Salesforce Lightning

Verfügbarkeit:

PandaDoc: Enterprise-Plan

Salesforce: „Essentials“, „Professional“, „Enterprise“, „Unlimited“ oder „Developer Edition“.

Die Integration funktioniert für Opportunities, Leads, Kontakte, Konten und benutzerdefinierte Objekte.

Funktionen

• Variablen: Mithilfe von Variablen können Sie Informationen aus Salesforce automatisch an PandaDoc-Dokumente übergeben.
• Produkte: Übertragen von Produktinformationen aus Salesforce-Deals in PandaDoc-Preistabellen.
• Dokumente erstellen: Sie können PandaDoc-Dokumente aus Salesforce Opportunities, Konten, Kontakten, Leads und benutzerdefinierten Objekten erstellen. 
• Statusverfolgung: Sie können den Dokumentstatus in Salesforce verfolgen.
• Daten zwischen Salesforce und PandaDoc synchronisieren (nicht verfügbar in den Gruppen- und Professional-Editionen)

Verbinden Sie PandaDoc und Salesforce

1. Gehen Sie in PandaDoc zu „Einstellungen“ „Integrationen“ klicken Sie auf „Salesforce“ wählen Sie aus, wo Sie die Integration aktivieren möchten: Sandbox oder Produktionsumgebung 
2. Möglicherweise müssen Sie sich zu diesem Zeitpunkt bei Salesforce anmelden. Klicken Sie auf „Zulassen“, um PandaDoc-Zugriff auf Salesforce zu autorisieren
3. Ihr PandaDoc-Konto ist jetzt mit Salesforce verbunden. Fahren Sie mit der Installation des PandaDoc-Pakets auf AppExchange fort, wie im nächsten Abschnitt beschrieben

Installieren Sie das PandaDoc-Paket auf AppExchange

1. Melden Sie sich bei Ihrem Salesforce-Konto an: htps://login.salesforce.com/
2. Sie finden unsere Anwendung auf SFDC AppExchange.
3. Klicken Sie auf „Jetzt herunterladen“.
4. Klicken Sie auf „Für alle Benutzer installieren“ und dann auf „Upgrade/Installieren“.
5. Wählen Sie „Ja, Zugriff auf diese Websites von Drittanbietern gewähren“ und klicken Sie auf „Weiter“.
6. Der Installationsvorgang wird gestartet und kann eine Weile dauern. Klicken Sie auf„ Fertig“, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.

Konfigurieren des PandaDoc-Moduls für ein Salesforce-Objekt

1. Öffnen Sie einen Opportunity-Datensatz
2. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das Zahnradsymbol Seite bearbeiten
3. Sie gelangen in den Bearbeitungsmodus, in dem Sie das PandaDoc-Modul zum Seitenlayout hinzufügen können
4. Scrollen Sie im linken Bereich nach unten und suchen Sie die PandaDoc-Documents-Lightning-Komponente
5. Ziehen Sie diese per Drag-and-drop auf das Seitenlayout, wo immer Sie es haben möchten
6. Sie können beliebig viele PandaDoc-Komponenten hinzufügen
7. Passen Sie beim Hinzufügen die Komponentenhöhe und den Anzeigemodus an: Zugehörige Dokumente zeigen alle Dokumente an, die aus einer Opportunity erstellt wurden, Vorlagenauswahl zeigt Vorlagen zum Erstellen von Dokumenten an
8. Speichern und aktivieren Sie die Komponente, indem Sie oben rechts auf „Speichern“ und „Aktivierung“ klicken.

Übergabe von Daten von SFDC an PandaDoc

Um Daten von Salesforce an das PandaDoc-Dokument zu übergeben, sollten Sie zuerst Ihre Vorlage erstellen und sie mit Variablen einrichten (wie bei Feldern zusammenführen). 

Übergeben von Salesforce-Feldern an PandaDoc

Bevor Sie Ihre Vorlage mit Variablen einrichten, erstellen Sie für jedes Objekt, mit dem Sie PandaDoc verwenden möchten, eine Variablenliste.

