 Dokumente pro Stunde versenden. Dabei kann dieselbe E-Mail-Adresse nicht für verschiedene Empfänger verwendet werden.Klicken Sie hier für einen Kurs zum Thema Massenversand.
Eine Vorlage auswählen
Gehen Sie zur App Dokumente, klicken Sie auf den Pfeil neben +Dokument und wählen Sie dann Massenversand aus der Dropdown-Liste.
Wählen Sie eine Vorlage aus der Liste. Beachten Sie, dass alle Felder Rollen zugewiesen werden müssen.
Wir werden eine Vorlage mit einer einzigen Rolle verwenden: Kunde.
Überprüfen von Vorlagenvariablen, Erstellen einer CSV-Datei zum Hochladen der Daten Ihrer Empfänger
Überprüfen Sie zunächst die Variablen, denen die Daten Ihrer Empfänger zugewiesen werden können.
Alle Standard-Rollenvariablen werden in jedem Rollen-Dropdown angezeigt. Wir klappen das Dropdown-Menü Client auf, um alle Standardvariablen anzuzeigen.
Benutzerdefinierte Variablen (falls Sie welche haben) werden in einem separaten Dropdown-Menü angezeigt.
Erstellen Sie eine CSV-Datei mit den Daten Ihrer Empfänger.
PandaDoc generiert eine leere CSV-Datei auf der Grundlage der von Ihnen verwendeten Vorlage. Laden Sie diese CSV-Datei herunter und tragen Sie die Daten Ihres Empfängers ein.
Neben Variablen enthält diese CSV-Datei auch:
- Dokumententitel: Sie können den Dokumentennamen für jeden Empfänger anpassen.
- E-Mail-Nachricht: Sie können die E-Mail-Nachrichten für einzelne Empfänger anpassen.
Wenn Sie bereits eine CSV-Datei haben, die Sie anpassen und hochladen möchten, ergänzen Sie diese entsprechend Ihren Anforderungen
- Die Datei muss als CSV-Datei (Comma-Separated Values) formatiert sein.
-
In die erste Zeile der Datei müssen Sie eintragen, welche Variablen Sie in die Dokumente einfügen wollen. Die Variable E-Mail ist erforderlich und muss in der Datei ausgefüllt werden. Die anderen Variablen/Spalten sind optional. Variablen werden ohne eckige Klammern eingefügt. Bitte sehen Sie sich das folgende Beispiel an:
- CSV kann nicht mehr als 1000 Empfänger enthalten.
Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch
Jetzt sind Sie bereit, Ihre CSV-Datei hochzuladen. Sie können die Dateien per Drag-and-Drop auf Ihr Gerät ziehen oder von Google Drive, Dropbox, Box und OneDrive importieren.
Überprüfen Sie Warnungen und Fehler
Nachdem die CSV-Datei verarbeitet wurde, zeigt Ihnen PandaDoc die gefundenen Fehler und Leerstellen an.
Fehler (rot hervorgehoben): Fehlende oder ungültige E-Mail-Adressen. Sie nicht fortfahren, solange Fehler vorhanden sind. Nehmen Sie daher die erforderlichen Änderungen an der Datei vor und laden Sie sie erneut hoch.
Warnungen (gelb hervorgehoben): Leere Variablen. Sie können mit dem Versenden fortfahren. Die leeren Variablen werden in den gesendeten Dokumenten als Leerzeichen angezeigt.
So versenden Sie Ihre Dokumente
Wenn Sie bereit sind, Ihre Dokumente zu senden, klicken Sie auf Weiter. Dies führt Sie zum letzten Schritt des Prozesses.
Hier können Sie überprüfen, wie viele Dokumente versendet werden, und eine E-Mail-Nachricht hinzufügen, falls Sie diese in Ihrer CSV-Datei nicht angegeben haben.
Was passiert nach dem Versand?
Nachdem Sie auf Senden geklickt haben, erstellt PandaDoc in Ihrem Dokumentenbereich einen Ordner mit dem Namen „Vorlagenname – Datum“. Dabei wird der Name der Vorlage verwendet, die Sie ausgewählt haben, und des Datums, an dem das Dokument gesendet wurde.
Der Ordner enthält alle Dokumente, die im Rahmen dieser Sammelaktion verschickt werden.
Wenn alle Dokumente abgeschickt wurden, erhalten Sie eine E-Mail-Bestätigung.
Anforderungen und funktionale Einschränkungen
- Sie können maximal 1000 Dokumente pro Stunde versenden.
- Eine Vorlage, die beim Massenversand verwendet wird, muss mindestens eine Rolle aufweisen.
- Alle Felder müssen Rollen zugewiesen werden.
- Die Datei muss als CSV-Datei (Comma-Separated Values) formatiert sein und darf nicht mehr als 1000 Empfänger enthalten.
- Dieselbe E-Mail-Adresse kann nicht für verschiedene Empfänger verwendet werden.
- Wir empfehlen die Verwendung von Google Spreadsheets zum Erstellen und Herunterladen Ihrer CSV-Datei.
- In der ersten Zeile der CSV-Datei müssen Sie angeben, welche Variablen Sie in die Dokumente einfügen möchten.
- Die Variable E-Mail ist obligatorisch und muss ausgefüllt werden; die anderen Variablen/Spalten sind optional.