PDF eines ausgefüllten Dokuments automatisch versenden

Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten alle Dokumentteilnehmer (Empfänger und Absender) nach Fertigstellung des Dokuments eine automatisch generierte E-Mail mit einer PDF-Kopie des ausgefüllten Dokuments.

Verfügbarkeit: alle Pläne

Aktivieren einer Vorlage oder eines Dokuments

Sie haben die Möglichkeit, die E-Mail-Anlage für bestimmte Vorlagen einzurichten, damit die Einstellung bei allen aus dieser Vorlage erstellten Dokumenten übernommen wird. Darüber hinaus können Sie eine E-Mail-Anlage für einzelne Dokumente einrichten, die nicht aus Vorlage erstellt wurden.

Öffnen Sie Ihre Vorlage bzw. Ihr Dokument, verwalten Sie die Rollen bzw. Empfänger oder fügen Sie neue hinzu, und schalten Sie den Schalter für „PDF an E-Mail anhängen“ auf der rechten Seite ein.

Stellen Sie sicher, dass die Benachrichtigung „Dokument von allen Empfängern fertiggestellt“ aktiviert ist. (Sie können dies in Einstellungen Profil überprüfen.)

Aktivieren für alle neuen Vorlagen und Dokumente

Sie können die E-Mail-Anlage auch für alle neuen Vorlagen und Dokumente auf der Ebene des Arbeitsbereichs einrichten. Wechseln Sie zu Einstellungen Einstellungen, suchen Sie den E-Mail-Anhang, aktivieren Sie das Feld neben diesen Einstellungen und klicken Sie oben rechts auf Änderungen speichern. Bei allen nach diesen Änderungen erstellten Vorlagen und Dokumente wird diese Einstellung dann aktiviert. 

Was kommt als Nächstes?

Sobald Ihr Dokument von allen Parteien fertiggestellt ist, erhält jeder Empfänger des Dokuments automatisch eine E-Mail mit einer PDF-Kopie des fertigen Dokuments.

Wenn der Status eines Dokuments manuell auf „Fertiggestellt“ geändert wird, wird nicht automatisch eine PDF-Kopie an die erzeugte E-Mail angehängt. Bei der Änderung des Dokument-Status sollte die PDF-Kopie also manuell angehängt werden.

Dokumentempfänger können das Dokument auch herunterladen, indem sie es innerhalb von 6 Monaten nach Fertigstellung in der PandaDoc-E-Mail öffnen und auf Download klicken.