1. Klicken Sie dazu auf Ihre App-Launcher-Schaltfläche und gehen Sie zu Pandadoc Setup. Scrollen Sie nach unten zu „Datenfluss von Salesforce zu PandaDoc“ und klicken Sie auf „Token konfigurieren“.
2. Wählen Sie als Nächstes ein Objekt aus, für das Sie die Tokenliste ändern möchten. Wenn Sie PandaDoc in einem anderen Objekt installiert haben, klicken Sie auf „Objekt hinzufügen“.
3. Auf der rechten Seite sehen Sie eine Standardliste von Variablen/Tokens. Um weitere hinzuzufügen, markieren Sie die Felder, die Sie der Variablen-/Tokenliste hinzufügen möchten und klicken Sie auf „Speichern“.
4. Öffnen Sie Ihre PandaDoc-Vorlage in einem separaten Browserfenster, kopieren Sie Variablennamen mit den eckigen Klammern und fügen Sie sie in die Vorlage ein.
5. Wenn Sie mit dieser Vorlage ein Dokument aus Salesforce erstellen, werden die Variablen mit den Informationen aus dem CRM ausgefüllt.

Übergabe von Empfängern von Salesforce an PandaDoc

Standardmäßig überträgt Salesforce die folgenden Empfängerinformationen abhängig von einem Objekt, wo sich Ihr PandaDoc-Modul befindet:

• aus Opportunity: Kontaktrolleninfo
• vom Konto: Kontaktinfo und Möglichkeit zum Übertragen der Kontoinfo
• von Lead: Lead-Info
• von Kontakt: Kontaktdaten
• aus Angeboten: Kontaktdaten

Sie können konfigurieren, welches Feld aus Salesforce einer Rolle in PandaDoc zugeordnet wird und welche Felder als die folgenden Parameter gesendet werden:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail
• Unternehmensbereich
• Telefonfeld
• Rollenfeld

1. Gehen Sie zur App Launcher „Pandadoc-Empfänger konfigurieren“.
2. Sie sehen die Standardzuordnung für Standardobjekte. Sie können sie ändern oder neue Zuordnungen für benutzerdefinierte Objekte hinzufügen.

Wenn PandaDoc den Empfänger automatisch einer bestimmten Rolle zuordnen soll, müssen diese 2 Dinge gegeben sein:

• In der Empfängerzuordnung konfiguriertes Rollenfeld.
• Sie haben in Salesforce und in der PandaDoc-Vorlage identische Rollennamen.

Wenn Sie dies richtig eingestellt haben, fügt PandaDoc beim Erstellen von Dokumenten den jeweiligen Empfänger in die entsprechende Rolle ein.

Wenn Sie Dokumente aus einem Angebot oder einem Fall generieren, verwenden Sie möglicherweise ein Nachschlagefeld für einen bestimmten Kontaktdatensatz. Sie können angeben, welche Suchfelder Sie als Empfänger verwenden möchten, indem Sie zu PandaDoc Setup gehen nach unten scrollen zu den Einstellungen für die Objektanpassung. Suchen Sie das Objekt, für das Sie dies einrichten möchten, und klicken Sie auf der rechten Seite auf Setup. 

Wählen Sie dann das Feld aus, das als Empfänger verwendet werden soll, und klicken Sie auf Speichern. Sie können bis zu fünf Felder auswählen.

Richten Sie als Nächstes die Empfängerzuordnung ein. Und das ist es! 

Empfänger filtern

Sie können Kontakte, die als Empfänger in PandaDoc-Dokumente übertragen werden, basierend auf Ja/Nein-Feldern in einem Datensatz (auch als boolesche Felder bezeichnet) filtern.

1. Gehen Sie zu App Launcher PandaDoc Setup konfigurieren.
2. Scrollen Sie nach unten zu „Empfänger filtern“.
3. Klicken Sie auf „Filterung aktivieren“.
4. Wählen Sie ein Feld aus, anhand dessen Wert die Empfänger gefiltert werden sollen.
5. Wählen Sie den Wert des Felds aus, nach dem die Empfänger gefiltert werden sollen: richtig – ja, falsch – nein.

Wenn Sie die Empfängerzuordnung für Konten eingerichtet haben, können Sie diese so konfigurieren, dass diese Kontoinformationen (E-Mail, Telefonnummer usw.) als Empfänger an PandaDoc übergeben werden.

Gehen Sie dazu zu PandaDoc Setup Scrollen Sie nach unten zu den JSON-Builder-Einstellungen, klicken Sie neben dem Kontoobjektnamen auf „Setup“ aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Konto als Empfänger senden“ und klicken Sie auf „Speichern“.

Wenn Sie Vorschläge zu PandaDoc-Funktionalitäten haben, → reichen Sie bitte eine Idee im Ideenportal ein oder senden Sie uns eine E-Mail an support@pandadoc.com.

Übergabe von Informationen aus Salesforce an PandaDoc (über Felder)

Sie können Daten ähnlich wie Variablen an PandaDoc-Felder übergeben. Im Gegensatz zu Variablen müssen Sie jedoch keine eckigen Klammern verwenden.

Kopieren Sie in der Liste der Tokens das Token ohne eckige Klammern in das Zusammenführungsfeld.

Nach dem Versenden des Dokuments sieht der Empfänger die vorausgefüllten Daten und kann dieses Feld aktualisieren, sofern ihm das Feld zugewiesen wurde.

Übergeben von Produktdaten an die Preistabelle

PandaDoc kann Produkte von einer Opportunity, Leads, Kontakten oder Konto an eine Preistabelle in einem Dokument senden. In diesem Ratgeber wird beschrieben, wie Opportunity-Produkte an PandaDoc übergeben werden, aber die Einrichtung ist für andere Objekte gleich. 

Ordnen Sie zunächst Opportunity-Produktfelder den Preistabellenfeldern zu. 

1. Gehen Sie zu PandaDoc-Setup PandaDoc-Preiselemente konfigurieren.
2. Opportunity-Produkte werden standardmäßig angezeigt, Sie können jedoch ein anderes Objekt auswählen, um die Zuordnung einzurichten.
3. Ordnen Sie als nächstes Opportunity-Produktfelder den Preistabellenfeldern zu und klicken Sie auf Speichern.
4. Unten können Sie unter Sortierung der Preisartikel die Reihenfolge festlegen, in der die Produkte in der PandaDoc-Preistabelle aufgeführt werden sollen.

Richten Sie nun die Preistabelle so ein, dass Produkte von Salesforce akzeptiert werden.

1. Öffnen Sie Ihre PandaDoc-Vorlage und fügen Sie eine Preistabelle hinzu.
2. Klicken Sie oben in der Preistabelle auf Eigenschaften und schalten Sie in den Einstellungen auf der rechten Seite auf Datenzusammenführung um.

So viel also zur Einrichtung! Wenn Sie ein neues Dokument aus einer Opportunity starten (vorausgesetzt, dass Produkte hinzugefügt wurden), stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Vorlage auswählen. Produkte werden der Preistabelle hinzugefügt. Wenn bestimmte Felder nicht angezeigt werden, klicken Sie auf das Pluszeichen auf der rechten Seite der Preistabelle und wählen Sie die Felder unter Ausgeblendete hinzufügen aus. 

Übergeben von benutzerdefinierten Produktfeldern an die Preistabelle

Manchmal müssen Sie mehr als den Standardsatz von Produktfeldern übergeben. 

1. Fügen Sie zunächst Opportunity-Produktfelder zur Liste der Token/Variablen hinzu, indem Sie zu PandaDoc-Setup Token konfigurieren gehen. Wählen Sie Opportunity-Produkt aus und aktivieren Sie die Felder, die Sie rechts übergeben müssen, und sie werden in der Token-Liste auf der linken Seite angezeigt.
2. Klicken Sie auf Speichern. So viel also zur Einrichtung! 
3. Achten Sie darauf, dass in der Preistabelle in der Vorlage der automatische Import aktiviert ist. 
4. Wenn Sie ein Dokument aus der Vorlage erstellen, klicken Sie auf das Pluszeichen auf der rechten Seite der Preistabelle.
5. Wählen Sie unter Ausgeblendete hinzufügen die benutzerdefinierten Produktfelder aus.

Wenn Ihnen das Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern aus ausgeblendeten Spalten bei jeder Dokumenterstellung zu viele Klicks kostet, können Sie das folgendermaßen umgehen.

