Hinweis:
Sowohl für US-amerikanische als auch für nicht-amerikanischeQuickBooks-Konten kann die QuickBooks Online-Integration verwendet werden.
Hinweis:
Diese Integration befindet sich in der Early-Access-Phase.
Verfügbarkeit: Essentials, Business und Enterprise
Die Integration von PandaDoc in QuickBooks Online ermöglicht Ihnen die automatische Erstellung von Kostenvoranschlägen und Rechnungen, das Hinzufügen von QuickBooks-Produkten zu PandaDoc-Preistabellen und die einfache Verwaltung von Kundeninformationen.
Verwenden Sie es, um nicht nur Rechnungen und Kostenvoranschläge zu erstellen, sondern auch, um Zahlungen direkt über PandaDoc mit QuickBooks Payments zu einzuziehen – erfahren Sie hier mehr darüber.
Springen zu:
Sehen Sie sich eine Videoübersicht an:
Eigenschaften
Kostenvoranschläge aus einem Dokument erstellen
Rechnungen aus einem Dokument erstellen
Neue Quickbooks-Produkte als benutzerdefinierte Positionen in der Preistabelle erstellen
Hinzufügen von Produkten aus dem Quickbooks-Katalog zu einer PandaDoc-Preistabelle
Anlegen eines neuen Kunden oder Verknüpfung mit einem bestehenden Kunden auf der Grundlage von Dokumenteninformationen
Datenzuordnung
Integration verbinden
Hinweis:
Nur ein Kontoinhaber und Benutzer mit einer Admin- oder Managerrolle können die Integration verbinden.
Wählen Sie in Ihrer Vorlage oder Ihrem Dokument im rechten Fenster Erweiterungen und dann QuickBooks Online aus.
Wählen Sie Hinzufügen zum Dokument
Wählen Sie Verbinden aus, melden Sie sich dann an und verbinden Sie Ihr QuickBooks Online-Konto
Alternativ können Sie die Integration in Einstellungen > Integrationen verbinden
Wählen Sie im rechten Bereich Buchhaltung aus
Wählen Sie QuickBooks Online aus
Wählen Sie Verbinden aus, melden Sie sich an und verbinden Sie Ihr Quickbooks Online-Konto
Anpassen der Integrationseinstellungen
Wichtig:
Die Einstellungen werden auf alle Vorlagen und Dokumente innerhalb dieses Arbeitsbereichs angewendet.
Sobald Sie eine Verbindung zu QuickBooks Online herstellen, sei es über die Integrationsseite oder direkt von Ihrer Vorlage oder Ihrem Dokument aus, wird automatisch ein modales Fenster angezeigt. In diesem Fenster werden Sie aufgefordert, Integrationsregeln einzurichten. Von hier aus können Sie:
Wählen Sie das Einkommenskonto aus. Geben Sie ein Einkommenskonto an, das mit den in QuickBooks Online erstellten Produkten verbunden ist.
Wählen Sie Produkte oder/und Kontakte aus, die in QuickBooks Online aktualisiert werden sollen, wenn Sie ein Dokument erstellen.
Hinweis:
Sie können die Namen und Preise von Produkten aus QuickBooks Online aktualisieren.
Wählen Sie aus, ob Sie Rechnungen oder Kostenvoranschläge in QuickBooks Online erstellen möchten. Wenn Sie Kostenvoranschläge auswählen, haben Sie die Möglichkeit, diese in QuickBooks Online automatisch in Rechnungen umzuwandeln.
Überprüfen Sie die Standardwährungs- und Mehrwährungseinstellungen in Ihrem QuickBooks Online-Konto. Stellen Sie sicher, dass Sie die gleiche Standardwährung in Ihrem PandaDoc-Arbeitsbereich haben.
Aktivieren Sie die QuickBooks Online-Erweiterung
Tipp:
Wir empfehlen, die QuickBooks Online-Erweiterung zu all Ihren Vorlagen hinzuzufügen. Sobald Sie dies tun, wird jedes Dokument, das aus Ihren Vorlagen erstellt wird, die Erweiterung übernehmen.
Öffnen Sie eine Vorlage und wählen Sie im rechten Panel Erweiterungen aus. Wählen Sie dann QuickBooks Online aus
Wählen Sie Zum Dokument hinzufügen
Wählen Sie die Rolle des Empfängers der Rechnung oder des Kostenvoranschlags
Datenzuordnung einrichten
Die Datenzusammenführung rationalisiert Ihre Arbeitsabläufe, indem sie die erforderlichen Informationen aus PandaDoc direkt in Quickbooks abbildet und überträgt. Egal, ob es sich um Kundendaten, Rechnungsdaten oder benutzerdefinierte Variablen handelt, diese Funktion stellt sicher, dass alle relevanten Daten korrekt übertragen werden, was die manuelle Arbeit reduziert.
