Automatisches Ablaufdatum

Verfügbarkeit: Kostenloses eSign*, Essentials*, Business, Enterprise 

* Nur Geschäfts- und Enterprise-Kunden können das Ablaufdatum ändern. Für die PandaDoc-Abos Essentials und Free eSign ist das Ablaufdatum auf 60 Tage festgelegt und kann nicht geändert werden.

Automatisches Ablaufen ist eine Option, die Ihre Dokumente automatisch ablaufen lässt, wenn ein Dokument nach einer bestimmten Zeit nicht abgeschlossen ist. Diese nicht abgeschlossenen Dokumente bekommen den Status „Abgelaufen“. 

Sie können die Möglichkeit zum Ändern des automatischen Ablaufzeitraums von Dokumenten im Add-on-Store aktivieren. 

Was Sie über automatische Ablaufzeiten wissen müssen:

1. Automatisches Ablaufdatum um X Tage vor und nach dem Senden des Dokuments festlegen und ändern
2. Warnmeldung 1 Tag vor Ablaufdatum des Dokuments vor und nach dem Senden des Dokuments ein-/ausschalten
3. Die Warnmeldung ist nur für Unterzeichner verfügbar und wird unter Aktivität Aktionen aufgezeichnet
4. Der Ablauf-Countdown wird in „Dokumente“ angezeigt, wenn er weniger als 5 Tage beträgt
5. Sobald das Dokument „abgelaufen“ ist, ist es für die Empfänger nicht mehr verfügbar
6. Änderungen der Ablaufeinstellungen können unter dem Kontextmenü Dokumentinfo Ablaufeinstellungen verfolgt werden
7. Der Ablauf-Countdown startet neu, wenn ein Dokument bearbeitet und erneut gesendet wird
8. Das Dokument verfällt X Tage nach dem Versand, das heisst wenn Sie es um 14:30 Uhr senden, verfällt es um 14:30 Uhr nach X Tagen

Einrichtung des automatischen Ablaufs für alle Vorlagen und Dokumente  

Gehen Sie unten links zu Einstellungen Ablaufeinstellungen. Sie haben folgende Optionen:

1. „Anzahl der Tage“ einstellen und
2. „Unterzeichner 1 Tag vor Ablauf warnen“.

Klicken Sie auf „Änderungen speichern“, wenn Sie fertig sind.

Einrichtung des automatischen Ablaufs für Vorlagen und Dokumente

Sie können den automatischen Ablauf für eine bestimmte Vorlage einrichten, sodass alle neuen Dokumente, die aus dieser Vorlage erstellt wurden, die Ablaufeinstellungen übernehmen. 

Öffnen Sie eine beliebige Vorlage, klicken im Kontextmenü oben rechts   auf Ablauf Einstellungen (oder Dokument-/Vorlagendetails Ablauf). Sie haben folgende Optionen:

1. „Anzahl der Tage“ und
2. „Warnmeldung“ für einen Unterzeichner 1 Tag vor Ablauf des Dokuments.

Variable für den automatischen Ablauf

Sie können das Ablaufdatum des Dokuments automatisch mit der Variablen Ablaufdatum eingeben. 

1. Öffnen Sie den Variablenabschnitt im rechten Bereich und scrollen Sie nach unten zu Document.ExpirationDate. In einem Dokument wird es aufgeführt unter Nicht verwendet.  In einer Vorlage wird es unter System aufgelistet. 
2. Klicken Sie auf die Variable, um sie zu kopieren und dem Dokument hinzuzufügen.
3. Die Variable wird automatisch mit dem Ablaufdatum ausgefüllt, nachdem Sie das Dokument gesendet haben.

Überprüfen Sie die Einstellungen für den automatischen Ablauf, bevor Sie ein Dokument senden

Nachdem Sie auf „Senden“ geklickt und den Namen des Dokuments geändert haben, sehen Sie das Popup-Fenster „Dokument senden“. Unten sehen Sie die Ablaufeinstellungen. Klicken Sie darauf, um die Einstellung zu überprüfen oder zu ändern.

Ablaufzeitraum eines gesendeten Dokuments ändern 

Klicken Sie oben rechts auf das Kontextmenü Einstellungen Ablauf (oder Dokument-/Vorlagendetails Ablauf).

Benachrichtigung über automatisches Ablaufen

Unten sehen Sie ein Beispiel für die Benachrichtigungs-E-Mail, die Ihre Empfänger erhalten, wenn das Dokument bald abläuft.

Abgelaufene Dokumente überprüfen 

4 Tage vor Ablauf des Dokuments wird der Dokumentstatus rot eingekreist. Wenn das Dokument abgelaufen ist, wird es in Ihrer Dokumentenliste unter dem Status „Abgelaufen“ angezeigt.

Ihr Empfänger kann nicht auf das Dokument zugreifen, er sieht stattdessen diese Nachricht:

Dokumente, die innerhalb einer Woche ablaufen, werden unter Bald ablaufend aufgeführt.

Um den Status „Abgelaufen“ zu entfernen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Ändern Sie das Dokument wieder zurück in den Entwurf. Um das Dokument zu öffnen, klicken Sie auf „Bearbeiten“. Ändern Sie Ihren Inhalt (falls gewünscht) und senden Sie ihn erneut an Ihre Empfänger.
2. Ändern Sie den Dokumentstatus in Abgeschlossen, indem Sie die Funktion Manuelle Statusänderung verwenden.