Senden und unterschreiben Sie ein Dokument

So sieht die Seite des Empfängers aus, wenn er ein PandaDoc unterschreibt.

Senden

Sobald Sie Ihr Dokument erstellt und Empfänger hinzugefügt haben, können Sie es senden.

Sie haben zwei Optionen:

1. Per E-Mail senden (Ihr Empfänger erhält eine E-Mail von PandaDoc, die den Zugriff auf das Dokument beinhaltet. Sie können dieser E-Mail eine personalisierte Nachricht hinzufügen)
2. Teilen Sie den Dokumentlink (verwenden Sie dies, wenn Sie beim Senden Ihres Dokuments flexibler sein müssen – Sie können den Link per SMS oder mit einer beliebigen Messaging-App senden)

Wenn Sie der einzige Unterzeichner dieses Dokuments sind, wird Dokument fertigstellen anstelle von Dokument sendenangezeigt. Klicken Sie darauf und PandaDoc führt Sie durch die auszufüllenden Felder. Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf Fertigstellen, um das Dokument zu vervollständigen. Wenn Sie für dieses Dokument CC-Empfänger haben, erhalten diese die unterschriebene Kopie automatisch, nachdem das Dokument ausgefüllt wurde.

Sehen wir uns nun an, wie der Prozess aussieht, wenn Sie mehr als einen Unterzeichner haben oder der Unterzeichner nicht Sie sind. Wir werden hier über das Senden des Dokuments per E-Mail sprechen. Und hier ist eine Anleitung zum Freigeben eines Dokumentlinks.

1. Nachdem Sie diese Option gewählt haben, markieren Sie den Dokumentnamen und klicken Sie auf „Speichern und fortfahren“.
2. Fügen Sie eine personalisierte Nachricht hinzu
3. Überprüfen Sie die Dokumenteinstellungen: Ablauf, automatische Erinnerungen, Verlängerung und Weiterleitung
4. Sieht es gut aus? Senden Sie das Dokument!

Nachdem das Dokument gesendet wurde

Auf der rechten Seite sehen Sie die Analyse der Empfänger. Sie können wertvolle Erkenntnisse darüber gewinnen, wie Ihr Kunde mit dem Dokument interagiert:

Sie erhalten Benachrichtigungs-E-Mails, wenn Ihr Empfänger das Dokument anzeigt und ausfüllt. Weitere Informationen zu Benachrichtigungen finden Sie hier.

Ihr Empfänger kann Fragen stellen und Sie können diese über das Kommentarfeld weiterverfolgen:

Private Kommentare sind nur für die Mitglieder Ihres PandaDoc-Kontos sichtbar. Wenn der Empfänger den Kommentar sehen soll, wählen Sie „Öffentliche Kommentare“.

Wenn Ihnen selbst Felder zugewiesen sind, füllen Sie diese aus und vervollständigen Sie das Dokument:

Signaturzertifikat

Nachdem das Dokument von allen Teilnehmern unterschrieben und abgeschlossen wurde, können Sie eine PDF-Datei der unterschriebenen Kopie herunterladen. Die PDF-Kopie enthält das Signaturzertifikat (letzte Seite) – eine Bestätigung, dass das Dokument akzeptiert und unterzeichnet wurde. Sie können auch eine automatische E-Mail-Benachrichtigung einrichten, die die PDF-Kopie enthält und an alle Dokumentempfänger gesendet wird.

Das Signaturzertifikat enthält „Document REF#“, den Namen Ihres Empfängers, seine Signatur, verifizierte E-Mail-Adresse, seine IP-Adresse und einen Datums-/Zeitstempel zum Zeitpunkt der Fertigstellung des Dokuments. Signaturzertifikat wird nicht generiert, wenn Folgendes gilt:

1. Das Dokument wurde manuell ausgefüllt.
2. Das Dokument enthält kein Signaturfeld.