Dokumentstatus manuell ändern
Anmerkung:
Einige der Bilder und Links in diesem Artikel sind möglicherweise nur in US-Englisch verfügbar.Wenn Sie Dokumente ausfüllen oder Zahlungen offline vornehmen, ist es praktisch, diese Änderung in Ihren PandaDoc-Datensätzen widerspiegeln zu können. Die Möglichkeit, den Dokumentstatus zu ändern, ist wichtig, damit alle Ihre unterzeichneten Verträge an einem Ort aufbewahrt werden.
Verfügbarkeit: Alle Pläne
Es gibt zwar acht Dokumentstatus, es gibt jedoch nur drei Status, in die Sie Ihr Dokument manuell ändern können: Abgeschlossen, Abgelaufen oder Bezahlt.
Manuelle Statusänderungsmatrix:
Abgeschlossen
Um Ihre Dokumente rechtsverbindlich zu halten, werden alle unsere unterzeichneten und vom Empfänger ausgefüllten Dokumente mit einem Signaturzertifikat versehen. Wenn Sie ein Dokument manuell in den Status „Abgeschlossen“ ändern, wird kein Signaturzertifikat generiert.
Anwendungsbeispiel: Sie senden ein PandaDoc-Dokument und Ihr Empfänger druckt es aus, signiert es, scannt es und sendet es als E-Mail-Anhang an Sie zurück. Der Deal ist abgeschlossen, aber das Dokument bleibt in Ihrem PandaDoc-Dashboard als „Gesendet" oder „Gesehen" hängen. Ändern Sie den Status manuell, um das Dokument von „Gesehen“ in „Abgeschlossen“ zu verschieben.
Abgelaufen
Wenn Sie ein Dokument haben, das nicht mehr gültig ist und kein Signaturzertifikat benötigt, können Sie das Dokument manuell ablaufen lassen.
Anwendungsbeispiel: Sie senden ein PandaDoc-Dokument und die Empfänger signieren es nicht. Sie möchten nicht mehr, dass die Empfänger auf das Dokument zugreifen können (Geschäftsbedingungen sind abgelaufen usw.), also möchten Sie das Dokument sofort ablaufen lassen.
Bezahlt
Wenn Sie ein Dokument mit einer Zahlungs-App haben und der Kunde das Dokument ausfüllt (ausgefüllt, unterschrieben und abgeschlossen), aber die Zahlung nicht abgeschlossen hat, lautet der Dokumentstatus „Warten auf Zahlung“. Falls der Kunde mit einer alternativen Zahlungsmethode bezahlt, können Sie das Dokument manuell auf „Bezahlt" ändern.
Anmerkung:
Ein Entwurfsdokument kann nur dann in „Bezahlt“ geändert werden, wenn es eine Zahlungssperre enthält.Anwendungsbeispiel: Der Empfänger vervollständigt ein Dokument mit einem Zahlungsfeld, zahlt aber in bar oder per Postscheck. Mit der manuellen Statusänderung können Sie den Dokumentstatus von „Warten auf Zahlung“ auf „Bezahlt“ verschieben.
So ändern Sie den Status manuell
Sie können den Status über die Listenansicht ändern.
Wenn Sie die Funktion nicht finden, bitten Sie Ihren Kontoinhaber, sie im Add-on Shop (unten links in Ihrem PandaDoc-Konto) zu aktivieren.
Gehen Sie links zu „Dokumente“ und suchen Sie Ihr Dokument. Verwenden Sie das Kontextmenü auf der rechten Seite und klicken Sie auf „Status ändern“.
Optionen zur Statusänderung
Wenn Sie auf „Status ändern“ klicken, sehen Sie die Optionen:
Status von/bis: Ändern Sie einen Dokumentstatus gemäß der „Statusmatrix“ oben.
Private Notizen: Geben Sie „private Notizen“ bezüglich der manuellen Statusänderung an.
Datei anhängen: Hängen Sie eine Datei an, auf die der Autor und die Empfänger zugreifen können, wenn die manuelle Änderung abgeschlossen ist. Nützlich, wenn das Dokument offline unterzeichnet oder bezahlt wurde und Ihnen eine Quittung oder eine unterschriebene Kopie per E-Mail zugesandt wurde.
Anmerkung
Sie können Dateien mit einer Größe von bis zu 25 MB hinzufügen.
Benachrichtigungen: Senden Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail über die Statusänderung an alle Empfänger.
Beispiel einer Benachrichtigungs-E-Mail
Wenn Sie die manuellen Änderungen eingerichtet haben, um Ihre Empfänger zu benachrichtigen, sehen Sie hier das Beispiel dieser E-Mail unten.
