Schützen Sie Dokumente mit Empfängerverifizierung
Anmerkung:
Einige der Bilder und Links in diesem Artikel sind möglicherweise nur in US-Englisch verfügbar.Anmerkung:
Wir geben diese Funktion nach und nach für unsere Kunden frei, sodass Sie sie möglicherweise noch nicht in Ihrem Konto sehen.Verfügbarkeit: Business- und Enterprise-Pläne
Mit dieser Funktion können Sie ganz einfach einen eindeutigen Passcode oder einen SMS-Code für jeden Dokumentempfänger einrichten. Ihre Empfänger müssen die Überprüfung bestehen, um das Dokument anzuzeigen oder zu unterschreiben.
Überspringen zu:
So richten Sie Überprüfungsmethoden in den Arbeitsbereichseinstellungen ein
Anmerkung:
Nur der Besitzer des Kontos und Benutzer mit Administratorberechtigung für den Zugriff auf Arbeitsbereich-Einstellungen können Empfängerverifizierungsmethoden pro Arbeitsbereich einrichten. Standardmäßig sind sowohl die Passcode- als auch die Text (SMS)-Überprüfungsmethoden aktiviert.Gehen Sie zunächst zu Einstellungen Einstellungen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen der erforderlichen Überprüfungsmethode und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen der Überprüfungsmethode, die Sie in Dokumenten deaktivieren möchten, und wählen Sie Änderungen speichern aus.
Einrichten einer Empfängerverifizierung in einem Dokument
Anmerkung:
Sie können die Empfängerverifizierung nur in einem Dokument einrichten. Sie können die Empfängerüberprüfung nicht in einer Vorlage oder einem Formular einrichten. Sie können die Empfängerüberprüfung nicht in einer Vorlage oder einem Formular einrichten.Es gibt zwei Möglichkeiten, die Empfängerverifizierung zu aktivieren:
- Beim Erstellen eines Dokuments von Grund auf neu oder anhand einer Vorlage
- In einem Dokument
Lassen Sie uns nun tiefer in jedes einzelne eintauchen.
Empfängerverifizierung beim Generieren eines neuen Dokuments einrichten
Beginnen Sie mit der Auswahl von „Erstellen“ in der Dokumentenliste oder „Neues Dokument“ +Dokument im Dashboard.
Wählen Sie eine vorhandene Vorlage aus oder wählen Sie +Leer, um ein neues Dokument von Grund auf neu zu erstellen. Wenn Sie eine PDF- oder .docx-Datei haben, können Sie diese per Drag & Drop in den Upload-Bereich ziehen.
Weisen Sie nun einen Empfänger zu und schalten Sie unter der E-Mail des Empfängers den Schalter für „Empfängerverifizierung“ um.
Sobald Sie den Schalter aktivieren, können Sie die Überprüfungsmethode auswählen, einen Passcode einrichten oder eine Telefonnummer für die Textüberprüfung (SMS) hinzufügen und die Überprüfungszeit auswählen – vor dem Öffnen des Dokuments oder vor dem Unterschreiben.
Anmerkung:
Die Option Verifizierungszeit ist nur für die Empfänger verfügbar, denen mindestens ein Feld zugewiesen ist (Unterzeichner).Mit dieser Methode können Sie ganz einfach eine Empfängerverifizierung für mehrere Empfänger einrichten.
Nachdem Sie die Empfängerüberprüfung eingerichtet haben, wählen Sie Weiter. Beenden Sie die Einrichtung Ihres Dokuments und senden Sie es dann ab.
Einrichten einer Empfängerverifizierung in einem erstellten Dokument
Anmerkung:
Sie können die Empfängerverifizierung für ein Dokument in jedem Status einrichten.Sie können die Empfängerüberprüfung in einem erstellten Dokument einrichten, wenn Sie während des Dokumentgenerierungsschritts Überspringen auswählen oder wenn Sie ein vorhandenes Entwurfsdokument verwenden möchten.
Öffnen Sie zunächst das Dokument. Klicken Sie anschließend oben auf der Seite auf die Schaltfläche Verwalten oder wählen Sie rechts die Registerkarte Empfänger verwalten aus. Klicken Sie dann auf den Namen des Empfängers, um die Überprüfung einzurichten, und schalten Sie den Schalter Empfängerüberprüfung ein.
Sobald Sie den Schalter einschalten, können Sie die Überprüfungsmethode auswählen.
Richten Sie für die Passcode-Überprüfung einen Passcode ein und wählen Sie die Überprüfungszeit aus (vor dem Öffnen eines Dokuments/vor dem Signieren eines Dokuments). Wählen Sie Passcode einrichten, sobald Sie fertig sind. Jetzt können Sie den Passcode einfach kopieren und später mit Ihrem Empfänger teilen.
Fügen Sie für die Textüberprüfung (SMS) eine Telefonnummer hinzu und wählen Sie die Überprüfungszeit aus (vor dem Öffnen eines Dokuments/vor dem Signieren eines Dokuments). Wählen Sie Überprüfungscode einrichten, sobald Sie fertig sind.
Anmerkung:
Die Option Verifizierungszeit ist nur für die Empfänger verfügbar, denen mindestens ein Feld zugewiesen ist (Unterzeichner).Beenden Sie die Einrichtung Ihres Dokuments und senden Sie es dann ab.
Empfängeransicht
Nachdem Sie Ihr Dokument gesendet haben, können die Empfänger das Dokument nicht öffnen (wenn die Überprüfungszeit „Vor dem Öffnen eines Dokuments“ lautet) oder abschließen (wenn die Überprüfungszeit „Vor dem Unterschreiben eines Dokuments“ lautet), ohne die von Ihnen eingerichtete Überprüfung zu bestehen.
Passcode-Überprüfung
Wenn ein Empfänger das Dokument öffnet, sieht er ein Popup und muss den Passcode eingeben, um es anzuzeigen, wenn die Überprüfungszeit „Vor dem Öffnen eines Dokuments“ lautet.
Wenn die Überprüfungszeit „Vor dem Unterschreiben eines Dokuments" lautet, kann der Empfänger die Felder im Dokument anzeigen und ausfüllen, aber er kann es nicht abschließen, bis er einen korrekten Passcode eingegeben hat.
Sobald sie den richtigen Passcode eingegeben haben, können sie auf das Dokument zugreifen/abschließen.
Text (SMS)-Verifizierung
Wenn ein Empfänger das Dokument öffnet, wenn die Überprüfungszeit „Vor dem Öffnen eines Dokuments“ ist, wird ihm ein Popup angezeigt und er muss nun überprüfen auswählen, um einen SMS-Code zu erhalten und diesen zu senden, um es ansehen zu können.
Wenn die Überprüfungszeit „Vor dem Unterschreiben eines Dokuments" lautet, kann der Empfänger die Felder im Dokument anzeigen und ausfüllen, aber er kann es nicht abschließen, bis er einen korrekten SMS-Code eingegeben hat.
Ablaufhinweis für Passcode/SMS-Code
Wenn der Empfänger dreimal einen falschen Passcode eingibt, muss er sich an den Absender des Dokuments wenden, um einen neuen Code zu erhalten.
Wenn der Empfänger dreimal einen falschen SMS-Code eingibt, muss er den Absender des Dokuments kontaktieren, um seine Telefonnummer zu ändern, oder 10 Minuten warten, um einen Code erneut zu senden.
