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Disponibilidad: planes Business y Enterprise

Nuestra característica de negociaciones de contratos te permite tanto a ti como a tus destinatarios sugerir y tratar modificaciones con facilidad y luego aplicarlas dentro del documento antes de firmar su versión finalizada.

El proceso es muy sencillo:

¡Eso es todo! Ahora vamos a profundizar más en este tema.

Habilitar el modo Sugerencias en una plantilla permite que cualquier documento creado desde esta plantilla pueda heredar esta configuración.

Para permitir que tus destinatarios realicen cambios en el documento que les envíes, abre la plantilla o el documento y luego selecciona +Añadir perfiles/destinatarios en la parte superior de la página. (Si ya tienes perfiles o destinatarios añadidos en tu plantilla o documento, selecciona Gestionar). Por último, cambia el botón de alternancia para Sugerencias.

También puedes habilitar Sugerencias en la ventana emergente al enviar un documento a los destinatarios.

También puedes habilitar Sugerencias dentro de un documento en la configuración del flujo de trabajo. Simplemente haz clic en los tres puntos verticales en la parte superior de la página y luego selecciona Flujo de trabajo y cambia el botón de alternancia junto a Sugerir modificaciones.

Puedes habilitar Sugerir modificaciones incluso después de que se envíe el documento. Tu destinatario solo tendrá que actualizar la página para empezar a sugerir modificaciones.

Los destinatarios de documentos pueden sugerir modificaciones solo para el contenido de los bloques de texto.

Cuando un destinatario abra tu documento, podrá simplemente revisarlo, rellenar los campos y firmarlo si todo está en orden para él.

Si decide modificar algo en el documento, verá un mensaje que le informará de que todos los campos que hayan sido rellenados se borrarán. Cuando seleccione Empezar a sugerir modificaciones, el documento se moverá al modo Sugerencias y su estado cambiará a "Sugerir modificaciones".

Los destinatarios pueden eliminar, añadir y reemplazar el contenido dentro de los bloques de texto. Como propietario del documento, verás sus sugerencias en tiempo real y todos los participantes del documento recibirán una notificación por correo electrónico por cada nueva sugerencia.

Los revisores pueden ir fácilmente a cualquier nueva sugerencia desde la notificación de correo electrónico seleccionando Ver en el documento.

Una modificación sugerida se aplicará al documento una vez que haya sido aprobada por el remitente del documento o por otro usuario con permisos de edición del documento. Los destinatarios solo pueden eliminar sus propias sugerencias.

Si necesitas invitar a alguien para que revise el documento, tanto tú como un destinatario podéis invitar a otros revisores al documento mientras esté en el estado "Sugerir modificaciones". Los revisores Invitados tendrán los mismos permisos que los demás destinatarios del documento. Podrán sugerir modificaciones al contenido y también invitar a otros revisores.

Los destinatarios podrán modificar el contenido de bloques bloqueados. No obstante, solo los usuarios con perfiles de gestor/administrador (o usuarios con un perfil personalizado que les permita modificar documentos y restringir la modificación de bloques de contenido) podrán aceptar sugerencias sobre el contenido de un bloque bloqueado.

Ve aquí para obtener más información sobre los perfiles de cuenta.

Cada sugerencia deberá aceptarse o rechazarse antes de que el documento pueda finalizarse y enviarse para recoger firmas.

El propietario del documento, o cualquier usuario de su cuenta con permisos para ver y editar documentos, podrá aceptar o rechazar sugerencias del destinatario antes de finalizar el documento. (Ve aquí para obtener más información sobre los permisos de usuario).

Para aceptar o rechazar una sugerencia, selecciona el icono del cuadro de comentarios de la sugerencia.

Los destinatarios recibirán una notificación por correo electrónico cuando sus sugerencias sean aceptadas o rechazadas.

Cuando todas las sugerencias hayan sido resueltas, el documento se enviará automáticamente después de que hayas seleccionado Finalizar.

Si tu documento tiene el flujo de aprobación habilitado, verás la opción Enviar para su aprobación como opción, en lugar de Finalizar.

Si tienes Orden de firmas y Sugerencias habilitados en tu documento, tu mejor opción es compartirlo con los destinatarios mediante enlace. Así, los destinatarios podrán añadir sugerencias al documento simultáneamente. Cuando el documento esté finalizado, los destinatarios tendrán que firmarlo de uno en uno.

Si decides enviar el documento a los destinatarios por correo electrónico, el primer firmante tendrá que firmar el documento dos veces. Esto es necesario no solo para pasarle el documento a los siguientes firmantes, sino también para completar el documento cuando todas las partes hayan terminado de negociar el documento.

Si compartes tu documento por correo electrónico en lugar de por enlace, aquí tienes cómo los destinatarios pueden sugerir modificaciones y firmar tu documento con la orden de firmas habilitada: