PandaDoc-Grundlagen

Profil

Bevor Sie mit dem Einrichten Ihrer Vorlagen und dem Senden von Dokumenten beginnen, nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um Ihre Profilinformationen zu überprüfen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Vor- und Nachname korrekt ist, fügen Sie Ihre Unterschrift hinzu und überprüfen Sie die Benachrichtigungen. Fügen Sie Ihr Profilbild hinzu – es wird in den PandaDoc-E-Mails angezeigt, wenn Sie ein Dokument an jemanden senden! 

Account-Branding

Verfügbarkeit: Business, Enterprise

Sie können die PandaDoc-E-Mails von Ihrem Konto personalisieren. Fügen Sie einfach Ihr Firmenlogo hinzu oder passen Sie die Schaltflächenfarbe und Schaltflächentextfarbe sowie die E-Mail-Fußzeile an.

Inhalt einrichten

Vorlagen

Warum sollte ich Vorlagen erstellen? Das fragen Sie sich vielleicht. Das Erstellen und Versenden von Dokumenten wird viel einfacher, wenn Sie nicht bei null anfangen. Erstellen Sie mit PandaDoc wiederverwendbare Vorlagen, um Ihre Produktivität zu steigern und Konsistenz zwischen all Ihren Dokumenten zu schaffen.

Stellen Sie sich einen Textbaustein für Text, Design und Branding vor, der als Ausgangspunkt für die Erstellung eines neuen Dokuments verwendet werden kann.

Sie können eine Vorlage von Grund auf neu erstellen, ein statisches PDF hochladen oder beide Optionen mischen. 

Eine von Grund auf neu erstellte Vorlage gibt Ihnen die volle Kontrolle über die Formatierung und das Design, die Erstellung dauert jedoch länger. Um dies zu beschleunigen, können Sie Ihre .docx-Datei in ein bearbeitbares PandaDoc konvertieren, was einige Sekunden dauert.

Eine hochgeladene Vorlage kann nicht bearbeitet werden, aber Sie können sie mit Text überschreiben sowie Felder ziehen und ablegen. Dies ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, wenn Sie ein PDF haben, das Sie von jemandem unterschreiben lassen möchten.

Rollen

Sobald Sie eine Vorlage angelegt haben, besteht Ihr nächster Schritt darin, Vorlagenrollen zu erstellen. Rollen sind Platzhalter für zukünftige Empfänger, z. B. Kunde, Entscheidungsträger, Buchhaltung, Absender. 

Weisen Sie Felder vorab einer Rolle in Ihrer Vorlage zu. Sie dienen dann als Platzhalter für Ihre zukünftigen Empfänger.  Wenn Sie ein Dokument aus dieser Vorlage erstellen, weisen Sie jeder Rolle in der Vorlage Empfänger zu. Alle vorab zugewiesenen Felder werden automatisch bestimmten Empfängern zugewiesen.

Jede Rolle generiert 11 Rollenvariablen für dynamische Informationen über Empfänger. Wenn Sie ein Dokument aus der Vorlage erstellen, werden die Variablen basierend auf den Informationen in den Kontakten automatisch ausgefüllt.

Variablen

Wir haben gerade Variablen im Rollenkontext erwähnt, aber Sie können Variablen auch außerhalb davon verwenden!  Denken Sie an die Informationen, die für jedes spezifische Dokument immer eindeutig sind, und ersetzen Sie diese dann durch eine Variable. 

Wenn Sie ein Dokument mit dieser Vorlage erstellen, setzen Sie die Variablen nur einmal ein, und die Daten werden dann im gesamten Dokument ausgefüllt. So einfach ist das!

Zusammenarbeit in Echtzeit

Teamwork macht den Traum wahr. Jetzt können mehrere Teammitglieder ein Dokument gleichzeitig bearbeiten. Im Dokument werden Avatare angezeigt, damit man sieht, wer Änderungen vornimmt.

