Freigeben von Vorlagen und Elemente der Inhaltsbibliothek

Verfügbarkeit: Enterprise

Mit unserer Funktion zum Teilen von Inhalten können Sie Vorlagen und Elemente aus der Inhaltsbibliothek problemlos in Ihren Arbeitsbereichen freigeben. Sie können einzelne Dateien oder auch ganze Ordner von Vorlagen und Inhaltsbibliothekselementen freigeben.

Einzelne Inhalte über mehrere Arbeitsbereiche hinweg teilen

Um eine Vorlage oder ein Inhaltsbibliothekselement freizugeben, gehen Sie zunächst zu Ihrer Vorlagenliste.

1. Bewegen Sie den Mauszeiger ganz rechts über den Inhalt, den Sie teilen möchten, klicken Sie auf die vertikalen Auslassungspunkte und wählen Sie dann Arbeitsbereich freigeben im Dropdown-Menü.
2. Als Nächstes sehen Sie unter der Überschrift Verfügbare Arbeitsbereiche, welche Arbeitsbereiche zum Teilen verfügbar sind. Wählen Sie den oder die Arbeitsbereiche aus, in denen Sie den Inhalt teilen möchten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie für Ihre Vorlagen einen Genehmigungs-/Workflow-Prozess verwenden, behalten Ihre freigegebenen Vorlagen diese Genehmigungseinstellungen und alle Dokumente, die aus diesen Vorlagen erstellt wurden, übernehmen diese Einstellungen. Daher muss jedes genehmigende Teammitglied Mitglied des Arbeitsbereichs der freigegebenen Vorlage sein, um auf ein Dokument zugreifen und es genehmigen zu können. Falls diese benannte Person kein Mitglied ist, wird ihr die folgende Nachricht angezeigt, wenn sie versucht, das Dokument aus der E-Mail-Benachrichtigung zu öffnen:

Geteilte Inhalte überprüfen

Um zu überprüfen, in welchem Arbeitsbereich ein Element freigegeben ist, fahren Sie mit der Maus über das Element ganz rechts, klicken Sie auf die vertikalen Auslassungszeichen und klicken Sie dann im Dropdown-Menü auf Für den Arbeitsbereich freigeben. Wenn Sie markierte Arbeitsbereiche sehen, bedeutet dies, dass das Element dort bereits freigegeben ist. Um die Freigabe Ihrer Inhalte für einen Arbeitsbereich zu beenden, deaktivieren Sie es einfach unter Verfügbare Arbeitsbereiche.

Inhaltsordner freigeben

Sie können auch ganze Inhaltsordner freigeben.

1. Bewegen Sie den Mauszeiger ganz rechts über den Ordner, den Sie freigeben möchten, klicken Sie auf die vertikalen Auslassungspunkte und wählen Sie dann Für den Arbeitsbereich freigeben im Dropdown-Menü.
2. Als Nächstes können Sie unter Verfügbare Arbeitsbereiche herausfinden, welche Arbeitsbereiche zum Teilen verfügbar sind, und den oder die Arbeitsbereiche auswählen, mit denen Sie Inhalte teilen möchten. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.

Neben Ordnern und Elementen, die für andere Arbeitsbereiche freigegeben sind, wird ein Freigabesymbol angezeigt.

Auf freigegebene Inhalte zugreifen

In den Abschnitten Vorlage und Inhaltsbibliothek sehen Sie einen Ordner namens Für mich freigegeben. Dieser Ordner enthält Elemente, die für diesen Arbeitsbereich freigegeben sind.

Verwenden von freigegebenen Vorlagen und Inhaltsbibliothekselementen

Geteilte Vorlage

Beginnen Sie mit dem Zugriff auf den Ordner Für mich freigegeben (siehe oben). Erstellen Sie dann ein Dokument, das diese freigegebene Vorlage verwendet, auf eine der folgenden drei Arten:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Element in der Vorlagenliste und klicken Sie dann auf Dokument erstellen.
2. Klicken Sie auf die Vorlage und dann auf Erstelle Dokument oben auf der Seite.
3. Klicken Sie auf Neues Dokument Freigegebene Vorlagen Erstellen Sie ein neues Dokument mit einer freigegebenen Vorlage.

Bibliothek mit freigegebenen Inhalten

Sie können freigegebene Inhaltsbibliothekselemente verwenden und sie auf die gleiche Weise wie normale Inhaltsbibliothekselemente zu Dokumenten und Vorlagen hinzufügen.