1. Erstellen Sie ein Dokument und blenden Sie benutzerdefinierte Produktfelder ein.
2. Klicken Sie dann oben rechts auf die vertikalen Auslassungszeichen und wählen Sie In Vorlage konvertieren. Ihre neue Vorlage wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet.
3. In der Vorlage können Sie die Produkte aus der Preistabelle löschen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie die benutzerdefinierten Feldspalten beibehalten. 
4. Wenn Sie das nächste Mal ein Dokument aus Salesforce starten, verwenden Sie diese Vorlage. Die Spalten werden mit benutzerdefinierten Produktfeldwerten ausgefüllt. 

Dokumente erstellen und senden

Nachdem Sie Ihre Vorlage erstellt und eingerichtet haben, können Sie mit dem Erstellen und Senden von Dokumenten aus Salesforce fortfahren.

1. Gehen Sie zu einem Datensatz, suchen Sie das PandaDoc-Modul und klicken Sie auf „Neues Dokument“.
2. Wählen Sie Ihre Vorlage aus und weisen Sie den Empfängern ggf. Rollen zu.
3. Klicken Sie auf „Bearbeitung starten“ und klicken Sie Ihr Dokument an: Variablen, Inhalt, Empfängerliste, Erinnerungen, und versenden Sie Ihr Dokument.
4. Sie können jetzt in Salesforce zum Datensatz zurückkehren und Ihren Dokumentstatus verfolgen.
5. Wenn ein Dokument fertiggestellt ist, wird seine .pdf-Datei unter Dateien im Datensatz angezeigt.  (Obwohl dies ein Teil der 2-Wege-Synchronisierungsfunktion ist, ist es bei der Installation des PandaDoc-Pakets standardmäßig aktiviert.)

Dateien in Ihrer Objektansicht hinzufügen

Wenn Dateien in Ihrem Objekt nicht angezeigt werden, müssen Sie sie möglicherweise zu Ihrer Objektansicht hinzufügen.

Dazu müssen Sie in den Einstellungen zu den Seitenlayouts des Objekts zurückkehren:

1. Suchen Sie auf dem Startbildschirm in der oberen rechten Ecke nach dem Zahnrad für die Einstellungen.
2. Gehen Sie auf der Einstellungsseite in die Objekt-Manager-Liste und wählen Sie Opportunity.
3. Gehen Sie in der Opportunity zu Seitenlayout und wählen Sie Opportunity-Layout aus.
4. Verwenden Sie auf der Seite Opportunity-Layout die obere Symbolleiste, um Themenlisten in der Symbolleiste zu suchen und fügen Sie Dateien unter Themenlisten hinzu. Speichern Sie diese dann.
5. Überprüfen Sie Ihre Opportunities, um sicherzustellen, dass Dateien jetzt auf der Seite angezeigt werden können.

Verknüpfen eines Dokuments mit einer Opportunity in Salesforce

Wenn Sie ein in PandaDoc erstelltes Dokument haben, das Sie mit einer Opportunity in Salesforce verknüpfen möchten, sind Sie bei uns genau richtig!

1. Öffnen Sie in Ihrer PandaDoc-Registerkarte das Dokument und klicken Sie rechts auf das Salesforce-Symbol. Das Dokument muss sich im Status Entwurf befinden.
2. Klicken Sie auf „Link“ und Sie werden aufgefordert, sich bei Ihrem Salesforce-Konto anzumelden.
3. Wählen Sie eine Opportunity aus der Liste aus und klicken Sie dann auf „Link“.
4. Auf der rechten Seite können Sie unter Opportunity-Info das Erstellungsdatum, den Status und den Gesamtbetrag der Opportunity anzeigen. Bitte beachten Sie, dass die in PandaDoc angezeigten Opportunity-Informationen möglicherweise aktualisiert werden müssen, um sicherzustellen, dass Sie das neueste Update sehen.
5. Wechseln Sie nun zum Salesforce-Opportunity-Datensatz, und das Dokument wird im PandaDoc-Modul angezeigt, als ob es über Salesforce erstellt worden wäre.

Um die Verknüpfung eines Dokuments mit einer Opportunity aufzuheben oder mit einer anderen zu verknüpfen, klicken Sie auf die gewünschte Aktion im Bereich Integrationen. Wenn Sie das Dokument aus einem anderen Objekt (Konto, Kontakt usw.) erstellt haben, können Sie die Verknüpfung mit diesem Objekt nicht aufheben und mit einer Opportunity verknüpfen oder zugehörige Informationen anzeigen.