Content-Bibliothek

Verfügbarkeit: Business, Enterprise

In der Inhaltsbibliothek können Sie Informationen speichern, die Sie dann immer wieder verwenden können, z. B. Empfehlungen oder Geschäftsbedingungen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, benutzerdefinierte Dokumente mit konsistenten Formulierungen zu verschicken.

Design

Alles klar, Sie haben Ihre Vorlage eingerichtet, aslo Rollen, Inhalte und Felder hinzugefügt. Jetzt kommen die Formatierungen! Um Ihre Vorlage zu entwerfen, klicken Sie auf Design Thema anpassen. Sie haben eine Reihe von Optionen zum Gestalten von Text, Überschriften, Tabellen, Seitenhintergrund, Kopf- und Fußzeile. Alle Änderungen werden auf die gesamte Vorlage angewendet.

Um ein Textstück zu formatieren, markieren Sie es und weisen Sie ihm mithilfe der oberen Symbolleiste eine Formatierung zu. Über Eigenschaften können Sie dann einen Hintergrund hinzufügen oder Abstände und Ränder anpassen.

Einstellungen

Klicken Sie oben rechts auf die Auslassungspunkte, um die Einstellungen Ihrer Vorlage zu ändern, z. B. automatische Erinnerungen, automatischer Ablauf oder Verlängerungen. Alle aus dieser Vorlage erstellten Dokumente übernehmen diese Einstellungen dann automatisch.

Automatisch ein PDF des ausgefüllten Dokuments verschicken

Klicken Sie oben rechts auf die Auslassungspunkte „Vorlageninfo“ scrollen Sie zu „E-Mail-Anhang“. Aktivieren Sie diese Option, um ein PDF des ausgefüllten Dokuments an alle Empfänger zu senden, nachdem es von allen unterzeichnet wurde:

Arbeitsbereich-Einstellungen

Sie können die meisten Einstellungen auf Arbeitsbereichsebene anpassen. Alle neuen Vorlagen und Dokumente übernehmen diese Einstellungen dann automatisch. Sie können die Einstellungen für bestimmte Vorlagen und Dokumente jederzeit ändern, wodurch die Arbeitsbereich-Einstellungen überschrieben werden.

Preise und Katalog

Aber wie sieht es mit Produkten und Preisen aus? In PandaDoc können Sie mit einem Produktkatalog die Angebotserstellung automatisieren. Sie können ihn entweder von Grund auf neu erstellen oder Produkte per CSV importieren:

Ihre Vorlage um Preise ergänzen

Fügen Sie zunächst eine Preistabelle hinzu. Klicken Sie anschließend darauf, um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen. Hier können Sie nun Katalogartikel hinzufügen, die Sie bereits eingerichtet oder importiert haben.

Mit der PandaDoc-Preistabelle haben Sie die Flexibilität, unbegrenzte benutzerdefinierte Spalten für Gebühren, Einzelpostenrabatte und Steuern sowie zusätzliche Multiplikatoren hinzuzufügen:

Stellen Sie Artikel auf optional oder bearbeitbare Menge ein, fügen Sie Multiple-Choice-Abschnitte hinzu, damit Ihr Kunde die richtige Option für sich auswählen kann:

Hier finden Sie weitere Tipps und Tricks, um die PandaDoc-Preistabelle optimal zu nutzen.

Senden und unterschreiben

Gut gemacht – Sie haben Ihre Vorlage eingerichtet! Jetzt können Sie ein Dokument erstellen und versenden. Klicken Sie in Ihrer Vorlage auf „Dokument erstellen“ weisen Sie den Empfängern Rollen zu und klicken Sie auf „Bearbeitung starten“:

Oder klicken Sie in der Dokumentenliste oder Ihrem Dashboard auf „Erstellen“/“Neues Dokument“ „+Dokument“ und wählen Sie Ihre Vorlage aus der Liste:

Füllen Sie nicht ausgefüllte Variablen aus – dies sind die benutzerdefinierten Variablen, die Sie in der Vorlage eingerichtet haben.

Überprüfen Sie das Dokument und verschicken Sie es! Hier finden Sie eine detaillierte Anleitung zum Senden und Unterschreiben eines PandaDoc.