Salesforce-Synchronisierungsauslöser

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Eugenia Brown
  • Aktualisiert

Anmerkung:

Einige der Bilder und Links in diesem Artikel sind möglicherweise nur in US-Englisch verfügbar.

Planverfügbarkeit:

PandaDoc: Enterprise

Salesforce: Essentials, Professional, Enterprise, Unlimited oder Developer Edition

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Warnung:

Um Synchronisierungsauslöser zu verwenden, müssen Sie Zugriff auf die Salesforce-API haben.

Anmerkung:

Wenn Sie im PandaDoc-Setup unter Dokument-Auslöser-Einstellung die vier unten beschriebenen Auslöser nicht sehen, vergewissern Sie sich, dass Sie über die neueste Salesforce-Version verfügen.

Sie können Felder in Salesforce mit PandaDoc-Dokumentdaten mit Zapier aktualisieren. Erfahren Sie hier mehr.

Für Entwickler finden Sie hier die GitHub-Dokumentation, in der beschrieben wird, wie benutzerdefinierte Klassen und Auslöser in der PandaDoc-Integration mit Salesforce eingerichtet werden.

Opportunity-Status aktualisieren, wenn PandaDoc-Status aktualisiert wird

Sie können automatische Opportunity-Statusaktualisierungen einrichten, sobald der Status eines PandaDoc-Dokuments geändert wird.

Um diese Funktion in Salesforce zu aktivieren, klicken Sie oben auf das „+“ und dann auf PandaDoc-Setup. Scrollen Sie nach unten zu Dokument-Auslöse-Einstellungen. Aktivieren Sieden Auslöser zum Ändern des Opportunity-Statusund klicken Sie auf Setup.

Change_opp_status_0.png

Ordnen Sie dann den Dokumentstatus dem Opportunity-Status zu. Sie können dies für jedes Dokument oder für Dokumente einrichten, die aus einer bestimmten Vorlage erstellt wurden. Mit der oberen Zuordnung können Sie die Zuordnung für jedes Dokument festlegen.

Set_up_mapping_for_all_documents.png

Scrollen Sie nach unten, um die Statuszuordnung für eine bestimmte Vorlage einzurichten. Fügen Sie die Vorlagen-ID hinzu und klicken Sie auf Hinzufügen. (Um eine Vorlagen-ID zu finden, öffnen Sie die Vorlage und kopieren Sie die ID aus dem Link in der Adressleiste.) Richten Sie dann die untenstehende Zuordnung ein und klicken Sie auf Speichern. Sie können eine spezifische Zuordnung für eine unbegrenzte Anzahl von Vorlagen-IDs erstellen.

Find_template_ID.pngAdd_template_ID.pngSet_up_mapping_and_Save.png

Bitte beachten Sie: Wenn beide Arten von Zuordnungen eingerichtet sind, überschreibt eine bestimmte Vorlagenzuordnung die Standardzuordnung (das heißt die Zuordnung für alle Dokumente).

Wenn Sie weitere Statuszuordnungen benötigen, reichen Sie bitte eine Idee im Ideenportal ein oder senden Sie uns eine E-Mail an support@pandadoc.com.

Speichern Sie Aktualisierungen von Dokumenten in „Notizen und Anhänge“

Sie können alle Dokumentaktualisierungen als Notizen unter „Notizen und Anhänge" in Salesforce speichern.

  1. Um diese Funktion in Salesforce zu aktivieren, klicken Sie auf das „+“ oben und dann auf „PandaDoc-Setup“. Scrollen Sie nach unten zu „Dokument-Auslöse-Einstellungen“, aktivieren Sie „Dokumenten-Aktivitäts-Auslöser“ und klicken Sie auf „Setup“.
  2. Um die Konfiguration von „Dokumentenaktivitäts-Auslöser“ abzuschließen, wählen Sie das Objekt aus, auf dem das PandaDoc-Modul installiert ist, und klicken Sie auf „Speichern“.
Document_activity_0.pngDocument_activity_1.png

Die folgenden Informationen werden in Notes gespeichert:

  • {PandaDoc-Benutzer} erstellte ein Dokument {Dokumentname}.
  • {PandaDoc-Benutzer} sandte ein Dokument {Dokumentname} an {Empfänger}.
  • Dokument {Dokumentname} wurde angezeigt.
  • Dokument {Dokumentname} wurde abgeschlossen.
  • Dokument {Dokumentname} wurde von {Name des Unterzeichners} unterzeichnet.
  • Dokument {Dokumentname} wartet auf Zahlung.
  • Neue Überarbeitung für das Dokument {Dokumentname} wurde erstellt. (Wird beim Versenden des Dokuments angezeigt und anschließend bearbeitet)
  • Dokument {Dokumentname} ist abgelaufen.
  • Dokument {Dokumentname} wurde bezahlt.
  • Dokument {Dokumentname} wurde abgelehnt.
  • Dokument {Dokumentname} wurde gelöscht.