Abgleich der Kundenstammdaten
Sie können Datensätze anhand einer beliebigen Variable oder eines Feldes im Dokument suchen und abgleichen, um die Erstellung doppelter Kundendatensätze bei der Erstellung einer neuen Rechnung oder eines neuen Kostenvoranschlags zu vermeiden.
Öffnen Sie zunächst Ihre Vorlage, Ihr Dokument oder Ihr Formular und wählen Sie Zuordnungsregeln einrichten in der QuickBooks Online-App.
Wählen Sie die Kriterien für die Zuordnung von Zahlungsdaten aus, um zu überprüfen, ob der Kunde bereits in QuickBooks vorhanden ist. Verknüpfen Sie dazu eine PandaDoc-Variable oder eine Textfeld-ID auf der linken Seite mit dem entsprechenden QuickBooks-Feld auf der rechten Seite. PandaDoc überprüft dann automatisch, ob die verknüpfte Variable oder das Textfeld mit dem QuickBooks-Feldwert übereinstimmt, wenn die Zahlung initiiert wird.
Wichtig:
Wenn kein vorhandener Kundenstammdatensatz basierend auf den ausgewählten Kriterien gefunden wird oder wenn keine Kriterien ausgewählt werden, wird ein neuer Kundenstammdatensatz in QuickBooks erstellt.
Wie man die Daten des Kundenobjekts zuordnet
Als nächstes ordnen Sie die PandaDoc-Textfelder oder Variablen auf der rechten Seite den QuickBooks-Feldern auf der linken Seite für das Kundenobjekt in QuickBooks zu.
Hinweis:
Stellen Sie sicher, dass Sie die Option „Keine Datenänderungen vornehmen, wenn ein Kundendatensatz vorhanden ist“ auswählen, um zu verhindern, dass übereinstimmende QuickBooks-Kundendatensätze, die ausgefüllte Felder enthalten, mit PandaDoc-Daten aktualisiert werden.
Standardwerte für die Felder werden automatisch vorgewählt. Um die ausgewählten PandaDoc-Variablen zu ändern, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „x“, um die vorausgewählten Variablen zu entfernen, und wählen Sie dann die gewünschte Variable oder Text-ID aus dem Dropdown-Menü auf der rechten Seite, um sie dem entsprechenden QuickBooks-Feld zuzuordnen.
Sie können Rollen-, System-, CRM- und benutzerdefinierte Variablenwerte verwenden, um QuickBooks-Felder zu aktualisieren.
Wichtig:
Sie können so viele PandaDoc-Felder wie nötig den Feldern Anzeigename und Vollständig Qualifizierter Name in QuickBooks zuordnen.
Wenn Sie ein Dokument mit den konfigurierten Zuordnungsregeln senden, werden die Kundenfelder in QuickBooks automatisch mit den Daten aus dem PandaDoc-Dokument aktualisiert, wenn der Dokumentstatus je nach Arbeitsablauf auf „Gesendet“ oder „Abgeschlossen“ wechselt:
Bei Rechnungen erfolgt die Aktualisierung, sobald der Status des Dokuments auf „Abgeschlossen“ wechselt.
Bei Kostenvoranschlägen werden die Daten während der Erstellung des Kostenvoranschlags übertragen, wenn das PandaDoc-Dokument gesendet wird.
Wie man Daten dem Schätzungs- oder Rechnungsobjekt zuordnet
Scrollen Sie in den eingerichteten Zuordnungsregeln nach unten zum Objekt Kostenvoranschlag/Rechnung, um die gewünschten PandaDoc-Textfelder oder Variablen auf der rechten Seite den QuickBooks-Feldern auf der linken Seite zuzuordnen.
Um weitere QuickBooks-Felder zum Zuordnen von Daten hinzuzufügen, wählen Sie +QuickBooks-Felder hinzufügen, wählen Sie bis zu drei benutzerdefinierte Felder aus, denen Sie PandaDoc-Daten zuordnen möchten, ordnen Sie dann das benötigte PandaDoc-Textfeld oder die Variable zu und wählen Sie Übernehmen.
Wichtig:
Nur die ersten drei aktiven benutzerdefinierten Felder vom Typ String, die für die Verkaufsformulare in QuickBooks aktiviert sind, werden für Seriendruckregeln unterstützt.
Sobald Sie die benötigten Variablen oder Textfeld-IDs mit den QuickBooks-Feldern abgeglichen haben, wählen Sie Speichern, um die Regeln anzuwenden.
