Les comptes QuickBooks basés aux États-Unis et hors des États-Unis peuvent utiliser l'intégration QuickBooks Online.

Cette intégration est en phase d'accès anticipé.

Disponibilité: Essentiels, Professionnel et Entreprise

L'intégration de PandaDoc avec QuickBooks Online vous permet de créer automatiquement des devis et des factures, d'ajouter des produits QuickBooks aux tableaux de prix de PandaDoc et de gérer facilement les informations relatives aux clients.

Utilisez-le non seulement pour créer des factures et des devis, mais aussi pour collecter des paiements directement via PandaDoc à l'aide de QuickBooks Payments - pour en savoir plus, cliquez ici.

Voir une vidéo de présentation :

Seuls le propriétaire du compte et les utilisateurs ayant un rôle d'administrateur ou de gestionnaire peuvent connecter l'intégration.

Vous pouvez également connecter l'intégration dans Paramètres >Intégrations

Les paramètres seront appliqués à tous les modèles et documents de cet espace de travail.

Une fois que vous avez connecté QuickBooks Online, que ce soit via la page d'intégration ou directement à partir de votre modèle ou document, une fenêtre modale s'affiche automatiquement. Cette fenêtre vous invitera à configurer des règles d'intégration. À partir de là, vous pouvez :

Nous vous suggérons d'ajouter l'extension QuickBooks Online à tous vos modèles. Une fois que vous l’aurez fait, tout document créé à partir de vos modèles héritera de l’extension.

La fusion de données rationalise vos flux de travail en cartographiant et en transférant les informations requises de PandaDoc directement dans Quickbooks. Qu’il s’agisse des détails du client, des spécificités de facturation ou des variables personnalisées, cette fonctionnalité garantit que toutes les données pertinentes sont transférées avec précision, ce qui réduit le travail manuel.

Vous pouvez rechercher et faire correspondre des enregistrements à l'aide de n'importe quelle variable ou champ du document, ce qui permet d'éviter la création d'enregistrements clients en double lorsqu'une nouvelle facture ou un nouveau devis est généré.

Pour commencer, ouvrez votre modèle, document ou formulaire et sélectionnez Configurer les règles de mappage dans l'application QuickBooks Online.

Sélectionnez les critères de mise en correspondance des données du payeur pour vérifier si un client existe déjà dans QuickBooks. Pour ce faire, liez une variable PandaDoc ou un ID de champ de texte à gauche à un champ QuickBooks correspondant à droite. PandaDoc vérifiera alors automatiquement si la variable/le champ de texte lié correspond à la valeur du champ QuickBooks chaque fois que le paiement est initié.

Si aucun enregistrement de client existant n'est trouvé en fonction des critères sélectionnés, ou si aucun critère n'est choisi, un nouvel enregistrement de client sera créé dans QuickBooks.

Ensuite, mappez les champs de texte PandaDoc ou les variables à droite avec les champs QuickBooks à gauche pour l’objet Customer dans QuickBooks.

Assurez-vous de sélectionner « Ne pas modifier les données si un enregistrement client existe » pour empêcher la mise à jour des enregistrements client QuickBooks correspondants contenant des champs remplis avec les données PandaDoc.

Les valeurs par défaut des champs sont automatiquement présélectionnées. Pour modifier les variables PandaDoc sélectionnées, cliquez simplement sur le bouton « x » pour supprimer celles présélectionnées, puis choisissez la variable ou l'ID de texte souhaité dans la liste déroulante de droite pour le mapper au champ QuickBooks correspondant.

Vous pouvez utiliser rôle, système, la gestion de la relation client et coutume pour mettre à jour les champs QuickBooks.

Vous pouvez mapper autant de champs PandaDoc que nécessaire aux champs Nom d’affichage et Nom complet dans QuickBooks.

Lors de l'envoi d'un document avec les règles de mappage configurées, les champs client dans QuickBooks seront automatiquement mis à jour avec les données du document PandaDoc lorsque le statut du document passe à "Envoyé" ou "Terminé", en fonction de votre flux de travail :

Dans les règles de mappage configurées, faites défiler jusqu’à l’objet Estimate/Invoice pour mapper les champs de texte PandaDoc souhaités, ou les variables à droite, aux champs QuickBooks à gauche.

Pour ajouter d’autres champs QuickBooks auxquels mapper des données, sélectionnez +Ajouter des champs QuickBooks, sélectionnez jusqu’à trois champs personnalisés dans lesquels vous devez mapper les données PandaDoc, puis mappez le champ de texte ou la variable PandaDoc nécessaire, puis sélectionnez Appliquer.

Seuls les trois premiers champs personnalisés actifs de type chaîne activés pour les formulaires de vente dans QuickBooks sont pris en charge pour les règles de fusion de données.

Une fois que vous avez fait correspondre les variables nécessaires ou les identifiants des champs de texte avec les champs de QuickBooks, sélectionnez Enregistrer pour appliquer les règles.

Les champs personnalisés Devis/Facture dans QuickBooks seront mis à jour avec les données du document PandaDoc, dès que le statut du document passera à Terminé.

Les remises et les taxes ne seront pas transférées de PandaDoc à QuickBooks Online.

Une fois que vous avez créé un document à partir de votre modèle, vous pouvez facilement ajouter des produits à partir de QuickBooks ou de votre catalogue PandaDoc.

Vous ne pourrez pas extraire d'images de produits de QuickBooks Online.

Lorsque vous configurez l'intégration de PandaDoc à QuickBooks Online pour mettre à jour les produits, vous pouvez soit ajouter des articles de votre catalogue PandaDoc, soit créer de nouveaux produits dans votre tableau des prix. Une fois que vous aurez envoyé votre document, ces produits seront automatiquement transférés à vos estimations ou factures dans QuickBooks, ce qui garantira qu’ils sont synchronisés avec votre catalogue QuickBooks. Il suffit de suivre ces étapes :

Une fois que vous avez envoyé votre document, les éléments de ligne que vous avez ajoutés à votre tableau de prix et/ou à partir de votre catalogue PandaDoc apparaîtront dans votre catalogue QuickBooks.

Lorsque vous configurez l'intégration de QuickBooks Online pour créer des devis, un devis sera créé dans QuickBooks Online après l'envoi du document PandaDoc associé.

Si un document en cours d'envoi comporte des options pour le destinataire (telles que des articles optionnels et des quantités modifiables), l'estimation sera mise à jour lorsque le document sera terminé.

Une fois le document complété, ces éléments seront automatiquement acceptés dans QuickBooks Online. Si vous sélectionnez l'option de conversion d'un devis en facture, la facture sera automatiquement créée et envoyée au client.

Lorsque vous modifiez un document, tout devis créé à partir de ce document sera annulé. Une fois que vous aurez renvoyé ce document, un nouveau devis sera créé.

Lorsque vous configurez l'intégration de QuickBooks Online pour créer des factures, une facture sera créée dans QuickBooks Online dès que votre document aura atteint le statut "terminé".