Aktualisieren eines Dokuments mit Feldwerten aus Salesforce

Wenn die Informationen in einem Salesforce-Datensatz aktualisiert werden, nachdem das Dokument bereits aus diesem Datensatz erstellt wurde, können Sie das Dokument mit den richtigen Werten aktualisieren:

1. Gehen Sie im Dokument zum Bereich Integrationen, indem Sie auf das Salesforce-Symbol links im PandaDoc-Dokument klicken.
2. Wählen Sie unter Dokumentdaten „Aus CRM importieren“.
3. Die Variablen werden mit den neuesten Informationen von Salesforce aktualisiert.
4. Sie können die Funktion „Aus CRM importieren“ in jedem Objekt in Salesforce verwenden: Opportunity, Account, Lead, Kontakt, benutzerdefinierte Objekte.

Wenn das Feld in Salesforce leer ist, wird die entsprechende Variable nicht aktualisiert. 

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich meine Integrationsversion überprüfen? 

Öffnen Sie Salesforce, klicken Sie oben auf das Pluszeichen, geben Sie „installierte Pakete“ in die Schnellsuche ein und klicken Sie dann auf den Abschnitt Installierte Pakete, der in der Suche angezeigt wird. Suchen Sie PandaDoc unter den installierten Anwendungen und suchen Sie die Version in der Spalte Versionsnummer.

Wie kann ich dem PandaDoc-Supportteam Zugriff auf mein Konto in Salesforce gewähren?

Das Support-Team fordert möglicherweise Zugriff auf Ihr Konto in Salesforce an, um bei einem Problem oder einer Frage zu helfen. Bitte gewähren Sie keinen Zugriff ohne die Anfrage unseres Support-Teams.

In Salesforce Lightning:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Salesforce an, klicken Sie oben rechts auf Ihr Bild (oder Ihren Avatar) und dann auf Einstellungen.
2. Geben Sie links in das kleine Suchfeld „Gewähren“ ein und klicken Sie dann unten auf Konto-Anmeldezugriff gewähren.

In Salesforce Classic:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Salesforce an und klicken Sie dann auf Meine Einstellungen oben rechts. (Alternativ klicken Sie auf Ihren Namen, dann auf Meine Einstellungen.)
2. Geben Sie links in das kleine Suchfeld „Gewähren“ ein und klicken Sie dann unten auf Konto-Anmeldezugriff gewähren.

Stellen Sie die „Zugriffsdauer“ für „PandaDoc Support“ auf 3 Tage.

Senden Sie als Nächstes eine E-Mail an unser Support-Team mit Ihrer SalesForce-Organisations-ID, die Sie auf der Seite mit den Unternehmensinformationen finden. Klicken Sie auf Einrichtung Firmenprofil Firmeninformation und suchen Sie die ID neben der Salesforce-Organisations-ID.

Problemlösung

Klicken Sie auf ein Problem, um den Bereich mit der Lösung aufzuklappen. 

Das PandaDoc-Modul ist leer oder zeigt die folgende Fehlermeldung an: „Versuchen Sie, ein Nullobjekt zu dereferenzieren.“ Ein unerwarteter Fehler ist aufgetreten.

Dies geschieht, wenn das Objekt, für das Sie Variablen, eine Preistabelle oder eine Empfängerzuordnung eingerichtet haben, gelöscht oder umbenannt wird.

Sie können es beheben, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version der Integration installiert haben.
2. Gehen Sie zuPandaDoc Setup, klicken Sie auf Token konfigurieren und öffnen Sie dann das Objekt, das die Fehlermeldung oder einen leeren Bildschirm anzeigt.
3. Fügen Sie ein beliebiges neues Feld aus der linken Spalte als Token/Variable hinzu und klicken Sie dann auf Speichern.
4. Wenn das Problem weiterhin besteht, gehen Sie auf der PandaDoc-Einrichtungsseite zu den Objektanpassungseinstellungen und klicken Sie dann auf Einrichtung neben dem Objekt, bei dem der Fehler angezeigt wird. 
5. Wenn eine leere Seite geöffnet wird, entfernen Sie das Objekt aus der Liste und fügen Sie es erneut hinzu.