Die benutzerdefinierten Felder für Kostenvoranschläge/Rechnungen in QuickBooks werden mit den Daten aus dem PandaDoc-Dokument aktualisiert, sobald der Status des Dokuments auf Erledigt wechselt.
Fügen Sie Ihren Dokumenten Produkte hinzu
Warnung:
Rabatte und Steuern werden nicht von PandaDoc auf QuickBooks Online übertragen.
Sobald Sie ein Dokument aus Ihrer Vorlage erstellt haben, können Sie ganz einfach Produkte entweder aus QuickBooks oder aus Ihrem PandaDoc-Katalog hinzufügen.
Wählen Sie eine Preistabelle oder einen Angebotserstellungsblock in Ihrer Vorlage oder Ihrem Dokument aus oder fügen Sie einen neuen hinzu.
Hinweis:
Sie können einem Angebotserstellungsblock keine QuickBooks Online-Produkte hinzufügen.
Um QuickBooks-Produkte zu Ihrer Preisliste hinzuzufügen, wählen Sie Produkte > QuickBooks Online, suchen Sie dann nach Produkten und wählen Sie Produkte aus Ihrem QuickBooks Online-Konto aus. Sie können Ihre QuickBooks Online-Produkte zur Preisliste hinzufügen, indem Sie auf den kleinen Pfeil klicken und dann unten Einfügen aus QuickBooks wählen.
Hinweis:
Sie können keine Produktbilder aus QuickBooks Online abrufen.
Wenn Sie einen Angebotsersteller verwenden, können Sie auch die Produkte aus Ihrem PandaDoc-Katalog auswählen und dann lernen, wie Sie Produkte aus Ihrem CRM abrufen können.
Überprüfen Sie in der Erweiterung auf der rechten Seite den Empfänger und andere Einstellungen, und senden Sie dann Ihr Dokument.
Erstellen Sie neue QuickBooks-Produkte aus der PandaDoc-Preisliste
Wenn Sie die QuickBooks Online-Integration von PandaDoc einrichten, um Produkte zu aktualisieren, können Sie entweder Artikel aus Ihrem PandaDoc-Katalog hinzufügen oder neue Produkte in Ihrer Preistabelle erstellen. Sobald Sie Ihr Dokument senden, werden diese Produkte automatisch in Ihre Kostenvoranschläge oder Rechnungen in QuickBooks übertragen, um sicherzustellen, dass sie mit Ihrem QuickBooks-Katalog synchronisiert sind. Folgen Sie einfach diesen Schritten:
Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen und wählen Sie QuickBooks Online.
Wählen Sie in der Integrationsfliese die Registerkarte Einstellungen aus und stellen Sie sicher, dass die Option Produkte ausgewählt ist.
Wählen Sie in Ihrer PandaDoc-Vorlage oder Ihrem Dokument eine Preisliste und erstellen Sie neue Produkte oder fügen Sie Produkte aus Ihrem Katalog hinzu. Sie können diese neuen Produkte oder Katalogartikel auch mit Produkten aus QuickBooks Online kombinieren.
Sobald Sie Ihr Dokument senden, werden die Positionen, die Sie zu Ihrer Preisliste und/oder aus Ihrem PandaDoc-Katalog hinzugefügt haben, in Ihrem QuickBooks Katalog angezeigt.
Erstellen Sie Schätzungen
Wenn Sie die QuickBooks Online-Integration zum Erstellen von Kostenvoranschlägen konfigurieren, wird in QuickBooks Online ein Kostenvoranschlag erstellt, nachdem das zugehörige PandaDoc-Dokument gesendet wurde.
Warnung:
Wenn ein Dokument im Sendestatus Empfängeroptionen (wie optionale Positionen und bearbeitbare Mengen) enthält, wird der Kostenvoranschlag nach Fertigstellung des Dokuments aktualisiert.
Sobald der Dokument fertiggestellt ist, werden diese Positionen automatisch in QuickBooks Online übernommen. Wenn Sie die Option auswählen, einen Kostenvoranschlag in eine Rechnung umzuwandeln, wird die Rechnung automatisch erstellt und an den Kunden gesendet.
Hinweis:
Wenn Sie ein Dokument bearbeiten, wird jede aus diesem Dokument erstellte Schätzung ungültig. Sobald Sie dieses Dokument erneut gesendet haben, wird eine neue Schätzung erstellt.
Rechnungen erstellen
Wenn Sie die QuickBooks Online-Integration für die Erstellung von Rechnungen konfigurieren, wird in QuickBooks Online eine Rechnung erstellt, sobald Ihr Dokument den Status abgeschlossen erreicht.