Massenversand von Dokumenten
Anmerkung:
Einige der Bilder und Links in diesem Artikel sind möglicherweise nur in US-Englisch verfügbar.Warnung:
PandaDoc behält sich das Recht vor, diese Funktion vorübergehend auszusetzen, falls wir eine unangemessene Nutzung feststellen, weil dies die Zustellbarkeit für alle unsere PandaDoc-Benutzer beeinträchtigt.Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie ein Dokument an mehrere Empfänger senden. Jeder Empfänger erhält seine eigene Kopie zum Ausfüllen oder Anzeigen.
Verfügbarkeit: Business Jährlich, Enterprise Jährlich und ein Volumenpaket gegen Aufpreis
Diese Funktion ist standardmäßig nicht verfügbar. Bitte kontaktieren Sie unser Support-Team unter support@pandadoc.com, um sie zu aktivieren.
Sehen Sie hier ein Übersichtsvideo an:
Was Sie benötigen:
- Eine Vorlage mit mindestens einer Rolle
- Eine CSV-Datei mit Ihren Empfängerdaten. Bitte beachten Sie, dass Sie maximal 1000 Dokumente pro Stunde versenden können und nicht dieselbe E-Mail-Adresse für verschiedene Empfänger verwenden können.
- Aktivieren Sie „Massenversand“ im Add-On-Store. (Dies muss vom Kontoinhaber durchgeführt werden.)
Anmerkung:
Wir haben mit dieser Funktion ein Limit von maximal 1000 E-Mails/Stunde
Auswahl einer Vorlage
Klicken Sie im Dashboard auf „Neu erstellen“ und wählen Sie „Massenversand“.
Wählen Sie eine Vorlage aus der Liste aus. Hinweis: Allen Felder müssen Rollen zugewiesen sein.
Wir verwenden eine Vorlage mit der einen Rolle: Mitarbeiter.
Überprüfen von Vorlagenvariablen und Erstellen einer CSV-Datei zum Hochladen der Daten Ihrer Empfänger
Überprüfen Sie zunächst die Variablen, die mit den Daten Ihrer Empfänger ausgefüllt werden können.
Alle standardmäßigen Rollenvariablen werden im Dropdown-Menü jeder Rolle angezeigt. Wir werden das Dropdown-Menü „Mitarbeiter“ aufklappen, um alle Standardvariablen zu sehen.
Benutzerdefinierte Variablen (sofern vorhanden) werden in einer separaten Dropdown-Liste angezeigt.
Erstellen Sie eine CSV-Datei mit Ihren Empfängerdaten.
PandaDoc generiert eine leere CSV-Datei basierend auf der von Ihnen verwendeten Vorlage. Laden Sie diese CSV-Datei herunter und füllen Sie sie mit Ihren Empfängerdaten aus.
Neben Variablen enthält diese CSV-Datei:
- Dokumenttitel – Sie können den Dokumentnamen für jeden Empfänger anpassen.
- E-Mail-Nachricht – Sie können E-Mail-Nachrichten für einzelne Empfänger anpassen.
Wenn Sie bereits eine CSV-Datei haben, die Sie anpassen und hochladen möchten, erweitern das Menü für die Anforderungen
- Die Datei muss als CSV-Datei (Comma-Separated Values) formatiert sein
- Die erste Zeile in der Datei muss angeben, welche Variablen Sie in Dokumente einfügen möchten. Die E-Mail-Variable ist erforderlich und muss in der Datei ausgefüllt werden. Die anderen Variablen und Spalten sind optional. Variablen werden ohne eckige Klammern eingefügt. Bitte sehen Sie sich das nachfolgende Beispiel an:
- Die CSV-Datei darf nicht mehr als 1000 Empfänger enthalten.
Hochladen Ihrer CSV-Datei
Jetzt können Sie Ihre CSV-Datei hochladen. Sie können sie per Drag-and-Drop verschieben oder von Ihrem Gerät aus auswählen. Der Import aus Google Drive, Dropbox, Box und OneDrive ist ebenfalls möglich.
Warnungen und Fehler überprüfen
Nachdem die CSV-Datei verarbeitet wurde, zeigt PandaDoc Ihnen gefundene Fehler und Lücken an.
Fehler (rot hervorgehoben): Fehlende oder ungültige E-Mail-Adressen. Sie können nicht mit Fehlern fortfahren. Daher sollten Sie die erforderlichen Änderungen an der Datei vornehmen und sie erneut hochladen.
Warnungen (gelb hervorgehoben): Unausgefüllte Variablen. Sie können bei Warnungen mit dem Senden fortfahren. Die nicht ausgefüllten Variablen werden in den gesendeten Dokumenten als Lücken angezeigt.
Versand Ihrer Dokumente
Wenn Sie bereit sind, Ihre Dokumente zu versenden, klicken Sie auf „Weiter“. Dies bringt Sie zum letzten Schritt des Vorgangs.
Hier können Sie überprüfen, wie viele Dokumente gesendet werden, und eine E-Mail-Nachricht hinzufügen, wenn Sie sie nicht in Ihrer CSV-Datei angegeben haben.
Ablauf nach dem Senden
Nachdem Sie auf Senden geklickt haben, erstellt PandaDoc in Ihrem Dokumentenbereich einen Ordner mit dem Namen „Vorlagenname – Datum“ – mit dem Namen der ausgewählten Vorlage und dem Versanddatum.
Der Ordner enthält alle Dokumente, die bei diesem Massenversand gesendet wurden.
Wenn alle Dokumente gesendet wurden, senden wir Ihnen eine E-Mail-Bestätigung.