Wenn Sie weitere Änderungen an Notes vornehmen möchten, reichen Sie bitte eine Idee im Ideenportal ein oder senden Sie uns eine E-Mail an support@pandadoc.com.

PDF-Version von PandaDoc unter „Anhänge“ speichern

Sie können PandaDoc-Dokument-PDF als Anhang im Abschnitt „Notizen und Anhänge“ in Salesforce speichern.

Um diese Funktion in Salesforce zu aktivieren, klicken Sie oben auf das „+“ und dann auf „PandaDoc Setup“. Scrollen Sie nach unten zu „Dokument-Auslöse-Einstellungen“, aktivieren Sie „PDF-Version von PandaDoc in Dateien speichern (neu)“ und klicken Sie auf „Setup“.

Save_PDF_versions_Files.png

Anmerkung:

Unter https://help.salesforce.com/articleView?id=collab_files_differences.htm&type=5erfahren Sie mehr über den Unterschied zwischen Dateien und Anhängen.

Konfigurieren Sie Status, die einen PDF-Upload auslösen.

Sie können auch das Namensformat des Anhangs konfigurieren. Kopieren Sie dazu Briefvorlagenfelder/Token (zum Beispiel [documentName]), die in der QuickInfo auf der rechten Seite vorgeschlagen werden, und fügen Sie sie in das Feld „Format des Anhangsnamens“ ein.

Anmerkung:

[heute] steht für das heutige Datum, [jetzt] steht für das heutige Datum + Uhrzeit.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“, um die Konfiguration zu speichern.

Aktualisieren Sie Opportunity-Produkte, wenn die PandaDoc-Preistabelle aktualisiert wird

Anmerkung:

Diese Funktion befindet sich derzeit in der Betaphase. Wir werden ankündigen, wenn wir diese Funktion offiziell starten.

Sie können Opportunity-Produkte automatisch aktualisieren lassen, wenn die PandaDoc-Preistabelle im Dokument geändert wird.

Um diese Funktion zu aktivieren, klicken Sie in Salesforce oben auf das „+“ und dann auf „PandaDoc-Setup". Scrollen Sie nach unten zu „Dokument-Auslöse-Einstellungen", aktivieren Sie „Opportunity-Produkte aktualisieren."

mceclip0.png

So funktioniert der Auslöser:

Update_opp_products_1.png

Anmerkung:

Dieser Auslöser funktioniert auch für die bearbeitbare Menge, z. B. wenn Ihr Empfänger die Produktmenge aktualisieren darf (mehr erfahren Sie hier, Schritt 6).

Wenn Sie Feedback haben, teilen Sie uns bitte mehr auf unserem Ideenportal mit oder senden Sie uns eine E-Mail an support@pandadoc.com.

Sie können auch Ihren benutzerdefinierten Auslöser einrichten, dies erfordert jedoch eine fortgeschrittene Programmierung. Beispiele für den Code, den Sie hinzufügen müssen, finden Sie hier im Salesforce Custom Trigger Guide.

Problemlösung

PDFs werden nicht an Dateien angehängt, obwohl andere Auslöser funktionieren

Bekannter Grund: PD_API in den Remote-Site-Einstellungen wird nicht als aktiv festgelegt.

Lösung:

  1. Wechseln Sie zu SalesForce-Setup
  2. Geben Sie in der Schnellsuchleiste „Remote Site Settings“ ein und klicken Sie darauf.
  3. Prüfen Sie, ob der Wert in der Spalte „Aktiv“ für PD API aktiviert ist.
  4. Klicken Sie auf Bearbeiten und aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn es nicht markiert ist.
  5. Klicken Sie auf „Speichern“. Hier ist das GIF, das die beschriebenen Schritte zeigt:

PDF_are_not_attached.gif

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